浅析文书档案管理工作的创新

宋云霄　吕延津

摘要：文书档案管理是企事业单位不可或缺的机构设置，对企事业单位的正常运行起到关键辅助作用。目前，科技信息技术快速创新发展的环境下，文书档案管理工作应该如何更好的创新工作机制，提高绩效。本文以当前信息技术发展为基础，提出一些管理创新建议。

关键词：文书档案；信息；创新

文书档案管理，是将单位正常管理运行中产生的文字、图像、视频等信息资料，进行整理存储。文书档案在解决现有问题，研究案例、规律，提高行政、商业、生产效率和质量方面，具有重要的参考性，是现代企事业单位经营决策和常务管理的重要辅助支柱，是管理的基础和保证。

文书档案管理工作也是不断发展变化的。随着社会经济及信息技术的快速发展变革，传统文档管理方式已经完全不适应现代管理模式。发挥文档管理的作用需要企事业单位重视文档管理在新形势下的改进创新。

一、目前文档管理的问题

（1）文档管理工作的重视程度不够。现代社会经济环境下，企事业单位致力于追求效率与绩效，忽略文档管理对组织运行的支撑作用。从业人员自身思想认识也不足，导致不能主动积极去改进工作模式，提升工作水平。对文档资源的利用率较低，文档的备份和存储失去意义。

（2）文书档案管理人员职业素养及业务水平不高。文档管理专业已经设立，但是专业覆盖领域较窄，偏向历史文献及档案管理。现有文书档案管理岗位人员缺乏专业素养和技能，对文档管理的知识技能水平有限，也就制约了文档管理发挥其应有的效用。

（3）文书档案管理的规章制度不健全，管理不规范。对文档案管理工作的不重视，导致相关的组织框架、工作机制、规章制度不健全，形同虚设的表面文章。混乱无效的工作机制，使文书档案资料成为毫无意义的库存，不能发挥其对企事业单位的管理支持作用。

（4）文书档案管理模式陈旧。信息化时代，正常的管理工作，产生大量的资料，文字实物或者电子资料，这些资料的整理、分类、存储以及调用，诸多环节，卷帙浩繁，非常繁杂。传统文书档案管理模式，人力劳动仍占据大量精力，拖慢了文书档案的处理效率，也容易产生谬误。反过来，查询检索调用，同样耗费大量精力，重复大量无用功，且精确度不高。

二、文书档案管理工作创新建议

（1）提高思想认识，健全工作机制。领导层面要首先对文档管理工作拥有深刻认识，意识到其可以起到的重要辅助作用，真正发挥其参考查询作用。建立精简高效的组织框架，建议扁平化组织结构，减少不必要的申报批阅环节，提高文档进出效率。健全和完善文档管理规章制度，如文档收录整理分类的要求，文档日常检查保护制度，文档查询调阅流程等关乎文档的规范制度，使工作有章法可依，减少模糊和随意性，为文档的精确存储、查询奠定基础。对于矿产业企业而言，文档分类应该更加详细，如人事档案、安全记录、合同文本、图纸资料、往来公文等。

（2）加强文档管理人员的业务技能培训。文档管理人员是决定文档管理工作成效的关键。社会经济形势快速发展，层出不穷的新的经济往来模式，新的纠纷事件及处理方法，新的技术信息资料，需要文档管理人员也要了解，以便正确区分和处理相关文档资料。如矿业单位，对于新型生产工艺流程的更新存储，新的安全工艺规范的整理印发，高质量的合同契约文本收录等，这些工作都需要文档管理人员，有相当的专业技能及综合素养。应当及有计划性和针对性的加强专业培训和行业交流学习，提高文档管理人员的职能素养。

（3）提高文档管理工作的信息化程度。计算机网络技术已经普遍应用到各行各业，覆盖几乎全部岗位。现代网络办公技术已经日趋成熟，文档管理工作也应当充分依托现代计算机技术。引入适合自身实际的文档管理系统，优化文档管理流程，提高效率和精确度。充分利用电子文档优势，将纸质文档资料转换为电子版本，减少文档的丢失和损坏。提高文档管理工作者的信息技术水平，使之能够熟练运用先进信息技术手段，处理文档工作。

（4）主动发挥文档资料的作用。文档管理的概念不止是管理，既要收进来，也要拿出去。首先，对各种文档资料，有所选择的收录，没有收录价值的应当抛弃，对收录的要进行筛选分级，关注一些重要的文档资料。矿产企业，比较重要的资料如安全事故处理案例，班组产量记录与分析，采掘设备的相关资料等。其次，建立公开的网络查询调阅系统，方便读者自行查询调阅，提高文档利用率，并根据查询访问情況，分析反馈给上级，或者补充相关的缺少资料。再次，关注生产运营情况，及时调取先前案例，供分析决策之用，如矿产企业，出现安全事故，之前的应急预案可以为处理事故提供很好的借鉴和参考。

三、结语

文书档案管理工作繁琐复杂，但是却是发展的记录，也是发展的成就。文书档案管理工作取得成就，离不开深刻的思想认识，强大职业素养和专业水准，行之有效的规范制度，先进的信息技术手段。发挥文档管理的效用，应当积极主动提炼文档资源，使之有助于企事业单位管理工作。对于矿产企业，尤其应当充分利用文档资源，使管理有提升，生产有提高，安全有保障。

（作者单位：中国人民解放军防空兵学院）endprint