医院门诊药房智能调剂系统应用的新问题及对策

时 涛，李澎灏，何 英，吴建龙

（广东省深圳市第二人民医院药学部，广东 深圳 518035）

医院门诊药房智能调剂系统应用的新问题及对策

时 涛，李澎灏，何 英，吴建龙

（广东省深圳市第二人民医院药学部，广东 深圳 518035）

目的对智能调剂系统应用于医院门诊药房后遇到的问题及采取的对策进行分析和总结。方法 医院西药房应用智能调剂系统后，出现了智能调剂系统故障影响调剂、患者不及时取药、调配高峰患者等待时间过长、药品效期管理和药品库存管理困难等方面的问题，通过对这些问题的分析，以探索解决方案。结果 通过药房多个工作流程改造、医院信息系统（HIS）增加新功能、协助智能调剂系统生产厂家软件升级等途径，较好地解决了以上问题。结论 应用智能调剂系统后，药师应对出现的新问题高度重视、积极应对，以充分发挥智能调剂系统的效能，提升药房的调剂效率。

智能调剂系统；门诊药房；药房管理；对策

Abstract：Objective To analyze and summary the problems encountered and countermeasures after the application of intelligent dispensing system in the outpatient pharmacy．M ethods After the application of intelligent dispensing system，problems encountered as follows，there had been a machine failure affecting drug distribution，the patient did not get the medicine in time，the patients waited too longduring peak period，the problem of drugs validity period management and drug inventory management．The countermeasures were investigate by analyzed and summarized the problems．Results By pharmacy dispensing process transformation，adding new features，hospital information system urging software upgrades of machine factory and other ways，countermeasures were found to solve the above problems．Conclusion After the application of intelligent dispensing system，pharmacists should attach great importance to the new problems and actively respond to them so as to give full play to the effectiveness of the intelligent dispensing system and improve the dispensing efficiency of pharmacy．

Key words：intelligent dispensing system；outpatient pharmacy；pharmacy management；countermeasures

近几年，医院智能调剂系统的应用明显增多，国内外不同厂家生产的智能调剂系统虽各有利弊[1]，但其高效率、低差错率已得到广泛认同[2－4]。智能调剂系统给药房管理带来的优点已有很多报道，不再赘述，但其调配流程与传统的手工调配流程区别很大，难免会出现一些新问题[5－6]。目前，对这些问题进行分析与应对的报道还很少。我院于2013年引进门诊药房盒装药品智能调剂系统，期间不断出现新的问题，笔者通过对这些问题进行分析、讨论、实践，均找到了相应解决方案，并在我院门诊药房应用推行良好。现将相关经验介绍如下，供同行参考。

1 智能调剂系统

我院门诊药房使用的智能调剂系统由深圳瑞驰公司生产。我院门诊西药房日处方量为3 300～4 000张，使用药品品规约1 050种。智能调剂系统生产厂家根据我院门诊药房的实际情况，设计的调剂系统由控制系统与独立服务器、6个智能药柜、智能传输轨道、200个智能药篮组成，可容纳2 000种药品，储药量近20 000盒。

2 最初工作流程

引入智能调剂系统后，一般要求采用预调配模式[7]，调配流程见图1。首先，由医师通过医院信息系统（HIS）系统开具处方，患者到收费处交费时，HIS系统会给每名患者分配一个取药窗口，同时智能调剂系统接收到患者处方，并立即开始调配。每张处方的药品单独放在一个药篮内。处方调配完成后，药篮通过智能传输轨道自动传输到提前分配好的窗口。各种智能调剂系统一般都有部分药品不能调配，如小针剂、冷藏药品、非整盒的散剂、大容量的口服溶液或注射剂、协定处方等[8]。处方中包含这样的药品时，普通盒装药品仍由智能调剂系统调配，智能调剂系统调配部分完成后，智能传输轨道会将药篮传送到手工补药区，同时打印出一张补药清单，由调剂药师根据补药清单，调剂智能调剂系统不能发放的药品。药师手工调剂完成后，将药篮放在智能传输轨道上，药篮会自动传送到预先分配的窗口。

3 出现的新问题及解决方案

3．1 系统故障

智能调剂系统的故障不能完全避免，如短暂停电、HIS系统故障等，故制订智能调剂系统故障应急预案非常必要。我院门诊西药房完整保存了手工调配能力，手工调配与智能调剂系统调配可以随时自由切换。药师可在智能调剂系统故障时立即进入全手工调剂模式，也可在智能调剂系统恢复正常后，立即切换到智能调剂系统调配方式，对门诊患者取药没有任何影响。在智能调剂系统故障、HIS系统故障或药房短暂停电时，这样的措施保障了药房调剂工作能够顺利进行。

图1 初始处方调配流程图

3．2 调剂高峰期处方量过大[9－10]

智能调剂系统设计的处方调剂速度为每张7 s，当药房日处方超过3 600张时，在每天上午10：30～11：30的调剂高峰期，患者取药的等候时间会明显延长，而此时窗口的核发药师时常处于等待药篮的状态，人员效率明显降低。这种情况在使用其他品牌的门诊药房智能调剂系统中也多有出现[11－12]。对此，我院创造性地开发出智能调剂系统调配、手工调配结合模式。由厂家对智能调剂系统软件进行升级，增加了智能调剂系统调配对应窗口的选项（见图2），可以自由设定智能调剂系统调配任意部分窗口的处方。我院门诊西药房有8～12号5个取药窗口，若让智能调剂系统只调配其中3个窗口的处方，则在“窗口号”处输入任意3个窗口的编号，智能调剂系统将忽略另外2个窗口的处方，这些处方将由药师全部手工调配，以人力来弥补智能调剂系统在高峰期调剂能力不足的问题。选取连续排队总患者数在50人以上的窗口考察30 d，其中15 d采用全智能调剂系统调配模式，另15 d采用智能调剂系统+人工调配模式，对比发现，采用智能调剂系统+人工调配模式期间患者取药等待时间明显缩短[(4.3±2.6)min比(7.2±3.1)min，P＜0.01）]。患者取药的等待时间是指从患者到窗口排队候药开始到核发药师开始发放该患者药品的时间间隔。调配高峰期指药房平均每个取药窗口排队候药人数不少于10人，此时将立即切换到智能调剂系统+人工调配模式；当每个取药窗口平均排队候药人数不超过5人时，切换回全智能调剂系统调配模式。

图2 设置智能调剂系统调配处方对应的窗口

3．3 患者当天不取药

患者的处方交费后，系统即开始调配，但有时候患者当天不到药房取药[13]。药师每天都要将当天已调配好而患者又未到药房取药的处方及所有药品放回药架。这样不但增加了药师的工作量，同时也增加了加药人员的工作量，对于需要低温保存的药品，也会影响药品质量。为解决这一问题，在医院使用健康卡后，对患者取药流程作了优化，详见图3。智能调剂系统调配药品的时间不是在处方收费后立即调剂，而是在患者处方交费后，患者到门诊药房窗口取药前，先在取药刷卡机上刷卡，智能调剂系统在刷卡后才开始调配处方。分别选取调配流程更改前后连续15 d的数据，记录每天未取药需药师归位的处方数，发现调配流程更改前后每天未取需归位处方明显减少[(2±2)张比(102±30)张，P＜0.01）]。

3．4 药品效期管理

如何确保加到智能调剂系统内的药品在有效期内，是药房管理的新挑战[9，14]。使用智能调剂系统的前6个月，共发现智能调剂系统内有4种药品有效期小于1个月，给患者用药带来了较大风险。为了保障患者的用药安全，确保没有过期药品发给患者，采取加药人员对于药品有效期在6个月之内的药品，不加入智能调剂系统，全部由药师手工调配的方式。因为有效期在6个月之内的药品很少，故不会明显加重药师的工作负担。另外，每月对智能调剂系统的加药量与发药量进行统计与分析，对滞销药品给予重点关注，每3个月将此类药品从智能调剂系统中取出，并核查药品有效期。采取这2项措施的18个月内，智能调剂系统内未出现有效期小于3个月的药品，有效地消除了药品过期给患者带来的用药风险。

图3 优化后的患者取药流程

3．5 药品库存管理

药房内药品存放地有3个位置：二级库、药架、智能调剂系统内，这给库存管理增加了困难。加入智能调剂系统内的药品与智能调剂系统发放的药品，智能调剂系统软件都会准确记录。笔者提出，在HIS系统数据表中增加字段，HIS系统可以随时获取智能调剂系统内药品库存。这样每种药品的库存，分别包含药架上药品数量、智能调剂系统内药品数量，药房能够对药品全面实现实库存管理。

3．6 药师工作量统计

我院西药房采用智能调剂设备后，优化了人员岗位配置。开放5个调剂窗口，由2名调配药师对应5名核发药师，并非传统的1名调配药师对应1名核发药师，这给药师的工作量统计及明确调配处方责任药师带来了困难。利用智能药篮的芯片，协助设备厂家开发出统计阅读药篮芯片的硬件，配合发药机后台管理软件增加的药师姓名注册功能，较好地解决了这个问题。工作流程为：当天调配的2名药师先在发药系统输入自己的工号注册，系统会给每名药师指定1个读卡器，当其调配完处方后，用药篮接触一下自己的读卡器，系统会记录该处方调配药师的名字及其工作量。

4 体会

4．1 智能调剂系统安装前的准备工作

安装智能调剂系统后，药房的布局与工作流程将会发生很大变化，因此安装前制订详细的方案非常重要，大到药房空间的合理布局、药房窗口区患者的等待区域布局，小到发药台面高度、核发药师座椅高度、发药药师与患者距离、窗口大屏幕显示器的数据线与电源线走线、对讲器与麦克风走线、窗口指示灯走线与开关等每个细节都要仔细设计，期间最好有一线工作药师的全程参与。

4．2 引入智能调剂系统后对人力的影响

我院门诊药房日调剂处方在3 500张左右，应用智能调剂系统前，药房每天开设4个取药窗口，每个窗口有1名调配药师、1名核发药师，共需8名调剂药师和1名加药工。使用设备后，药房开设5个取药窗口，需要5名核发药师，经过评估与实践，调配药师需要2人即可。但加药工需要增加至3人。引入设备后，人力成本基本没有变化，但药师的工作强度降低了，且患者的取药等候时间缩短了，社会效益明显。

4．3 药品效期管理措施改进[15]

每6个月将机器内全部药品取出核查，然后再加入机器，能有效保证药品在有效期内，但工作量很大。目前考虑的措施是，在加药时通过系统扫描药品的电子监管码将药品有效期自动录入系统，同时，药品的位置与数量系统可以进行准确记录。然后系统软件每个月对加入药品的使用情况进行统计与分析，报告每种药品在系统内保留的时间。对于超过保留时间超过1个月的，应减少加药量，必要时可以从系统中取出人工核查。这样既能避免出现药品过期的现象，也能有效减少核查药品有效期的工作量，这方面的改进需要智能设备厂家对软硬件进行相应地升级，目前还尚处于试验阶段。

4．4 智能调剂设备的定期维护

要保障设备的正常运转，定期维护非常重要。维护的项目包括：机器除尘、加机油、更换皮带，检查智能药篮的芯片、指示灯等。药房内应培养1～2名工作人员，对机器的软件、硬件、维修、保养进行熟悉，能够定期对设备进行检查，使设备保持良好的工作状态。

4．5 对设备的调剂错误进行管理[16]

调配差错率很低，但差错仍然会出现。根据经验，差错经常出现在新的药品品种加入设备后的使用初期。原因经常与是否选用了合适宽度的药槽、药品的包装材质等有关。应该高度重视出现的差错并及时记录，定期进行汇总分析，不断降低设备的调剂差错率。

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New Problem s and Countermeasures of App lication of Intelligent Dispensing System in Outpatient Pharm acy of a Hospital

Shi Tao，Li Penghao，He Ying，Wu Jianlong
（Department of Pharmacy，Shenzhen Second People′s Hospital，Shenzhen，Guangdong，China 518035）

R952

A

1006－4931(2017)18－0088－04

10．3969／j．issn．1006－4931．2017．18．032

2017－05－09)

时涛，硕士研究生，副主任药师，研究方向为医院药学、中药化学成分与药理，（电话）0755－83366388－3025（电子信箱）shitao818＠139．com。