浅谈高校档案管理信息化建设

摘要：随着我国信息化管理水平的不断提高，高校的教育事业飞速发展，各高校生源不断扩招，在校生规模不断扩大，高校的档案管理出现了收集不及时、整理不规范、利用不方便等问题。针对这些问题，为了加强高校档案管理，推行高校档案管理信息化建设，方便高校档案利用和资源共享，减少重复劳动，高校档案管理信息化建设势在必行，通过高校档案信息化建设系统，全面实现信息化、智慧化校园管理，提高高校档案管理水平和管理质量。

关键词：档案管理、信息化、建设

【中图分类号】G647.24

高校档案信息管理是我国社会信息的重要组成部分，进行信息管理也是现在高校改革的需要。高校档案在教学以及科研等方面都发挥着重要的作用，如果高校档案进行信息化管理，那么开展任何工作都会非常便利，能够更好的服务于高校的各种工作需要，便于学生、单位和社会利用档案信息方便。比起人力资源进行高校档案的管理，高校档案信息化管理更加具有科学性，更加方便快捷。所以，各高校应该就档案管理信息化建设问题进行深入的探讨和研究，加强相关工作人员的档案信息管理素质培养，进行信息化操作培训，更好的将高校档案管理信息化进行应用，更好的促进学校的全面发展。

一、高校档案管理面临的问题

1、档案管理制度不健全

我国加大了对高校档案管理的系列措施，也颁布了一系列法律法规，但是，有些高校的档案管理制度仍然存在管理制度不健全的问题。对于高校的工作文件以及档案，相當部分高校是分开整理的，没有集中统一管理，档案管理体制机制不健全，档案管理制度不完善，缺乏对部门档案工作进行业务上的监督、指导和检查，最后出现档案管理混乱，记录缺失、收集不齐全、整理不规范、利用不方便等问题。高校档案分为党群档案、行政档案、教学档案、科研档案、基建档案、设备档案、出版物档案、外事档案、财会档案、声像档案、实物档案、电子档案等诸多类型，因为构建的档案管理制度不够健全和完善，那么在管理过程中就很容易出现问题。

2、数据库建设比较滞后

经过不断的建设和完善，如今高校档案馆都将一定规模的档案数据库给构建了起来，但是不够整体和统一，没有足够的规模和较高的标准化程度，只有单一的类型，用户的多元化需求得不到满足。

3、高校档案管理人员素质不高

目前，因为各高校都以教学为主，所以相当部分高校的档案管理人员基本上由本校的教师代任，并没有招聘专门的高校档案管理人员，这也就造成了高校档案管理人员专业素质普遍偏低的情况。

（1）档案管理员并非科班出身

因为缺乏相应的资金支持以及缺乏相应的选拔人才系统，高校的档案管理人员素质不高，大多数都不是专门对口专业出身，从而缺乏相应的档案管理能力，并且对档案的归档和整理缺乏相应的应对能力，对于档案材料整理和收集具有极大的随意性，并不会进行专门的档案整理分析等，从而造成了档案的管理缺乏条理性。

（2）教学老师缺乏时间

很多高校为了节省经费以及减少不必要的应聘麻烦等等，一般都采用教学老师兼任高校档案管理人员的方法。但是，这样的做法存在弊端。对于兼职的老师来说，他们在忙于平常教学的同时，还要进行大量的档案管理工作，这样的工作量不仅浪费老师很大的精力，并且对于脑力的消耗也非常高。这样做的后果往往会造成，老师对于学生教学的本职工作没有做好，另外，由于缺乏一定的专业素养，对于高校档案的管理工作也无法认真完成，人力进行高校档案管理是非常劳累，麻烦的。更多的人力整理，无法实现档案的优化管理。所以，进行信息化建设是非常必要的。

二、高校档案管理信息化建设措施

1、完善档案管理制度

高校如果要进行规范的高校档案管理工作，那么完善档案管理制度是非常有必要的。只要有一个基本的行为准则，才能够让高校档案管理工作人员明确自己的任务，有一定的档案管理原则，促进他们更好的完成高校档案管理工作。只有完善档案管理制度，同时还有信息化建设的要求制度，使档案管理工作人员在明确自己的职责范围的同时，能够认识到利用计算机等高科技设备进行高校档案管理工作的简便性。如果档案管理制度中有让档案管理工作者进行信息化整理的制度要求，那么，不仅能够强制档案管理工作人员去进行信息操作整理，即使一开始相关工作人员并不熟悉信息化操作，但是，在进行一定时间的锻炼之后，档案管理工作人员就会发现将高校档案管理工作进行信息化建设的好处。制度完善并且强制要求之后，档案管理人员才会树立起强烈的责任心，调动起他们进行信息化建设积极性，让他们充分认识到信息化建设的好处，促进高校档案管理工作的顺利进行。同时，进行高校档案管理制度的完善，不仅能够体现一所高校进行档案工作的相关专业性和科学性，也能够通过制度的贯彻执行，促进高校档案管理工作规范进行，使高校档案管理工作进入制度化和正规化的信息化建设。

2、提高档案管理人员的素质。

对于高校档案管理工作人员的专业素质培养问题，是每一所高校应该重视的。首先，各高校不但要杜绝利用兼职老师进行档案管理工作的现状，而且要加强高学历专业人才的招聘和工作素质培养工作，以防出现档案管理工作人员学历不高，专业水平低等特点，给高校的档案管理工作造成一定的障碍，使高校档案出现杂乱无章，整理不规范等问题。高校在进行档案管理工作人员的专业素质培养时，应该引导高校档案管理工作人员进行档案管理工作信息化建设。通过专门的专家或者是教授进行专业知识讲座和传授，使高校档案管理工作人员树立应有的工作思想素质。由以前单纯只付出人力的档案管理工作思想转化为快捷简单的档案管理信息化管理。只有在相关人员的心中树立了这种信息化建设管理的思想才能够使他们在进行档案管理工作中下意识的去进行信息化管理。其次，也要培养高校档案管理工作人员的责任意识，严格执行相关的档案管理制度，对于高校的档案进行严格的保管和整理分析等工作。针对专业素养特别差的高校档案管理工作人员，高校可以采取通过进修、脱产上研究生班，在校内由档案专业行家，也可以通过自学不断提高其专业素质，使之尽快适应高校档案管理信息化建设和发展的需要，更好的适应高校档案管理工作。endprint

3、高校加大信息化建设设备资金投入

众所周知，随着高校生源的不断扩大，高校档案管理工作的难度越来越大，单纯的人力整理档案已经不适用于我国目前的国情需要。对于复杂的高校档案，多元化的档案资源构成，我国各高校应该进行信息化建设管理，节省相当大的人力资源利用。如果要使高校档案管理工作信息化建设顺利进行，就要有一定的信息化整理设备，也就需要各高校进行大量的资金投入。当高校具有一定量的档案管理工作信息化设备之后，就能够将人力管理的传统档案存放在信息技术支持的条件下，利用科学设备，将其转化为方便观看的数字化档案存档，通过进行大量资金投入的信息化建设设备的利用，将高校各种档案内联、融合、并存、共生而形成一个有机的统一体，形成一个系统的档案存档，不但便于高校在提供利用档案时方便，而且也能够解决高校档案收集难的问题。很多情况下，高校档案管理工作存在各种档案资料归档不及时等问题，这也与工作人员在之前进行单纯人力资源进行档案管理时，信息沟通能力较差，信息割裂有關。进行高校档案管理工作信息化建设设备资金的投入，使信息化设备齐全是强化高校档案管理工作信息化建设的有效途径。因此，加大高校档案管理工作信息化建设设备的投入是进行档案管理工作信息化建设的必要前提，只有这样才能够促进高校档案管理工作的顺利进行，提高高校档案管理水平和管理质量。

4、加强档案网站建设，对档案信息管理系统进行完善

要结合高校的具体情况，将高校档案信息管理系统构建起来，通过档案管理软件系统，借助于学校智慧校园网络有效管理高校档案的收集、整理、保管、检索和提供利用等工作，促使文档一体化得到实现。通过，档案信息化建设系统能够使高校档案工作达到统一管理，各部门平时产生的文件材料，可进行随办随归，文件即自动生成档案，实现部门进行归档、组卷、编写卷内文件目录和案卷标题等系统化整理，同时有相应的电子文档，次年将组好卷的纸质档案和电子档案一起移交到学校档案馆，减少重复劳动，实现资源共享，使档案收集齐全完整、整理规范有序、提供利用方便快捷，提高档案管理水平和工作效率。

进行资源数据库的建设是档案管理信息化的前提，要促使数据规模尽快实现，以便提升计算机检索系统的实用性，深入开发馆藏档案信息，提高服务水平和能力。要充分重视网络技术、特色服务以及网上档案资源开发等内容，特别是强化标准化建设，对网络通信数据库以及计算机软硬件系统的标准进行制定，将标准化的数据库建设出来。输入建设和输出利用都是信息系统管理的两个重要方面，如今编目立卷就是非常重要的做法。而在信息化建设中，需要将专题检索子系统构建起来，工作人员可以较为便捷的检索、传送和复制，更好的开发利用信息资源。

综上所述，我国各项工作已进入信息化管理的时代，高校档案管理工作也不例外。为了使档案收集齐全完整、整理规范有序、利用方便快捷，高校的相关领导和部门应该在高校档案管理工作从思想上和行动上去追求、去创新，这是一项任重而道远的工作。高校档案管理工作信息化建设就是符合这一潮流能够解决这一问题的有效途径。对于高校档案管理工作信息化建设，各高校可以在相关管理人员素质培养和设备资金投入等方面下手，进行信息化建设，促进高校档案管理工作的顺利进行和良好发展。

作者简介：邹黔荣，女 ，侗族 ，1965年6月22日生，本科学历，黔东南民族职业技术学院综合档案室主任，副研究馆员，研究方向：档案的保护技术、编研、信息化和电子文件管理等。

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