单位档案管理信息化建设发展路径分析

范桂泉

摘要：主要探讨了我国事业单位进行档案管理信息化建设的意义与信息化建设过程中存在的问题，并针对存在的提出了一些系列的解决措施，希望能够帮助我国事业单位快速实现档案管理信息化建设。

关键词：单位档案管理；信息化建设

中图分类号：F27文献标识码：Adoi：10.19311/j.cnki.16723198.2017.24.024

随着互联网技术的发展，很多行业都开始了信息化的改革与转型，信息化逐渐渗透到人们生产与生活的方方面面，因此，事业单位档案管理进行信息化建设也是社会发展的必然趋势。我国事业单位为了保障档案管理工作的规范化与科学化，逐渐开始实行无纸化办公，对档案管理进行信息化建设。但是建设过程中存在的很多问题严重影响了档案管理的时效性与管理效率，对事业单位档案管理的长远发展也产生了一定的负面影响。为了加快推进我国事业单位档案管理信息化建设的步伐，我们必须要找出事业单位档案管理信息化建设过程中存在的问题，并加以解决

1事业单位档案管理进行信息化建设的意义

1.1信息化建设能够延长事业单位档案的使用期限

隨着社会的发展，我国的事业单位要处理的社会事务越来越多，这些事务一般都会作为事业单位的档案保存下来，随着档案的日益增多，事业单位的档案管理也面临着越来越复杂的档案管理环境，在这种情况下，事业单位怎样进行档案管理，提升档案的使用年限，是每一个事业单位都应当重点考虑的问题。在事业单位的档案管理过程中，使用信息化的档案管理方式能够有效解决传统的纸质档案容易受环境破坏的问题，使用信息化技术对事业单位的档案进行管理能够大大降低档案管理成本，减少对物理空间的使用，降低档案管理的资金投入。事业单位实行信息化档案管理方式能够降低使用过程中破损与丢失等风险，实现对档案更加长久与安全的保存。

1.2信息化建设能够提高事业单位档案管理的服务效率

在传统的纸质档案管理时期，档案的管理效率非常低，要想查阅档案需要经过非常繁琐的手续，许多档案信息也存在着不够准确的问题。对事业单位的档案管理进行信息化建设能够极大的提高档案的使用效率，在信息化的档案管理过程中，档案可以采取标准化的方式进行管理，从数据的采集、录入与查阅，都有一套固定的模式，这样一来，能够在最大程度上保证档案信息的准确性与完整性。数字化环境下的档案能够进行高效的查阅与调取，我们可以使用计算机通过输入关键字实现对档案的快速读取与查询，这种方法使用起非常简单，便于操作，能够帮助使用者快速找到所需信息。计算机技术还能够为档案管理提供强大的数据支撑，方便对档案的管理与使用。信息化环境下的档案可以在取得授权之后轻松进行复制，方便档案资料的传递，能够延长档案的借阅时间，提高事业单位档案服务的水平。

2我国事业单位进行档案管理信息化建设所面临的问题

2.1缺乏必要的资金投入

由于我国很多事业单位的档案管理信息化建设都是处于起步阶段，很多事业单位都向加快建设档案管理信息系统，但是又缺乏必要的资金投入，所以资金也成为很多事业单位进行档案管理信息化建设的瓶颈。这种情况严重阻碍了事业单位档案管理信息化建设的步伐，因此，只有有了稳定的资金来源，事业单位档案管理的信息化建设才能够获得有力的支持，实现信息化的稳定建设与发展。各事业单位要强化档案管理信息化建设的资金保障，这样才能够促进档案管理信息化系统的开发。

2.2我国事业单位缺乏专业的档案管理信息化人才

制约我国事业单位档案管理信息化建设的另一个重要问题就是缺乏专业的信息化人才，我国事业单位现有的档案管理人才一般年龄都比较大，在业务能力与技术方面的水平不够高，这对于档案管理的信息化建设十分不利。我国事业单位的档案管理人才也缺乏必要的学习与培训途径，没有办法及时更新自己的信息化专业知识，这对于档案管理的信息化建设也是一种很大的限制，阻碍了我国事业单位档案管理信息化的建设。在我国目前的事业单位档案管理人员考核方式中，仍然使用传统的考核办法，这既显示不出档案管理人员的信息化水平，也没有办法促进档案管理人员主动学习信息化管理知识，对于档案管理人员的信息化发展来说非常不利。因此，为了促进我国事业单位档案管理信息化建设，必须要把引进与培养专业的信息化档案管理人才作为事业单位的一项重要工作，努力引进信息化档案管理的专业化人才，提升单位档案管理人员的专业信息化管理水平，满足事业单位档案信息化管理的现实需要。

2.3我国事业单位的信息化档案管理缺少稳定的平台

目前，我国很多事业单位的信息化档案管理平台都是处于开发建设的初级阶段，不能够充分发挥信息化平台的特色服务和效率，我国的档案管理缺乏广泛兼容性的信息化管理平台，很多平台都只能够为单位内部人员提供服务，没有办法与上下级部门形成有效的数据连接。我国很多事业单位之间所建设的档案信息化管理平台标准也不够统一，不仅满足不了当前的档案管理工作，而且对未来的档案信息化管理也形成了非常大的阻碍。在目前的情况下，我国很多的档案管理信息化平台容易发生故障，更新换代的速度也比较慢，跟不上现代互联网发展的需要，档案管理技术与现代以云存储为代表的现代信息技术存在着很大的差距。我国的事业单位档案管理存在着较大的安全风险，在抗风险方面做得也不够完善，这些因素都在一定程度上阻碍着我国事业单位档案管理信息化的发展。

3我国事业单位档案管理信息化建设的策略

3.1提高档案管理人员的信息化水平

我国事业单位要想快速实现档案信息化管理的目标，首先应当加强单位内部档案管理人员的信息化水平，事业单位要根据自身对档案管理信息化人员素质的需求，定期开展针对档案管理人才的培训工作，全面提高事业单位内部档案管理人才的信息化水平。事业单位要为档案管理人才提供一定的晋升途径，提升他们的学习积极性，使用更好的人才管理方式，提高档案管理人员的信息化实际应用水平，提升事业单位档案管理的信息化建设速度。事业单位要想引进专业的信息化档案管理人才，就必须拓宽档案信息化管理人才引进的渠道，依靠先进的技术人才提高事业单位档案的信息化管理水平。在二十一世纪，人才是第一生产力，事业单位要加强档案管理信息化人才的引进与培训，这样才能帮助事业单位更快的实现档案管理信息化建设。endprint

3.2完善事业单位档案管理信息化的硬件设施建设

完善的硬件基础是开展档案管理信息化建设的前提条件，事业单位要在原有的硬件设施水平上进一步提高档案信息化管理的硬件设施水平，为档案管理的信息化做好充分的准备。事业单位首先要为档案管理的信息化建设提供必要的场地，尽可能的使用高配置的计算机系统与互联网通信设施，引进较高技术水平的档案管理信息系统，这样才能够在未来的发展中不至于很快被淘汰掉，可以节省因系统维护或者更新换代而产生的成本费用。事业单位还要采取必要的措施保证信息技术设备的安全性，采用那些安全性加好、性能优良、数据不易丢失的现代互联网设备，考虑通信设备的安全性是硬件设施选择的基本原则，在考虑硬件设施安全性的基础上，还要提高设备的性能，保证设备在使用过程中的便捷性与耐久性。事业单位在选择硬件设施时要充分考虑在未来一定时期内的发展需要，给未来的发展留出足够的拓展空间，这样不但可以节约很大一部分成本，还有利于事业单位在未来一定时期内的档案管理信息化建设。

3.3建立现代化的档案信息化管理制度

事业单位要建立一套符合档案信息化管理要求的顶层制度设计，这样才能更好的促进档案管理的信息化建设，要明确事业单位内部各级领导、员工以及档案管理人员的具体职责，使事业单位内部的所有员工形成档案信息化管理合力，全面提高事业单位内部的档案管理水平。事业单位要从自身的实际情况出发，分别考虑信息化档案管理的实践性、安全性与可操作性等方面，制定出一套系统的信息化档案管理制度。事业单位内部还要建立一个专门的监管部门，对档案管理的信息化制度进行监督与管理，保证档案管理信息化制度的执行，同时对于制度中不合理的地方要进行必要的修改，此外，事业单位还要按照一岗双责的原则对档案管理人员和事业单位内部其他工作人员的责任进行明确，在事业单位内部形成一种人人关注档案信息化管理的氛围，发挥集体的力量，全面推进事业单位档案管理的信息化建设。

3.4对档案管理信息化建设进行合理规划

信息化建设是一项长期、复杂的系统工程，事业单位的领导者要转变原有的档案管理理念，利用现代化的技术与设备，制定一个科学的档案管理信息化建设规划，全面提高事业单位档案信息化管理水平。事业单位应该在充分调研的基础上，加强对档案信息化管理的规划工作，从事业单位的主营业务出发，充分发挥信息化档案管理对事业单位主营业务的高效服务作用。事业单位要把提升档案管理效率作为档案管理信息化建设的核心工作，最大程度的提高现有档案管理制度的工作效率，使事业单位的档案管理信息化平台尽快发挥出应有的作用。做好安全与保密工作对事业单位的档案管理来说非常重要，这是对档案管理信息化建设的基本要求，只有在加强网络安全的前提之下，才能够充分实现档案数据共享的目的。

4结语

随着科技的发展与进步，事业单位必须把档案管理信息化建设作为一项重要工作来抓，要想实现档案管理的信息化，事业单位就必须加强资金、人力、物理等各方面的投入，在进行档案管理信息化建设时，要采用科学、合理的管理方法，建立一个符合事业单位未来发展需要的科学档案管理体系，推动事业单位档案管理的全面發展。

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