新形势下医院档案管理现代化问题及相应的对策

张妙琦

摘要：医院作为一个科学复杂的系统，档案管理在其运行发展中有着重要的基础性作用。医院的现代化发展，对医院档案管理工作提出了新的要求。在当今社会形势下，采用科学的方法加强对医院档案管理势在必行。本文主要探讨医院档案管理存在的问题，以及应当采用的策略。

关键词：医院；档案管理；问题；策略

中图分类号：R197.3 文献标识码：A 文章编号：1006-1959（2017）18-0009-02

Abstract：Hospital as a scientific and complex system，file management in its operation and development has an important fundamental role.The modernization of the hospital，the hospital archives management work put forward new requirements.In today's social situation，the use of scientific methods to strengthen the hospital file management is imperative.This article mainly discusses the problems existing in hospital archives management and the strategies that should be adopted.

Key words：Hospital；File management；Problem；Strategy

档案不仅反映了医院的發展历史，而且对医院的当前运行和未来发展规划有重要的意义[1]。随着医院规模的不断扩大，医院档案管理的复杂性也日益提高，传统的管理方法与模式的问题也日益突显。在这种新形势下，应当针对医院档案管理的实际需要，对管理方式不断的进行改进提高[2]。

1 新形势下医院档案管理存在的主要问题

1.1档案管理体制不健全

没有形成完备的医院档案管理标准是医院档案管理存在的主要问题。表现为医院档案管理操作标准较低，相关制度不健全，操作规范性较差。①档案管理职能科室与使用档案部门之间分工不明确，协作机制不健全，不能形成档案管理工作合力；②档案管理机构设置较散乱，各部门都有自己的档案管理员，但分散管理制度使各科室档案管理人员缺乏协调性；③现代管理制度下，导致难以保证档案资料的完整性和连续性，且存在着数据信息重复率高问题。

1.2缺少专业的管理人员

除了医院专职档案管理部门配备少量的专业人员以外，医院各科室档案工作人员主要兼职从事档案管理工作，由于缺乏专业的档案管理人员，导致档案管理效率低下问题。①档案管理人员由行政人员、医护人员充当，档案管理人员流动性大，水平差异大，各科室档案无法做到统一管理；②兼职档案管理人员的工作重心往往在其它工作上，在档案管理工作上的经历有限，对档案管理工作的重视不足，严重阻碍了档案管理工作发展；③目前从事档案管理工作人员的法律意识淡薄，没有认识到档案管理工作重要性，缺少必要的专业知识，因此管理效果较差。

1.3现代化管理水平较低

以前医院档案管理机构设置还较为散乱，大部分医院的档案管理工作还处于分散管理的状态，管理人员的专业精神较低，院方的投入相对较少，档案管理的现代化程度较低。①多数医院重视医疗设备的更新，但是不重视档案管理设施和信息化设备的更新，没有形成较为完备的软硬件管理设施；②传统档案管理方式仍然在发挥着主要作用，这使档案管理的错误率较高，难以保证档案的准确性，无法适应现代医改工作的新趋势；③档案数据收集管理不平衡，医疗数据管理的较为完善，但是有些医疗设备的档案，医疗设备使用维修情况的档案记录管理的相对较差，存在着数据记录不全和数据丢失的问题。

1.4存在重管轻用的现象

医院档案管理工作还普遍存在重管理轻使用的现象，档案管理工作实际上更多的表现为档案存储，没有发挥出医院档案在提高医院工作效率，改善医院工作环境方面的作用。①医院档案在收集完成后，就很少再被各部门使用，许多重要的档案资料信息没有发挥出医疗、科研和教学方面的重要意义；②不能使档案数据为医院今后的发展提供指导作用，没能有效参考档案数据制订医院未来科学的发展规划；③传统的管理模式下，档案资料的查找较困难，存在重管理轻使用的现象，不仅阻碍了医院档案管理事业的发展，而且不利于档案价值的发挥。

1.5档案管理工作不规范

档案管理工作是医院工作的重要组成部分，由于档案管理方法的陈旧，对档案管理工作重视程度不够，导致医院档案管理工作长期以来存在不规范的现象。①档案管理者不能根据医疗工作发展的现代化形势，科学界定当前应当归档的具体内容，存在极大的不规范性和随意性；②没有统一规范的档案管理标准和管理形势，在医院档案的收集、制作、存储方面还存在一定的问题；③档案管理存在着严重的资源浪费的现象，缺乏档案管理的完整性，无法把档案管理工作看成一个系统来运行，档案移交不及时，档案收集难度大，档工作积极性普遍不高。

1.6档案安全性无法保障

长期存在档案分散管理的状态，使档案安全性得不到有效保证，档案资料遗失、错误等不安全问题时有发生。①医院档案管理没有统一监管机制，管理过程中存在着较大随意性，严重影响档案管理工作质量；②在信息化的大背景下，档案网络数据的传递面临新的安全隐患，不仅档案信息优势难以发挥，而且数据保存提出了新的要求；③随着档案使用效率不断提高，档案管理工作难更大，安全隐患更高，档案遗失率普遍增加，严重影响了档案安全性。endprint

2 新形势下做好医院档案管理工作的对策

2.1提高档案管理人员重视程度

在当前医疗体制改革深入进行，医院现代化、信息化的发展背景下，进一步做好档案的管理，需要明确档案管理人员的基本作用，让档案管理人员发挥出实际的意义和价值。①要提高档案管理人员对档案工作的认知度，引导档案管理人员树立责任意识，从制度建立和岗位培训方面加强对档案管理人员的引导。②培养档案管理人员严肃认真的责任态度，不断引导档案管理人员加强对专业知识的学习，以便于适应档案管理工作的需要。③医院要建立必要的档案监管和抽查制度，实行必要的奖惩措施，及时督促档案管理人员全身心的投入相关工作。

2.2把信息技术融入档案管理中

在信息化的背景下，档案管理工作的效率与质量极大提升，传统的纸质文档管理方式已经不适应新形势的需要，必须对纸质档案管理时代存在的信息多、杂、乱问题进行整改，从而提高档案查找工作效率，减少纸质文档耗费的大量人力财力。①加强医院档案管理标准化工作，为全面提高信息查找速度打下基础。②进一步做好医院档案的校对、分类、筛选工作，有效筛选出高价值和准确信息，以便于促进信息的交流。③随着互联网的广泛使用，档案传递交流可以直接在网络上进行。档案管理工作的重点也应当转移到开发和应用网络信息平台上。④档案管理工作的重点应当放在数字化的管理和现代化设备的使用上，以便于发挥互联网技术、电子技术的实际作用，形成一整套电子档案管理措施，达到存储时方便且保证信息安全高效使用的目的。

2.3做好档案的安全保护工作

在现代信息技术的影响下，档案管理工作变得更加高效的同时，也存在着新的安全隐患。为了有效减少信息化环境下档案管理工作存在的风险，应当针对网络环境威胁采用有针对性的措施，进一步防止因为程序错误、数据错误带来的损失。①开发有高技术水平的医院档案管理防护系统，进一步提高医院档案的防火墙技术，保证医院档案在安全环境下运行。②加强对档案数据信息的维护工作，使档案管理人员进一步履行信息维护责任，加强对电子档案的管理，全面提高档案信息化水平。

2.4提升檔案现代化管理手段

在新形势下提升医院现代化管理水平，需要全方位的加强信息化管理，进一步对医院档案管理的全过程加强维护。①对医院档案管理储存系统进行信息化升级，实现自动编号、自动分配和自动管理功能，做好入库档案库的精准定位，有效实现对医院档案的动态管理目标。②建立高效的档案查询管理系统，实现医院根据不同权限发布查询指令的档案查询功能，提高档案管理的准确程度和效率。③建立医院档案的销毁系统，对失去价值的档案实现及时销毁的任务，并且实现档案使用保存期限的提醒功能。④加强现代电子信息技术的安全性，建立必要的监控系统，对违规操作进行预警，杜绝违规操作问题。

3总结

医院档案是医院在工作活动中形成的文件、簿册、图表、录音、录像、盘片等各种门类和各种载体档案，是医院宝贵财富[3]。准确把握医院发展特点，加强医院档案管理，是医院档案实行现代化管理的根本任务[4]。档案不仅涉及到医院本身历史发展的全貌，更涉及广大人民群众就医看病的医疗文书档案、病理切片资料、X线胶片、各种检查图文资料等等，关系到人民群众的健康和医学科学的发展。因此，加强医院档案在医院管理中有着非常重要意义。

随着现代医院的快速发展，医疗技术的不断革新，医疗制度的深入改革，传统的医院档案管理方式已经不能适应现代信息化社会的发展需要。文章分析了新形式下医院档案管理现代化的问题，有针对性的提出了解决措施，在未来要根据医院发展的实际需要，引进先进的档案管理设施和方式方法，不断提高档案管理人员的实际素质，进一步完善科学的档案管理系统，积极探索档案管理的新方法，全面提高档案管理的科学发展水平。

参考文献：

[1]丁红.新形势下医院档案管理现代化问题及相应对策[J].中国现代医生，2014（02）：116-118.

[2]肖慧平.医院档案管理现代化存在的问题与对策[J].黑龙江档案，2014（01）：106.

[3]孟翔.现代化医院档案管理问题及对策分析[J].办公室业务，2014（21）：181-182.

[4]覃曈.新形势下医院档案管理现代化面临的问题及对策[J].财经界（学术版），2015（04）：114.

编辑/张建婷endprint