我国电子文件管理研究发展状况与特点探析
——基于1988-2013年国内期刊的文献计量分析
2017-09-25尚昌红江媛媛
尚昌红 江媛媛
（东南大学档案馆南京210096）
我国电子文件管理研究发展状况与特点探析
——基于1988-2013年国内期刊的文献计量分析
尚昌红 江媛媛
（东南大学档案馆南京210096）
电子文件逐渐成为人类社会主要的信息记录方式，电子文件管理也成为时下研究热点。本文以“电子文件管理”为主题检索出的数据为样本，通过对1988—2013年样本文献量年度分布、作者、机构、主题等方面进行统计分析，以期可以大致把握我国电子文件管理研究状况和特点，针对问题提出对策，为我国今后的电子文件管理研究提供参考。
电子文件管理文献计量学统计分析对策
随着计算机信息技术、网络技术等的迅猛发展，电子文件以其无法比拟的优势逐渐取代传统纸质文件成为人类社会主要的信息记录方式[1]4-7，因而，电子文件管理逐渐成为档案学研究的热点领域。笔者试图通过对我国电子文件管理研究的文献进行统计分析，期望可以大致把握我国电子文件管理研究状况和特点，从而为我国今后的电子文件管理研究提供参考。
一、数据来源
本文笔者以中国期刊全文数据库（CNKI）为背景，以“主题”为“电子文件管理”进行检索，得出数据样本进行统计分析。徐欣在其文章《我国20年来电子文件管理的实践探索与理论研究及其发展趋势》中提到我国首次发表有关电子文件管理的文章是《档案学通讯》1988年第1期《电子文件管理——即将来临的文件管理革命》[2]4-7，因此笔者将统计年度定为1988—2013年，再剔除一些无用文献，共检索出有效论文总量为2033篇。对检索结果用EXCEL进行数据统计，利用文献计量学的方法进行分析[3]54-58。
二、我国电子文件管理研究文献量年度分布统计分析
科学文献的增长与科学知识的增长有着极为密切的联系，科学文献数量的变化直接反映了科学知识量的变化情况，因此科学文献的数量是衡量科学知识量的重要尺度之一[4]4-45。1988—2013年电子文件管理研究文献量的统计分析结果表明：虽然我国从1988年就已经有对电子文件管理进行研究的论文，由许士平翻译，原由美国罗伯特·F·威廉斯发表的《电子文件管理——即将来临的文件管理革命》一文，载于《档案学通讯》1988年01期，开启了我国电子文件管理领域研究的新纪元,但直至1996年9年间，也只有共4篇，1989年、1991—1995年间都没有相关文章,发展速度非常的缓慢，属于电子文件管理研究的萌芽期。
由图1可以看出，我国电子文件管理研究论文的数量整体上是在增长的，尤其从1996年以后增长趋势更加明显快速。1996—2013年间，2001、2004、2007、2008和2011年都分别呈现出了较大幅度的数量增长和回落现象。2001年到2002年电子文件管理研究的文献数量虽然不多，但是两年的增幅达到了102%。2004年到2007年间研究文献的数量也一直在持续快速增长，虽然2003至2004年间文献量出现了一点小小的回落，也可能是误差使然，但是这并不影响对整体趋势的判断。因此，从数量上看，2001—2007年可谓是电子文件管理研究的蓬勃发展时期。究其原因，2001年电子政务建设提上日程，各级档案部门积极参与，为电子文件管理的研究提供了契机。然而，研究达到高潮之后，文献数量急速下降，一定程度上说明了电子文件管理的研究出现了瓶颈，研究队伍需要冷静下来重新寻找研究思路，而冯惠玲电子文件管理国家战略研究的提出，为电子文件管理的研究开辟了新视野，带来了转机，文献量也随着时间在稳步回升，直至2011年又再次达到高峰。
三、核心作者及作者机构分布统计分析
1.核心作者的确定[5]82-85。文献计量学上，电子文件管理研究的核心作者可以根据普赖斯定律加以确定。普赖斯定律指出，“杰出科学家”或“核心作者”应该完成所有专业论文总和的一半，核心作者的最低发文量m值应为：，其中nmax是指发文最多的作者所发表的论文数[6]191。为了保证与1988-2013年文献总数量的正确对应，每篇论文均以第一署名的作者进行统计。经统计，我国发文最多的作者所发的论文数量为31篇，即nmax=31，因此计算得m≈4.17，取m的最大整数4，即电子文件管理研究核心作者的最低发文量应为4篇。统计文献中发文4篇以上的作者共34人，共发文293篇，占被统计文献总量的14.4%。单就核心作者文献占总文献的比例来看，14.4%并不高，但也说明一定的问题，一是我国电子文件管理研究核心作者在该领域中起到了一定的学科带头作用。二是我国电子文件管理领域的研究队伍还是比较大的，而中坚研究力量稍显不足。张正强以31篇相关研究文献排在第一位。冯惠玲、刘家真，刘越男，安小米等电子文件管理研究领域的领军人物也都赫然在列。
2.论文作者机构分布[5]82-85。总的来说，我国电子文件管理研究的文献作者主要分布在全国各地的大学、研究院的档案专业或者各地的档案机构等。通过对前文检索结果的作者机构进行统计，结果表明发表10篇以上相关文献的作者机构有16所，具体如表1所示，按文献量从多到少排序，这些机构合计发文量约占被统计总文献量的25.6%。
总结表1的特点可以看出我国电子文件管理研究的机构分布呈现高校集中性，表现在两个方面：第一，文献量最多的前16所机构中，高校有14所，占87.5%。第二，仅中国人民大学、南京政治学院、武汉大学三所大学的发文量就已超过16所学术机构总文献量的一半。
笔者认为机构分布呈现高校集中性主要是由于：首先，14所高校均设有档案学类专业，部分高校受权设立硕士点和博士点。高校本身是学术基地，师生专业理论水平较高，学术力量强，可潜心从事理论研究，与外界工作部门也多机会联系。电子文件管理是档案学专业研究的热点领域，高校档案学专业师生依托高校独特研究优势则更易出成果。另外，中国人民大学排在第一位也有其必然原因。中国人民大学信息资源管理学院档案学专业在中国档案学领域创建最早、规模最大、师资和研究力量雄厚，其较早开始对电子文件管理进行系列研究，时至今日，中国人民大学已经形成一支实力强劲的电子文件管理研究队伍和力量。3.1中13位核心作者中中国人民大学的有7位。
表1 发表电子文件管理文献量最多的前16所机构
四、基于词频的电子文件管理研究特点分析
为了总结我国电子文件管理研究主题的特点，笔者抽取核心作者的293篇论文为样本，对论文的关键词进行逐个统计，提取的关键词以CNKI数据库提取的为准，以保证统计结果的客观性和可信度。经过EXCEL统计，获得原始关键词共1018个，对词义相同的关键词作处理，为尽量使主题比较全面，选择词频不小于4次，并且具有一定表征意义的关键词作为分析我国电子文件管理研究主题的依据，从而确定了44个高频关键词（见表2）。
从高频关键词的统计结果可以总结出电子文件管理的以下几个特征：
1.电子文件管理的研究建立在档案学学科传统基础理论研究的基础之上。表2的高频关键词中，“纸质档案/纸质文件”“档案工作人员/档案工作者”“档案管理”无疑是传统档案学中研究词汇。“凭证价值/凭证性”“原始性”“真实性”“可靠性”“完整性”等反映的正是档案的本质属性，是档案学基础理论研究的核心价值所在，也应当是保管电子文件要具备的目标属性。“文件生命周期理论”“文件连续体理论”“前端控制”“全程管理”等是档案学学科基础理论的重要组成部分，对保证电子文件的目标属性提供了理论依据和思路。以上有关档案学学科传统基础理论的高频词汇共12个，占表2中词汇数量的27%，如此高频率地在电子文件管理研究中被提及，可见档案学学科传统基础理论仍然是电子文件管理理论研究的基石，而传统基础理论在电子文件管理研究中也得到了新的延续和发展。
2.电子文件管理研究是微观与宏观的结合研究。从统计数据可以看出，电子文件管理研究的主题是微观和宏观两方面相结合。范围研究上，从对电子文件管理的某一具体环节“电子文件归档”“长期保存/电子文件保存”“风险管理”的分解研究，到“管理流程/过程/环节”“管理方法（方式、策略）”“集成管理”的概括研究，再到“标准（化）/标准体系”“国际标准（化）”的综合研究，最后上升到“顶层设计/国家战略”研究的高度，技术研究上从“元数据”到“云存储/云计算”的研究等等，它们所体现的是研究角度从微观到宏观的的递进变化，是研究高度的不断上升，是研究视野的不断开阔，是研究思路的不断转变，是对电子文件管理研究体系的不断完善。
3.电子文件管理研究主题始终顺应着社会主题的变化。表2的关键词中，“办公自动化”“电子政务”“顶层设计/国家战略”“云计算”其实都在一定程度上反映了当时的社会主题，它们是时代发展的产物。20世纪80年代，随着电子计算机的慢慢普及，现代化设备的不断更新换代，信息网络技术的飞速发展，办公室由传统手工办公进入自动化办公时代，电子文件开始产生，我国电子文件管理的研究也开始萌芽并慢慢发展。2001年，国务院办公厅制定了全国政府系统政务信息化建设的五年计划，确立了我国大体用3—5年时间建设以“三网一库”为基本架构的政务信息化框架[7]41。各级档案部门积极参与电子政务建设，电子政务背景下的电子文件管理研究成为一个新视点[8]29-33。2006年5月，冯惠玲等在《档案学通讯》上发表了《电子文件管理国家战略刍议》一文，指出我国电子文件管理缺乏顶层设计[9]4-8。2010年，顶层设计变成政治词汇，出现于中共中央关于“十二五”规划的建议当中，也证明了我国档案学者提出电子文件管理顶层设计的前瞻性和正确性。如今我们进入大数据时代，电子文件管理不乏与云计算、云存储有关的研究文章。
4.电子文件管理技术研究是重点，法制建设研究是弱势。统计结果中，除去“电子文件”和“电子文件管理”，关键词“元数据”的词频最高67次，紧接着“电子文件管理系统/文件管理系统”33次，“功能/功能需求”25次、“信息安全”“信息技术”“背景信息”“计算机系统”“云存储/云计算”等技术词汇也都是在高频词汇表中，可见电子文件管理研究领域对技术研究的热衷，但是这种技术研究多停留在理论层面，对于技术实现的研究却不多，深度研究更少。
仅通过表2中的44个高频统计词汇并不能全面反映电子文件管理研究领域的研究主题，它只能一定程度上反映当前的研究热点，但是这也能从反面揭示出研究的薄弱点所在。例如表2中没有法规制度相关的字眼，可见这在目前电子文件管理研究领域是弱势。
表2 电子文件管理核心作者论文的高频关键词统计
六、存在的问题及提出的对策
笔者通过核心作者、机构的分析，发现电子文件管理研究核心作者和机构分布不平衡，集中于高校；对核心期刊的统计，发现核心期刊关于电子文件管理研究的载文数量和质量分布有差异；对研究主题的词频统计，分析出电子文件管理理论层面研究多，实际管理工作研究少；技术研究多而不深刻；研究重复性大，却忽视了薄弱领域的研究等等，进而影响了电子文件管理研究的广度和深度。笔者认为，这些问题的存在很大程度上是由于档案研究人才的分布不均，知识结构狭窄片面和研究创新能力匮乏造成的。
随着信息化程度越来越高，档案人才不再只是埋首“故纸堆”，需要具备多元的知识结构，过硬的实践操作技能[10]87-91，为了职业发展，还需要具备一定的研究创新能力。笔者认为可以从以下几个方面入手改善状况。
第一，优化档案学专业课程设置，注重档案人才多元知识结构的构建。许多高校的档案学科课程体系中重视传统理论知识的教育，往往忽略了时代发展所需要的一些知识和技能的培养，而导致档案人才知识结构狭窄，信息技术技能和法制知识就是其中很重要的两个方面。信息技术日新月异，档案研究队伍中对电子文件管理技术的研究很多，却并不深刻，而即使有些深度文章摆在读者眼前，同领域内的很多读者由于自身知识结构的限制理解起来也比较费力。法规制度建设方面，由于缺乏专门、系统的知识的灌输，法制观念淡薄，法律知识欠缺成为普遍存在的现象，更难言研究。因此，为消除这种不同学科背景带来的理解和表达上的无力感，档案高等教育机构在档案学课程的设置上，应当加大、加强网络运维、系统数据库搭建、计算机语言编程、档案法制以及知识产权等方面课程设置力度，提高和强化学生对其掌握程度的要求，以争取未来的话语权。
第二，发挥高校学术优势，培养档案研究人才[11]31。高校可以凭借丰富的研究资源和机会为学生提供便利，导师可以正确引导学生进行研究，传授丰富的研究经验和研究成果，培养学生的自主研究能力和自我拓展能力，打开学生的研究思路和视野，为学生未来的研究之路奠定坚实基础。本文核心作者、机构以及研究主题的统计数据可以为档案人在高校、导师以及研究领域的选择提供一定的参考价值。
第三，加强高校与实际工作部门的沟通合作。高校是电子文件管理理论研究的中坚力量，但是实际工作参与少，实际工作的研究自然也少。而实际档案工作部门也有着一支庞大的档案队伍，他们虽直接从事档案管理工作，但囿于队伍中人员来源多样，知识结构比较复杂，再加上长期限制在工作岗位上而缺乏最新理论的指导，容易固步不前，研究上也难有突破。因此，应当互相发挥优势，加强合作。高校可以经常到实际工作部门进行调研沟通，了解电子文件管理工作开展情况，利用理论优势提出解决对策。实际工作部门可经常邀请高校相关专家来进行讲座或培训，汲取最新理论知识指导工作以迸发出新的思想火花。
第四，建立档案专业的资格准入制度，将电子文件管理纳入必备素质之列，促进档案从业人员的自我提升，提高档案人才队伍的整体水平。
第五，发挥核心期刊的阵地作用，把好文章质量关。期刊都有一定的影响力，研究者对某领域当前研究状况的把握主要也是来自于对期刊文章的阅读，受到潜移默化的影响，电子文件管理研究也不例外。期刊之间刊载文章的质量有差异，对电子文件管理研究文章的吸纳程度也不同，笔者希望通过前文对电子文件管理研究核心期刊统计分析结果，可以对读者的选读起到一定的借鉴意义。
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尚昌红,东南大学档案馆助理馆员，研究方向为电子文件管理；江媛媛，东南大学档案馆馆员，研究方向为电子文件管理。
10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.17.16
G270.7
A
2017-04-29
