如何加强人事档案的管理工作

摘 要：随着社会的进步和发展，各行业都在不断地深化和进步。而人事档案管理作為一项政治性、专业性和机密性很强的工作也取得了良好的成绩。并且，人事档案全面、准确地记录着个人的经历、能力和政治思想等等，在人才的选拔和利用上起着关键性的作用。再加上，传统的人事档案管理模式已经很难再适应当下时代的发展了。因此，改变传统的思维，加强人事档案的管理工作就变得更加重要和关键了。

关键词：人事档案；管理工作；创新

无论在怎样的单位中，人事档案管理工作都占据着非常重要的位置，人事档案不仅记载着员工的个人经历和情况等资料，还是能够系统地了解一个人的重要渠道。并且，人事档案对于增强领导对员工的了解有着关键性的作用，它是用人单位考察、提拔、评价人的重要参考凭证。但是，随着时代的进步和信息技术的发展，传统的人事档案管理模式已经无法满足现代化的时代要求。因此，管理者就要改变自身的思想，采取与时俱进的模式进行人事档案的管理，以便更好地为公司和员工服务。本文结合笔者的实践经验，对于如何加强人事档案的管理工作进行了以下几方面的探讨：

一、 转变管理理念

在传统的观念中，很多人认为，人事档案管理就是单纯地抄写性质的工作，再加上人事档案管理者大多封闭意识比较强，要想改变人们的看法，改变传统的观念，管理员就是不断更新自身的观念，与时代共同发展，关注当下的形势，将人事档案管理工作与社会生活有效结合起来，完成人事档案管理从密闭型到开放型的转变。并且，在信息技术高速发展的时代，人事档案管理工作者更应该加强自身的科技意识，加快档案管理工作由纯手工到数字化、计算机管理的转变。同时，树立现代化的意识，提高自身应用信息技术的能力，并运用到工作中去。

除此之外，还要加强管理人员的安全意识，定期对系统进行检测，以及时修补管理系统中的漏洞，为人事档案的管理提供最为安全有效的环境。最后，管理人员还要充分地了解和掌握人事档案管理的政策，并处理好人事档案资料的保密与利用之间的关系。为防止数据泄露，要充分利用密码技术，而且，要定期更换秘密，从而为人事档案的管理提供最为可靠和安全的环境。同时，电子档案的管理对于保存的环境和方式都有很高的要求，这就要求管理者必须要加强档案的安全性，做好人事档案的电子备份，处理好纸质档案和电子档案之间的关系，维护人事档案的完整性和安全性。

二、 健全规章制度

要想加强人事档案资料的管理工作，还要健全和完善规章制度，促进人事档案管理工作的制度化和完整化。并且，管理员要严格遵守《干部档案工作条例》所提出的要求，结合本单位的实际情况，不断完善各项制度，为人事档案的接收、保管、查阅等等环节做出明确的规定。而对于不能够适应当下时代的规章制度，要及时改革，及时创建更为科学、合理的人事档案管理制度，以促进人事档案管理工作的规范化。要想健全规章制度，首先，要加强硬件的建设，完善人事档案库房的建设和管理制度，从根本上解决人事档案独立存放等问题，从实际行动上改善人事档案资料的管理条件。其次，要加强软件的建设：要为人事档案资料的收集建立完善的机制，以确保及时且齐全地收集人事档案资料；为人事档案资料的整理建立规范化的制度，以帮助管理员做到及时整理，准确地分类，确保资料的完整，装订上的规范；为人事档案资料的管理建立健全的制度，从档案的收集、借阅等方方面面出发，具体问题具体分析，通过健全的规章制度来规范管理人员的行为，促进人事档案管理工作的进步，加强人事档案管理的安全性。

三、 创新工作模式

在经济和政治不断进步和发展的当代社会，人事档案管理的工作模式也需要创新，只有不断优化工作模式才能为人事档案资料的管理打下最为坚实的基础。首先，人事档案管理工作人员要不断地优化管理的模式，提高服务的质量和效率。在当前的形势下，由于传统的管理模式比较零碎、分散，员工和用人单位的不同层次上的需求很难同时得到满足。因此，管理人员必须要实现人事档案资料的高度整合，并统一进行管理，同时，管理人员还要有备份的意识，以防数据的丢失，并结合用人单位的实际情况研发合适的人事档案模块，使人事档案管理的工作更加简单明了，让用人单位也能够快速获取有效信息。其次，管理员还要促进人事档案管理系统的规范性，将人事档案管理工作中的细节落实到实实在在的地方，不断完善人事档案的管理工作。

四、 加快信息化建设

在科学技术不断发展的当今社会，管理员就要充分利用现代化的手段完成人事档案管理工作的现代化。而要想提高管理人员的工作效率，就需要提高人事档案的完整性和便捷性，同时，这也是加快人事档案管理工作信息化建设的最终目标。首先，要听取工作人员的意见和建议，从而选择出最适合本单位的管理人事档案资料的软件。并且，在此基础上，创建人事档案的查询系统，对相关的部分和个人设置访问的权限，利用信息技术开展人事档案的查询和利用工作，开展相应的网络平台，在一定的范围内公开人事档案资料。这种方式，不仅能够将人事档案管理工作人员从繁重的收集、保管、检索等等工作中解脱出来，还为人事工作提供了更为准确、便捷和优质的服务。并且，加强人事档案管理工作的现代化和数字化，发挥人才信息数据的作用，使人才自愿的应用更加合理，最终，达到最理想化的管理状态。除此之外，还可以引入新的技术手段，利用现代化的设备，对人事档案资料进行维护和管理，并制成规范化的电子文本，为不同需要的使用者开放权限，以提高管理人员工作的效率，满足不同人群个性化的需求。

五、 总结

随着时代的发展，信息技术的进步，人事档案管理工作迎来了新的机遇，也遇到了新的挑战。只有管理人员能够适应时代的发展，不断对人事档案管理工作进行创新和改革，将自身的管理模式与现代化的信息技术有效结合，才能够加强人事档案管理工作的效率和效果，并改变传统的繁琐的管理模式，完成从纸质的管理模式到现代化、智能化的管理模式的转变。只有提高了人事档案管理工作人员的效率，才能使人事档案资料得到有效利用，并为社会、为用人单位提供更高质量的服务。

参考文献：

[1]刘艳.对于加强人事档案管理工作的几点思考[J].海峡科技与产业，2017（07）：62-63.

[2]智慧，尹彦红.浅析新形势下如何加强人事档案管理工作[J].黑龙江档案，2010（02）：68.

作者简介：

孙长龙，黑龙江省哈尔滨市，巴彦县教师进修学校。