加强高职院校系级教学档案管理的思考

张世英

摘要：教学档案是在教学实施过程中逐渐积累形成的一系列原始教学资料的记录，是高校档案的重要组成部分，也是反映教学质量、教学管理水平的重要依据和教学研究的客观依据。高职院校档案的主体、核心和重点是由校系级教学档案组成的，当前我们对院系教学管理水平和教育质量进行评估也是以之为依据。本文从高职院校系级教学档案的内容及管理对策入手，对系级教学档案的管理提出了建设性的意见。

关键词：高职院校 系级 教学档案

G717；G271

1 引言

教学活动离不开教师的教和学生的学，教师教什么，怎样教，教的结果如何；学生学什么，如何学，学的结果如何，在这样的教与学的过程中，会形成不同形式的文件材料。如：教学大纲、教学计划、教学总结、教研论文、教师任课进度表、教师自编教材、考试质量分析、学生成绩总册、教学教案、听课记录、教研活动记录、学生教学座谈记录、教学经验介绍以及其它在教学活动中直接形成的文件材料。这些丰富多样的资料是教学档案的重要组成部分。教学档案是教师在具体的教学过程和具体的受学群体里，对教学内容、方法和经验的真实记录，这其间教与学的互动，是进行教学研究、教学改革、教学经验交流和课程建设的重要信息基础资料。因此，建立较完整的教学档案，对深化教学改革、促进学科建设、培养后备人才和提高教学质量都具有重要意义。

随着高职院校教育体制改革的不断深入及办学形式的多元化发展，教学形式与课程模式呈多元化、多样化和复杂化发展，这就对我们教学档案的管理提出了更新和更高的要求。教学档案是教学管理和教学评估不可缺少的重要组成部分。而高职院校系级教学档案管理工作起步较晚，制度不够健全。因此，加强教学档案管理工作愈发显得更为重要，形势的发展迫切要求教学档案的管理更上一层楼。必须进行系统化、科学化的整理，才能使教学档案为提高教学质量服务，才能确保教学工作顺利开展。系级教学档案一般分为文字、图表、图片、声像等不同载体的文件材料，是教学的重要历史信息。

2档案管理在教学工作中的作用

基层教学档案是在系（部）发展过程中形成的，是系（部）历史发展的原始记录。它不仅真实地记录系（部）建立发展的全过程，还可以为今后的教学研究、教学改革、教学发展提供前人的研究成果和研究思路，使各项工作有章可循。基层档案管理不当，将直接影响系（部）的各项工作，有时缺少一份档案，一项工作就不能及时开展。只有充分认识基层档案管理工作的意义，加强对基层档案管理工作的领导，为基层档案管理工作创造有利条件，各种基层档案才能在教学、教研和教改中发挥应有的作用。

3 高职院校档案分类

3.1教学材料档案。

是指反映教学活动的教学材料档案，涉及范围广范，也是系级档案的主体。主要有各专业培养目标、教学计划、各学科教学大纲、教学计划单、拟任课及师资配备表、教学进度表、教学任务单、课程表、教学工作的各项管理规章制度、考试试题及标准答案、考试安排表、学生成绩单、试卷分析、命审题说明书、考试质量分析报告、各专业使用教材情况、课程建设、教学改革方面的材料等。

3.2实践教学档案。

包括实践计划、实践课表、学生实践报告等、顶岗实践及专业见习计划、实习大纲、实习教案、实习指导书、实习总结以及调查报告等。

3.3教师业务档案。

教师业务档案是反映教学业务及个人学术成绩的综合材料。凡属教师业务活动直接形成的有保存价值的材料重点选择收集整理、保存入档。主要有：

（1）專业技术职务自然情况档案材料。包括教师的学历、学位证书；专业技术职务证书；教师资格证书；职业资格证书；进修证书；学术兼职及行政荣誉证书；行业企业经历情况；外语、计算机证书；普通话证书。

（2）专业技术职务科研档案材料。包括科研论文；专着或教材；参与科研项目；科研成果获奖情况。

（3）专业技术职务教学档案材料。包括承担教学任务情况；学期工作量登记表；年度考核表；参与团队建设情况；参与课程建设情况；参与教学改革情况；教学获奖情况。

3.4学籍档案。

学籍档案的清晰度、完整度和正确率代表了一个学校的管理水平。它是教学档案的一个重要部分，不仅涵盖了学生在校期间的所有活动，也是反映学生在校时期学习、生活情况的最原始材料。如：胡锦涛主席在访问法国期间，参观了邓小平先生在二十世纪二十年代留学法国时期曾经就读的学校，学校当即调出小平先生当年的学籍档案请胡锦涛主席观看。近百年的时间保留完好，一方面反映了学校对邓小平先生的尊敬，一方面也可以看出学校教学档案的优良管理水平。学籍档案的内容有：

（1）学生入学材料。包括招生计划、招生简章、报名表、入学成绩册、学生本人自然情况、审批表、录取通知书存根等一系列入学前的原始材料。

（2）在校学籍材料。包括学生登记表、注册表、学籍表、学籍异动情况、学生奖惩材料等。（3）毕业材料。包括毕业、结业生名单、证书发放存根、学生通讯录、毕业生照片、毕业成绩单、论文成绩、优秀毕业生材料及有关审批材料等。

3.5行政材料档案。包括系年度总结和计划；院级行政单位下达的指令性文件、材料以及图像资料；院、系召开的会议记录、图像资料等。

4 教学档案的收集工作

教学档案的收集、整理、保存和利用是教学管理工作的重要组成部分。在实际教学管理工作中，人们往往只重视文案档案整理和建设，而忽视对教学档案的收集、整理和建设工作，致使教学档案内容不全，质量不高，不能全面地反映教学活动和教学管理工作的全貌。因此，在教学档案工作中必须做到思想上要高度重视，制度上要完善合理，管理上要全面到位，才能发挥其对教学的参考、指导作用，才能有效地促进教学管理水平和教学质量的提高。各种教学档案的收集工作是做好档案管理的基础。endprint

教学档案具有与其他档案不同的特点：

4.1信息来源分散

教学档案信息来自教学活动的各个环节和教学活动的全过程，也包括来自上级各主管部门对教学工作、教学改革和人才培养等方面的指令、规定、条例等。信息涉及的部门广，人员多，既涉及上级有关领导部门，也涉及本单位的教研室、实验室、实训基地以及教学管理部门和学生工作部门等；人员涉及到院、系领导干部、教师、教辅人员、行政管理人员和学生等参与教学活动的全体人员。

4.2 原始性材料充足、完整

教学档案要反映教学工作面貌、真实记录教学管理活动，必须要依靠大量的原始性资料。没有数量充足、完整准确的原始资料就不能正确反映教学工作的真实面貌。

4.3周期性强

学校的教学工作一般以学期或学年为一个工作周期，教学活动和教学管理一般以学期或学年来制订工作计划，提出工作要求，进行检查和总结。对于不同届次学生的教学工作是以所学学制为一个周期来制订工作计划和总结检查的。因此，教学档案也应按学期、学年或学制来构建，形成周期性的档案，对以学期、学年、届次来组织教学的教学管理工作更具有参考和指导价值。各种教学档案，根据它们的不同情况内容，可以随时收集整理归档，也可以定期收集整理归档。

教学档案信息来源分散，种目繁多，需要随时收集归档的就很多，如校级印发的各种教学相关文件，教师传阅后要随时立卷归档；教师的授课进度表是检查教学进度情况的基本依据，在开学初就要做好收集归档工作；本系（部）所主持和承办的各种学术会议资料、教師参加各种会议的通知、会议纪要、会议交流的学术资料等，能为以后教学业务活动提供有价值的参考，需要及时收集归档；有关课程建设、科研立项、教学成果的资料更要分门别类，妥善保管；组织学生开展第二课堂的各种材料，如活动计划、活动图片、活动总结等，学生教学实习、学生教育实习的计划、总结、学生实习报告等，都要及时收集归档，以便为今后的课外活动和实习工作提供参考。由于教学档案具有周期性的特点，定期收集归档是教学档案的另一重要部分。

需要定期收集归档的档案主要有：教师的科研成果（已发表论文的原件或复印件）、教师工作量考核表、教研室活动记录、系（部）主要负责人的听课记录、教师的试卷分析、教学质量检查的学生问卷、学生的奖惩材料、学生的各科试卷和成绩单、本学期补课学生名单等。期末还要将记录本学期系（部）重要活动的记录归档，便于以后查对。另外，由于教学档案的特点之一是具有周期性，教学档案的管理应注意时效，根据不同档案内容，确定不同存留期，如期末考试、毕业论文、专业教学计划，一般以专业学制年限为存留期，定期剔除，以减轻档案管理工作量。总之，教学档案的收集工作是基层教学档案管理的基础工作，认真搞好教学档案的收集工作，是完善教学档案管理的前提。

5 教学档案建设与管理的思路

教学档案管理工作是学校的一项基础性管理工作，是加强学校教学基础建设，强化教学管理，科学规范教学活动和教学行为，深化教学改革，不断提高教学质量必不可少的管理环节。教学档案工作做好了，工作到位了，可以使教学工作提高起点，少走弯路，开拓创新。因此是学校教学管理工作中不可或缺的一项工作。这就需要我们在教学工作中做好教学档案的建设、管理与开发、研究工作。

5.1建立教学档案管理制度

制度是基本的工作规则。教学档案建设过程中必须加强制度建设。加强教学档案制度建设，建立起与教学实践及档案管理相适应的制度体系，就能够从体制上确立起教学档案在学校教学中的重要地位。同时，我们在制度建设的过程中，要注意从实际出发，紧密结合教学工作实际，考虑教师的能动性和积极性，在科学发展观的指导下，要既体现对教师利益的维护，又要注重适用性，突出制度建设的可行性、管用性，使制度建设与现实问题相对应，使制度约束对象和问题涉及的方面相关联。从而使制度对教学档案建设工作有利，对教学档案管理工作有利，对教学档案研发工作有利。主要的工作制度应当包括：档案的编目分类制度，档案的分级管理制度，档案的存储借阅制度，各级档案管理人员的职责与奖励制度等。通过相关制度的贯彻执行，以规范教学档案工作行为，使教学档案管理工作步入制度化轨道，并逐渐形成良好的运行机制。

5.2明确教学档案奖惩制度

一是要建立并完善对教学档案建设工作目标考核体系，突出该考核在全局工作中的分值。二是要明确奖惩的内容，突出考核的重点。特别是要对档案建设完成情况、分类情况及丰富程度进行重点考核。三是要进一步发挥奖惩的激励作用。对教学档案建设完成情况较好的个人、教研组在年度奖金、科研经费、项目申请及评优评先等方面给予优先考虑。

5.3强化教学档案建设意识

教师和教学管理人员都要参加教学档案质量的管理活动。教学档案的质量与数量是档案形成者、立卷者与档案业务管理部门等工作情况的综合反映。

学校从事教学、科研、行政管理的人员，都可能是教学档案的形成者、接触者和利用者，每个人对档案的认识以及对档案工作的态度都会直接或间接地影响教学档案质量。因此，要搞好学校的教学档案工作，提高教学档案工作的质量，必须树立教职员工的档案意识，使全体人员都参加到档案质量管理活动中来。

随着教育事业不断改革与发展，档案利用服务愈来愈显示了它的重要性。这就要求我们充分利用教学档案开展研究工作。

5.4教学档案建设的研究方向

（1）宏观教学管理思路。教学档案真实地记录了教学活动、教研成果和教学管理工作中的经验教训。

完整、准确的教学档案能成为教学管理部门总结教学经验、研究教学改革、改进招生计划等活动的参考依据。例如，教学管理人员可以利用历年教学检查、评估、考核资料、课件评比、教学信息反馈材料等，进行教学内容和教学方法的改革，制定、修改实习计划和各种规章制度，探讨教学特点，研究教学对象，充分发挥教育者的主观能动性，从而积累教学经验，促进教学管理水平提高。

（2）档案文本分层分析。教学档案是教学水平高低的客观反映，也是历史的真实记录。通过对历年教学质量分析，可以看出教学水平是提高了还是停留在原有水平，甚至倒退了。所以，对每年的各科考卷、学生的考试成绩进行分析，并与同类学校横向比较，能直观地反映各自教学水平及教学管理质量的高低。特别是在如今注重竞争的市场经济时代，加强教学档案的管理是探求如何加强教学管理、提高教学水平的重要依据。

（3）电子教学档案的开发。将文字档案变成电子档案，如将教学档案中一些优秀的科研成果、典型教案、重要备课笔记、专业课程试题库制成数据库，上校园网，利用网络技术快捷、生动、便利、开放的优越条件，便于师生上网查询，达到资源共享的目的，从而充分发挥教学档案的借鉴指导作用。

6 结束语

综上所述，教学档案的管理工作是高职院校一项重要的基础工作。系级教学档案也是学校教学档案的基础，只有做好系级教学档案管理工作，才能实现高校教学档案管理信息化、规范化和科学化。形成全校教学档案梯级管理的科学先进模式。这不仅是高职院校教学档案管理目前跟上现实需求的当务之急，也是今后持续发展的必由之路。

参考文献：

[1]费菊.高校教学档案管理工作探析[J].辽宁教育行政学院学报，2004，12.

[2]王海玲.高职院校系级教学档案管理的问题及对策[J].湖北广播电视大学学报，2007，09.

[3]左颖.探折高校系级教学档案的管理[J].华章，2011，05.endprint