二级管理体制下提高教务秘书教学管理策略研究<br/>——以广州城建职业学院为例

二级管理体制下提高教务秘书教学管理策略研究
——以广州城建职业学院为例

2017-09-15

福建质量管理 2017年13期

(广州城建职业学院广东广州 510900)

二级管理体制下提高教务秘书教学管理策略研究
——以广州城建职业学院为例

李丽芳周晖李灿彬

(广州城建职业学院广东广州510900)

二级管理体制下，二级学院具有更多办学主动权：包括人事权、财权、物资配置权、教学管理权、招生自主权等。其中教学管理权使用最频繁，教学工作是二级学院的中心工作，教务秘书作为二级学院教学管理一线管理人员，提高教学管理效率显得尤为重要。二级学院通过修订教学管理制度，制定教学工作操作流程；整合教务秘书工作内容,进行人员定编定岗；通过专业技能培训；发挥学生入党积极分子协助工作，最终达到提高教务秘书教学管理效率。

二级管理；教学管理；教务秘书

从2011年开始，为深入贯彻国家教育部、广东省教育厅有关高等职业教育改革发展精神，建立以教学单位为重心的管理机制，广州城建职业学院提出二级学院管理模式，逐步扩大二级学院办学自主权。[1]为整合教学资源，加强专业群建设，突出专业特色，进一步提高专业与课程建设水平和教育教学质量，扩大专业招生影响力，广州城建职业学院完成学科专业群重组，成立建筑工程学院、艺术与设计学院等7个二级学院，逐步使人事、财务、教学、学生管理责任落实到二级学院，并赋予相对等的权力。[2]广州城建职业学院不断探索二级管理机制，探索符合城建特色的二级管理，作为二级学院基层管理工作人员，教务秘书应与时俱进，加强业务学习，提高自身管理工作能力以适应二级学院工作发展。

一、二级管理体制下教务秘书工作状况

(一)教务秘书队伍情况

广州城建职业学院下设7个二级学院，分别是建筑工程学院、艺术与设计学院、经济与管理学院、外语外贸学院、人文学院、机电与信息工程学院、创业教育学院，每个学院里面有1-4个教务秘书不等，具体情况如下：

表1 教务秘书队伍情况

统计时间：2016年11月统计人：李丽芳

通过《广州城建职业学院教务秘书工作状况调查问卷》得出：广州城建职业学院现教务秘书共12人，性别均为女性，年龄介于25至35岁之间；学历情况大专以上，其中本科有10人，研究生1人；职称情况，中级有5人、初级有5人、无职称2人；从调查情况得出广州城建职业学院教务秘书工作队伍稳定，工作年限超5年以上的达7人。

(二)教务秘书工作内容

随着二级管理体制的执行，在二级管理下，教学管理重心也逐步下移，二级学院教务秘书承担的教务管理工作内容比以前要多得多，原来属于教务处工作人员的工作都下放给二级学院教务秘书执行。[3]比如秘书组织安排教研室主任检查教学任务落实情况，人才培养方案执行情况；检查上课进度，组织安排落实教师听课评课、学生评教评学活动；组织安排落实期末考试工作；组织学生转专业及学籍管理；各类技能竞赛组织辅助工作；[4]各类教研科研项目申报与验收辅助工作；课程建设、专业建设资料整理及档案管理工作等等。协助二级学院教学副院长落实下学期课程任务及课表编排工作，落实下学期教材征订相关工作；协助院长基金奖励统计及发放工作。总之，教务秘书工作内容繁多，数不胜数，而且二级管理体制下教务秘书工作责任重大，一身二用，即是学院教学秩序正常运行的管理者又是执行者。

二、二级管理体制下教务秘书工作存在问题

(一)管理工作受人为因素牵制，执行力弱

二级管理下，教务秘书身兼两职，既是二级学院基层管理者又是执行者。[5]教务秘书在行使管理权力时，容易受到人为因素干扰，因为教务秘书在管理工作过程中，既要考虑学院领导的办事方式和管理目的，同时也要考虑教师操作能力和接受能力。二级学院领导出于对教师利益的考虑，尽量方便教师，满足教师要求。如此一来教务秘书工作就经常陷入管理工作以人为本，人性化管理的人情区，从而导致各项教学管理工作滞后，工作安排缺乏执行力或者工作不能深入管理、又或者教务秘书怕得罪老师而不敢管理，导致教学管理工作只停留在表面功夫和形式美化上面。

(二)工作内容增加，出现管理空白区域

二级管理体制下，二级学院已不是单纯的教学管理单位，二级管理体制下二级学院管理职能已经发生变化，作为学院中心管理轴的学院办公室成员，教务秘书的工作内容也随之发生变化。除了教务秘书熟悉的教学运行管理工作外，其它科研项目管理工作、技能竞赛工作、校企合作、国际交流合作办学等都离不开教务秘书的协助，毫无疑问这样一来教务秘书的工作内容和工作范围就增加了许多。[6]面对一下子新增的工作内容和工作环境，教务秘书无所适从，教务秘书工作岗位职责上并不包括这些工作内容，从而导致这些工作被相互推脱或出现这些工作无人管理等空白区域。

(三)工作方式固化，凭经验办事

学校工作都有周期化的规律，每个学期教学工作安排都基本上是相同的工作程序和工作内容。在二级管理体制下，教务秘书进行教学管理工作时，很容易按部就班，安排工作任务时往往把往年的工作文件找出来改改发文时间，然后把文件下发给教师和学生执行，所以教务秘书工作时间一长，很容易使教学管理工作落入熟套，不考虑变通与创新，当面对新的工作环境往往也是不加以思考，凭经验办事，使得工作方式固化，墨守成规，缺乏与时俱进和创新精神，不利于工作效率的提高，更不利于学院二级管理的发展。

(四)工作劳累，心理负担重

二级管理，责权下放，但是更多的是责任和工作任务下放，作为二级学院的基层管理者和执行者的教务秘书而言，身上肩负的责任和工作量也更大。[7]看似一项普通日常的工作，却不能出现任何差错，其中包括一个数据，或者一个时间点，比如教务秘书要负责统计各类数据，包括教师工作量统计(关系到教师课酬发放)、教师教学与科研绩效考核数据统计(影响教师考核排名及教师是否继续聘用)等，这些数据都关系着教师的切身利益，任何一个数据出错，都将产生不良影响，关系到学院办公室做事作风和声誉。所以二级管理下，教务秘书工作责任增大、压力增加，不同程度出现身心劳累，心理负担过重情况。

三、造成教务秘书工作存在问题的原因分析

(一)二级学院缺乏本学院教学管理制度

二级学院成立后，各个二级学院在学校董事会和校领导的带领下忙于开展各项工作，例如招生工作、教学工作、竞赛工作、实训工作、科研工作、社会服务工作等，各项工作都有计划和任务目标，并且学校对各二级学院每学期进行一次考核，有考核就有排名，导致各二级学院之间形成激烈竞争局面，都急于出成果。所以各二级学院领导急于出成绩、搞特色，整日埋头苦干于科研项目工作、招生工作、教学工作等具体事项当中，无暇考虑建章立制问题。如今，各二级学院仍然使用二级管理前的学校规章制度，旧规章制度能用上的就套用，没有的就学院领导商量决定。二级学院缺乏本学院教学管理制度，遇到问题请示领导，条件允许情况下学院领导可以商量决定；但是遇到情况紧急的时候，往往也只能是一个领导做决定，这种没有规章制度的管理局限性、随意性很大，导致教务秘书工作很被动，受制于人为因素，不利于正常日常工作的开展。[8]

(二)教务秘书岗位职责不明确

广州城建职业学院办公室曾经在2010年编制过一本制度汇编，其中就有一篇是关于教务秘书岗位职责，职责里规定了做为系部教务秘书的工作范围。在2011年学院提出二级管理之前，这个对于教务秘书的岗位职责工作范围描述可以说是相当明确的，教务秘书的工作仅仅限于辅助系部教学主任落实教学管理工作，而当时系部教学主任的工作也只限于维持系部教学工作正常运行。然而，6年过去了，教务秘书的岗位职责却没有更新过。设立二级学院后，二级学院新增了许多工作内容，从宣传招生、组织自主招生考试到教学安排，再到顶岗实习、安排就业等一系列工作，无形中教务秘书亦增加了许多工作内容。如今教务秘书所承担的工作内容早已经超出学校人事制度规定的岗位职责，造成许多工作被互相推脱或无人管理等空白区域。

(三)教务秘书缺乏与时俱进工作技能

教务秘书习惯于以往的工作经验和工作方法，遇到工作任务，第一时间想到的是使用旧的方式方法处理问题，缺乏研究探索精神，对日常工作简单应付，同时满足于自身已掌握的工作技能和技巧。由于教务秘书岗位在人员招聘时对人员所学专业没有要求，只是对学历有要求，所以各教务秘书职业技能参差不齐，而且从事教务秘书岗位人员基本是女性，所学专业大多偏文科，她们只是掌握简单的办公软件系统，对很多经常遇到的工作问题无法自行解决，比如安装打印机、简单电脑问题的处理、文件格式的转换、网站维护与管理等，只能求助于计算机信息中心同事帮忙解决，不利于工作效率的提高，同时也造成进一步的依赖心理：事情总会有人帮忙解决，自己无需掌握，没必要学，因此造成教务秘书不主动学习，缺乏与时俱进的工作技能。

(四)工作量大，人际关系处于夹心层

二级管理下，教务秘书作为基层工作管理者和执行者，[9]工作任务量是相当大的，除了完成自身繁重琐碎的工作外，还要协助二级学院领导完成管理工作的执行，及时处理教师、学生、学院领导在教学管理过程中出现的问题，最后形成总结文字通报。[10]由于教务秘书工作身份特殊，在工作当中起桥梁沟通作用，在人际交往关系当中处于夹心层位置，教务秘书工作上对学院领导负责，下对学生负责，同时与教师之间既是同事关系又是上下管理关系，所以工作中要谨言慎行，充分考虑。教务秘书在处理问题时要合理把握分寸，既要考虑学院立场，也要考虑教师利益，同时还要考虑学生需求，处理问题要起润滑剂作用，不能把问题激化，因此教务秘书工作因工作性质所承受的心理负担是很重的，需要考虑的因素很多。[11]

四、二级管理体制下提高教务秘书教学管理能力的策略

(一)完善二级学院教学管理制度，制定教学工作操作流程

二级管理下，二级学院有更多教学管理自主权，二级学院可以根据学校教学管理制度，按照学院的实际情况制定并完善适合自己学院的教学管理制度。例如：教学计划实施制度、调停课与通知制度、顶岗实习管理制度、成绩管理制度、学籍管理制度等。[12]

教务秘书在二级学院教学管理制度下积极发挥个人主动性，提前制定出属于自己工作范畴内的各项教学工作操作流程。比如考务秘书岗位，应该制定出考试安排工作流程，考后批改试卷流程，成绩录入操作流程，考试资料上交流程等，使得各项工作能及时统筹安排，能提前发现问题并解决问题，这样做的好处是在方便教师工作，规范教师教学工作的同时，也是在提高教务秘书的工作效率和教学管理能力。[13]

(二)整合教务秘书工作内容，针对不同工作内容，进行人员定岗定编

到目前为止，广州城建职业学院实行二级管理已经满一年，二级学院的工作内容基本固定，那么教务秘书的工作内容就可以进行归纳整合，归纳如下表：

表2 秘书工作内容与职责

归纳时间：2016年11月归纳人：李丽芳

针对二级管理下教务秘书工作整合内容，二级学院可以按照《关于“三定一聘”工作》的文件精神，对教务秘书进行人员定岗定编。教务秘书人员配备按满工作量设置：即按照1800名学生配置1名教务秘书的标准设置岗位。简单计算公式为：学生规模/1800=需配置的教务秘书人数，计算结果不足1的按一人配置，得出各二级学院教务秘书人员配额表如下：

表3 教务秘书配额表

制表时间：2016年11月制表人：李丽芳

由此可见，各二级学院可根据教务秘书人员配额表进行人员招聘，然后根据整合后的教务秘书工作内容对人员进行岗位设置：可以设立课务秘书、考务秘书、科研秘书、实践教学秘书等相对独立或综合的秘书岗位，同时可考虑教务秘书之间每两大学年熟悉本岗工作后进行岗位轮换，使得二级学院秘书都能做到教学管理工作技能全能、业务全能，从而达到提高二级学院教务秘书教学管理能力的目的。[14]

(三)加强教务秘书工作技能提升

二级管理体制下，二级学院教务秘书工作内容更庞杂，学院对教务秘书的要求更高。[15]因此，二级学院应加强对教务秘书教学管理工作技能培训，如开展OA办公软件，OA教学管理系统，正方排课系统，实训教学平台，数据采集平台，教考分离题库系统，得实平台在线课程建设等专门培训会，提高教务秘书教学管理综合能力。同时，教务秘书本人也应与时俱进，要有危机意识，在完成日常岗位工作后，要想方设法利用一切空余时间主动提升自己的学历，提升自己所属岗位应具有的工作技能能力，养成完成一项工作后及时总结经验的习惯，为下一次提高教学管理工作能力而做出努力。

(四)组织学生入党积极分子或预备党员成立秘书部，分担教务秘书工作

二级管理下，各二级学院有独立的学生党员组织支部，二级学院可以通过发展入党积极分子或预备党员加入党员之家秘书部，通过培训后协助学院教务秘书工作。

二级管理下，教务秘书应该发挥积极的主观能动性，主动与二级学院负责学生党员工作的辅导员进行沟通协调，挑选符合办公室工作：做事认真细致、形象过关的优秀学生，通过岗前培训协商制定出符合学生课余时间的《办公室值班安排表》。

二级管理体制下，提升教务秘书教学管理工作能力主要从两方面提升。[16]其一是从二级学院领导层面为教务秘书提供专业的教学管理技能培训；其二是教务秘书本人发挥主观能动性，通过自己各方面努力，从而提升自身教学管理工作能力。

[1]吴代夫.地方院校在二级管理体制下院系职能的转化[J].中国科教创新导刊.2010，(1):8.

[2]刘昱.我国地方高校二级学院管理模式创新研究[J].湘潭大学.2010.

[3][5]张教赟.新时期高职院校教务秘书激励机制研究[J].职业教育研究.2010，(4):53-54.

[4]黄艳仙，黄敏.构建二级学院教学督导监控教学质量机制[J].广州化工.2014,(7):233-235.

[6]仇伟.二级管理体制下高校教学秘书工作的落脚点[J].佳木斯教育学院学报.2011，(1):85-86.

[7]张娜.浅谈校院两级教学管理模式的优劣势[J].时代教育.2015,(1):93.

[8]王峰.高校二级学院教学管理模式多样化的探索[J].中国电力教育.2010,(9):54-56.

[9]闫炜，李建学.高校教学秘书队伍建设初探[J].甘肃科技纵横.2011,(3):168-170.