浅谈如何抓好档案管理

李萍

摘 要：档案属于重要的原始性记录，对于见证各种重要的事实关系，对于反映一个单位有哪些工作内容和取得哪些工作業绩来说，是历史性证明材料，具有十分重要的作用。本文主要简析了档案管理的重要性，并对如何加强档案的管理与保护进行探讨。中国论文网

关键词：档案管理 重要性 维护 安全

对档案进行准确定义的，较权威的是《中华人民共和国档案法》。其核心，在于价值性和历史性。档案转化自有形的各种原始记录类材料，其历史价值是非常重要的，因此，保护好各类档案责任重大。同时，档案管理的规范有序也是最基本的要求。

1充分认识档案管理的重要性

首先，档案属于原始性记录，它是一个单位整个成长和发展历史的真实性反应，可以实现对重点标志性事件有据可依和有证可查。当前，社会已经进入到高速发展时期，档案的作用更加重要。以人事档案为例，由于人员流动率高，就带来了人事档案管理方面的问题。如果一个单位的档案管理过硬，则可以使其成为一座坚固的桥梁，成为保证工作正常有序开展的坚实基础。第二，档案还为我们分析和统计历史数据，做出工作发展的方向和趋势性判断，验证我们的决策，为如何进一步开展以后的工作进行政策性调整提供依据。第三，档案对于一个单位来说，是一个重要的成长记录，体现了单位的文化积淀，体现了单位的内涵，是单位外在良好形象展示的窗口。

2档案管理与保护是法律的根本要求

我国的《档案法》规定了档案管理的基本原则，即：1、统一领导；2、分级管理；3、维护档案的完整与安全；4、便于社会利用。

2.1由单位负责人进行统一领导。档案管理是一项系统性工程。从档案管理的历史而言，主要存在一些共性的问题。如领导的重视程度不够，现代化意识需要进一步加强，专业人才力量不足，资金投入少，设备老化技术落后等。作为档案管理人员，为改变这种现状，应该从以下方面来努力。一是要做好本职工作，使领导真正认识到这项工作的重要性；二是要加大宣传力度，使领导在潜移移默化当中提升档案管理的法制意识；第三，要加强交流，使档案管理工作被周围的同事所认可，进而促进工作的有效性开展。

2.2加强档案的集中化管理。一个单位不论大小，其形成的档案数量和种类都是很多的。如，既包括了人事档案，也包括了文书档案以及财务档案和专项档案等。因此，加强档案的集中化管理，实现专人专业化管理，对管理企业是大有好处的。这样，不但可以得到企业领导的重视，避免档案管理投资方面的重复性，达到有效地降低成本的目的，还会使先进的设备能最大限度的发挥优势，减少档案在安全管理方面的难度。

2.3强化档案的日常维护。日常维护是档案管理当中最重要的组成部分。档案管理方面，较突出的要求就是要做到其具备完整性，确保真实性和时效性，还要保证其规范性，这都需要在日常工作中加强维护。全面完整性，是数量、质量和完好三个方面。即：要避免档案在数量不缺、质量上更良好和原貌不受任何损害。 这方面，需要加强档案管理人员综合素质和法律意识的提升，不断加大专业培训的力度，做到将最放心的人放在最不放心的岗位上。

2.4要做好档案的安全防护。档案安全方面，主要是保护其本身不受到任何损害，重点是要做好重点隐患防护工作。具体说来，就是要做到“防火、防水、防潮、防尘、防虫、防霉”，以使档案寿命延长，保证档案的安全。此外，还要避免档案被人为性故意破坏，避免出现被盗失窃现象。特别是近年来电子档案的大量出现，更应该重点避免电磁类的伤害。对于档案管理所用的电脑及其各种数字化档案，都应该坚持进行规范化加密处理，还要安装360度的无死角高清摄像头，坚持“人离锁落”，做到档案室的定期性清点检查。

2.5抓好档案的有效利用。档案利用，是做好档案管理的主要目的之一。作为档案利用者，可能通过多种方式，查找到其所需要的档案资料，实现更好的服务于社会，满足单位及个人需要。要做到档案的有效利用，主要应该在收集、审查和分析方面做实实在在的工作，最大限度的避免发生错档、失档和乱档现象。

如，在收集阶段，要保证收集到的档案完整，严格把关，保证其真实性、完整性，做好审查；在归档之后，要坚持严格规范，避免在档案借阅过程当中产生损失。此外，还要采取多种方式提高档案的利用效率。如，可以采对针对性的文件目录编排方式（可按文号、人名、分类、专题等）。还要充分发挥档案在促进企业未来发展中的借鉴作用。如：可通过统计历史数据，了解员工离职的原因具有哪些共性等。这样，可以使管理者进一步反思企业在管理当中存在哪些缺陷，需要从哪些方面进行完善；同时，通过员工的流动方向，还可以从侧面了解同行业具有哪些优势，对本单位起到学习借鉴的作用等。

3结束语

综合以上所述，档案是一种具有重要历史价值的资料。加强档案管理，其目的在于做到档案服务和档案利用工作。因此，既要充分认识到档案管理工作的重要意义，也要坚持在管理工作中，提升档案管理与实际的贴近度，使挥档案的服务作用发挥得更好，我们应高度重视这项工作，使档案工作不断再上新台阶。

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