对档案信息化建设的几点思考

李胜男

摘 要：我国的档案事业在不断的发展，在档案事业发展的过程中，必须要重视档案的信息化建设，将先进的信息技术与档案事业的发展相结合，提高档案的利用效率。档案信息化建设的过程中，必须要重视建设过程中需要注意的事项，明确档案信息化建设的重要性，这样才能够将档案的信息化建设工作做好。

关键词：档案；信息化建设；程序；注意事项

档案信息化这一概念在很早就已经被国家档案局提出，这是档案事业发展的一大变革，是社会发展的产物。档案信息化可以使档案信息更加广泛的被人们所使用，发挥档案资源的价值。但是在档案信息化的过程中，相关的人员必须要明确，档案信息化的内涵以及档案信息化建设的程序，在此基础上才能够将档案信息化建设工作做好。

1 档案信息化建设的重要性

1.1 信息化是大势所趋

我国的社会在不断的发展，尤其是在信息化不断发展的今天，信息化已经成为社会发展的一个主要标志，因此在信息化建设的过程中，必须要重视各个行业的信息化建设，档案事业是如此，在档案事业发展的过程中，基础业务也应该向着现代化与信息化的方向进行转移，使档案管理和档案的应用都向着信息化的步伐迈进，这是我国档案事业发展的必然趋势。在国家档案馆建设的过程中，信息化建设已经成为了社会发展和经济建设的主要内容，在社会发展的过程中，必须要明确档案工作的重要性，使得相关的工作能够与时代发展相结合，要对档案工作进行统筹规划，对档案信息化建设的任务和目标进行保密，这样才能够将信息化建设的基础工作做好，向着档案信息化建设的目标迈进。档案信息化建设要重视对电子档案和电子文件的归档，保证整个运行过程的规范化，在此基础上建立档案管数据库，这一数据库需要起到示范性作用，尤其是在一些中心城市，可以建立示范性的档案馆，与数字化相结合，这样数字档案馆就能够将档案信息进行公开，在公众网上就能够查询到相关的内容，使档案信息化向着标准体系迈进。

1.2 能够拓宽档案服务的范围

档案管理必须要重视信息化，可以将档案的管理与信息化相融合，也就是说档案管理的实质就是对信息资源进行管理，社会的信息资源要想被充分的利用，就必须要将资源的价值进行有效的开发，只有将这些资源进行开发，才能够真正的实现信息资源的社会效益，在经济发展的过程中，能够对信息资源进行有效地开发。相对于传统的档案管理手段来说，档案信息化管理可以拓宽档案工作服务的范围，对于存储的各种信息进行系统内部的联网处理，这样系统的内部科室都能够对这些资源进行利用，可以减少档案利用工作存在的诸多局限，使得档案在管理、信息采集和服务职能上进行相应的转变，保证信息在资源配置的过程中向着合理化方向转变。

2 档案信息化的内涵和任务

2.1 内涵

档案信息化主要就是指国家档案的行政管理部门在对整个档案管理活动进行组织和统一规划的过程中，使用现代化的信息技术来对全国的档案信息资源进行相应的利用、管理和处置的一种服务。

2.2 信息化建设的主要内容

2.2.1 基础设施建设

在档案信息化建設的过程中，基础设施建设主要包括存储器、服务器、路由器、交换机以及信息安全系统、数据库管理系统和操作系统等相关的计算机网络系统，这是因为计算机网络对信息化起到决定性的作用，但是信息化的过程中，必须要充分的保证计算机网络的畅通性，使用先进的网络技术，这样才能够充分的发挥档案信息化的作用，保证资源利用过程的整体效益。

2.2.2 档案信息资源建设

档案信息资源建设主要包括两个方面，一个方面就是要对各种形式的电子文件进行相应的处理，并且对相关的电子信息进行采集，在此基础上建立数据库；另外一个方面就是对档案馆现有的一些馆藏进行数字化，例如录音档案、纸质档案。

2.2.3 应用系统建设

应用系统在档案信息化建设的过程中，主要就是为了充分的保障档案信息资源利用的高效性，为其提供技术手段，作为档案管理部门必须要及时对相关的软件进行更新，与一些科研院校进行合作，这样就能够充分的将这些信息录入到先关的数据库中，使用先进的管理软件对于信息技术的开发也是极为有利的。

3 档案信息化建设的主要程序

3.1 建立档案数据库

第一步，档案目录数据库（案卷目录级/卷内文件级）的建设；二步，采用扫描仪、数码相机等设备，实现原文件信息数字化。

3.2 建立档案馆局域网

逐步启动文件级目录机读检索系统和原文件信息管理系统。

3.3 建立档案局（馆）信息网站

在互联网上向政府和社会提供档案信息查询服务。

3.4 加强电子文件的收集和积累

实行电子文件与纸质文件的归档双轨制，将电子文件拷贝两套，异地异质保存。

3.5 加大档案管理软件推广力度

由于产生各种电子文件的软硬件平台的不同，给电子文件集成到档案数据库造成了困难。因此，要印发电子目录数据库结构与交换格式，对案卷级和文件级目录数据库结构的字段、名称、类型、长度等作出规定，规范软件和数据格式，确保数据库的准确性和有效性。

4 档案信息化建设应注意事项

4.1 要以实用为第一原则

信息技术并非越先进越好，符合实际需要才是最重要的。不必追求硬件设备的配置高档次，软件系统设计面面俱到。如果这样，可能付出高昂的代价。如果盲目跟进追求最前卫、最先进的设施，可能导致原有设备尚未充分发挥作用就被新设备所淘汰的局面，从而造成较大经济损失。因此在软件设计方面，我们也不宜追求面面俱到、一步到位、尽善尽美。一方面，我们的业务环节和工作流程并非那么完善，另一方面，信息技术有它的特殊要求，不可能原封不动地照搬传统工作方式。因此，软件设计，应该抓主要业务环节，尽快投入使用，在使用中不断完善。

4.2 要以内容为核心

档案信息化建设实际上分为两大部分：信息技术和信息内容。信息技术又可以分为四个部分：网络系统、数据库系统、标准化系统和安全系统。信息内容则分为信息规模（信息量）和信息服务产品两部分。信息化的关键不在于信息技术，而在于信息内容，内容决定一切。因为信息技术市场目前比较成熟。信息内容则不然，市场解决不了，只能靠自己解决。信息化建设每个阶段都有其重点工作，例如初始阶段就必须有一些软硬件投入，工作才能开展起来。但从全过程来看，伴随始终的主要是信息内容。所以信息化建设应以信息内容为核心，把主要精力用于开发信息资源上，尽快使其形成规模。

5 结论

档案信息化主要是从档案管理模式上进行相应的转变，将档案实体保管方式转变为档案的数字化管理方式，这样就能够提高社会资源的利用效率，促进档案事业的快速发展。

参考文献

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