法制声像档案数字化管理策略探析

邢东勇　王岩峰

摘 要：信息技术的不断发展使得法制声像档案的管理工作也逐渐朝向数字化的方向发展。基于此，本文分析了法制声像档案数字化管理中存在的风险，阐述了风险控制以及图片、录像、光盘、声像档案的数字化管理这些法制声像档案数字化管理策略。

关键词：法制声像档案 数字化管理 电子档案

引 言

随着现代信息技术的不断更新，档案管理工作也不断朝着数字化的方向发展。相比于纸质档案，声像档案主要以图片、音像以及影像资料等形式存在，文字只是辅助的手段。法制声像档案将重要的事件以最为直观的形式记录了下来，有着十分重要的保存价值。所以，推行法制声像档案数字化管理，延长其保存的时间、数量以及质量有着十分重要的意义。

一、法制声像档案数字化管理的风险分析

（一）数字化格式转移的迁移风险

对于法制声像档案的保存来说，格式的转换有着十分重要的意义。在通常情况下，法制声像档案的格式转换就是将压缩格式转换为另一种格式。这就意味着在转换中，需要将法制声像档案先进行解压，然后在进行压缩[1]。在这样的格式转化过程中，很可能对法制声像档案的完整性以及真实性等都造成一定程度的影响。举例来说，WAV格式是法制声音文件的源文件，由于其占据的空间较大，所以相关管理人员会在实际保存工作中将其进行压缩，但是这样很可能会造成文件二进制数据流配置的破坏。

（二）數字化硬盘存储的设备风险

在法制声像档案的数字化管理过程中，多数的影像信息会存储在硬盘中。但是，一旦硬盘出现老化的现象，则必然会出现法制声像档案的损坏或丢失。所以，在进行法制声像档案的数字化管理工作中，相关工作人员必须要对数字化硬盘存储风险进行有效的控制。在进行数字化声像档案的硬盘存储时，由于存储的时间相对较长，则很有可能出现声像档案资料的丢失，有些声像档案甚至会出现无法打开的情况。

二、法制声像档案数字化管理的策略

（一）图片的数字化管理

现阶段，档案管理中保存着的法制图片档案包含纸质档案以及电子档案两种。在进行法制声像档案的数字化管理时，如果纸质档案的数量较多且内容相对丰富，则可以使用电子扫描仪对其进行分批次的扫描。可以将相关纸质档案划分出不同的等级，对于重要程度较高的图片纸质档案首先进行扫描。同时，每一份纸质档案在扫描结束后，都要第一时间的配以说明的文字，例如图片拍摄的时间、地点、事件以及图片的基本信息等等，这样能够为后期的分类以及管理工作提供参考，使其工作更加方便。而对于电子档案，则可以直接将其上传到档案管理软件中，利用管理软件实现自动化的管理。

另外，对于一些年代较为久远或是清晰程度相对较低的图片，可以使用PS等图片处理软件对其首先进行修复，在进行分类保存管理。

（二）录像、光盘的数字化管理

在法制声像档案中，还存在着一定数量的以传统载体为基础的声像档案，也就是以录像带以及光盘等为代表的法制声像档案。对于这些档案进行数字化管理中，工作人员可以充分利用计算机技术，将其转化为数字信息并保存进计算机的硬盘中，实现档案资料的长时间存储。数字化的法制声像档案的管理方式能够提升管理工作的便利性以及快捷性。

将录像、光盘等传统法制声像档案转化为电子档案后，可以将每一份电子档案编制出唯一的文件号码、分类号以及档案号，使得后续的管理以及查找工作更加的便捷。在数字化转换的过程中，也要重视起源文件的作用。为了提升传统法制声像档案的保存年限，不仅要进行电子档案的备份，还要对源文件进行妥善的保管。

（三）声像档案的数字化管理

相关管理人员在进行法制声像档案的数字化管理工作中吗，要对相关管理技术以及设计的实际应用进行充分的重视，要成立专门的研究小组，对法制声像档案的数字化转化进行深入的探究，并确定不同分工的管理人员的工作标准。同时，法制声像档案的管理部门还要制定出档案数字化转化与管理工作的时间表，对于转化过程中出现的问题进行第一时间的处理。另外，相关管理人员还要对已经完成数字化转化的法制声像档案进行定期的复制以及转存处理，使得法制数字化声像档案保存的时间更加长久。

（四）法制数字化声像档案迁移风险的控制

在法制数字化声像档案的迁移过程中，档案内容被损坏的概率较高，所以相关管理人员必须对迁移过程中的风险进行控制。在进行档案迁移的过程中，相关工作人员以及充分的利用国家制定的标准，即《电子文件归档与管理规范》GB/T18894-2002，使用WAV、MP3、MPEG、AVI这些统一的格式对法制声像档案进行存储和管理[2]。同时，也要在档案载体的外部标注统一的管理编号，方便后续的查找与使用工作。这种统一格式的保存方式能够最大程度的保证档案信息的长期可读。

目前，我国已经进入了大数据时代，在法制声像档案的管理工作中，相关管理人员也可以利用大数据管理方法，对大容量的硬盘、网络云盘等载体进行充分的利用，进行档案信息的有效备份，提升存储的时间。

（五）法制数字化声像档案硬盘存储风险的控制

在进行法制声像档案的数字化管理中，多数的电子档案都被存储在硬盘中。这意味着，硬盘的安全性以及可靠性直接影响着电子文档的可取、可读以及可利用性。为了有效的控制硬盘存储风险，相关管理人员可以充分利用硬盘健康安全监测技术，实现在用户对硬盘中的法制声像档案进行查找与使用的同时，对硬盘的运行状态以及安全性进行检测。可以使用自监测、分析以及报告的相关技术，对磁盘、磁头等进行监测，一旦发现异常情况，则可以自动发出警报，降低硬盘的运行速度，并将重要的档案资料转移到安全扇区，或对文件进行备份。

总 结

综上所述，在进行法制声像档案的数字化管理中，存在着一定的风险。相关管理人员在完成对档案迁移风险、硬盘存储风险的控制基础上，还要进行图片、录像、光盘、声像档案的数字化管理，做好备份工作，并重视源文件的保管。这样的方式提升了数字化管理的水平，延长了档案保管的年限。

参考文献：

[1] 周成龙.数字化背景下声像档案管理的难点及对策[J].兰台世界，2017（08）：57-60.

[2] 王雪飞.数字化背景下声像档案管理的若干思考[J].大众科技，2011（10）：247-248.

作者简介：邢东勇（1974-11-18）， 男，民族：汉族。工作单位：四平市人民政府法制办公室。 王岩峰，在吉林省伊通满族自治县营林调查设计队工作。助理馆员