会计档案电子化管理问题与创新

宋阿文

摘要：档案是记录科研院所相关信息和数据的重要载体，是开展科研工作，维护单位合法权益的重要工具。随着现代科技的不断发展，信息化、电子化已经成为时代发展的主要趋势，作为经济活动主要“记录者”的会计档案也逐渐向电子化管理的方向迈进。会计档案电子化管理的实施极大地改善了信息管理的水平，提高了档案信息的利用率，因此对会计档案的电子化管理应给予重视，不断创新管理方法。本文主要对目前会计档案电子化管理中存在的问题及相应的创新措施进行了分析。

关键词：会计档案；电子化管理；问题；创新

1 档案管理的必要性与重要性

档案管理反映了一个单位或企业的发展历史，是重大事件的见证者。尤其对于我国党政机关与国有企业来说，档案记载了他们在不同发展阶段的不同密级的资料与信息。这些资料与信息都涉及重大决策的实行与重大事项的公布。另外，档案管理也是衡量工作人员办事效率的关键指标，是促进办事人员提高工作质量的有利武器。档案作为重要信息的记录载体，记载了重大的历史事实与事件，是还原历史真相，保证公平公正的重要凭证，因此，科学规范地对档案进行管理，有益于单位或企业乃至于国家的协调与发展。

2 会计档案电子化管理存在的问题

2.1 会计档案的完整性不够

虽然目前我国大部分高校都已逐渐意识到电子化对于会计档案管理的重要作用，对于会计档案的电子化管理已经较为普遍，但是由于时间原因，学校对此类问题的重视度不够，会计人员对电子化的概念及计算机方面的内容了解的较少，相关方面的经验更是短缺，从而导致在实际操作的过程中经常会出现失误现象。有很多高校的会计人员并没有建立电子化的意识，只对纸质打印的材料进行保存，而忽略了利用计算机进行信息的存储，从而使会计档案的完整性存在较大的问题。

2.2 管理制度不完善

当前的电子会计档案一般都是财务软件的管理人员进行保管的，但是这些工作人员并不是专业的档案管理人员，在进行电子档案的管理中，经常会出现管理不到位的情况。而在会计电子档案的管理过程中也没有完善的管理制度，工作人员的职责不明确，管理没有规范的流程，具有很大程度的随意性。因此在管理中经常出现档案的丢失或是归类错误，无法查找等情况，给档案的使用造成了很大的不便，使得档案无法发挥其应有的作用。

2.3 电子档案的安全問题

电子档案以数字化的形式存储在服务器中，受环境、机械损伤等因素的影响容易失真和损坏。电子档案传输存在网络安全问题，网络快速的发展使电子档案在更大的范围内得到了共享，档案信息传递更加方便。但是网络黑客和计算机病毒也增加了系统管理的风险，一旦网络保护措施不当，电子档案很容易被删改，就会出现信息传递泄密和档案信息遗失的问题。

3 会计档案电子化管理的创新发展

3.1 建立完善的存档制度

相较于传统的存档方法，电子化的管理方法更容易对档案信息的真实性造成一定的威胁，而且当信息被篡改的时候也不易被发现，这就要求高校要建立完善的存档制度，保证会计数据的计算是合理的、完整的，而且建档的手续要齐全。会计人员在进行信息的存储时要进行仔细的计算，反复核对信息的真实性，报表及原始报销单据必须有相关领导的签名和盖章，确保会计档案的合法性。最后，会计人员要将记录的信息及时更新在计算机上，以备后续的核对和查询。另外，在对会计档案进行电子化管理的同时，要保留最原始的纸质凭证，其中月账单、现金日记账等信息需要每天进行打印，以供核对，当遇到突发情况而不能正常打印时要将会计信息添加到打印，打印页面要由操作人员进行签字。

3.2 加强档案电子化管理的安全建设

答案对单位信息进行了记录，具有非常重要的意义，而且对于维护单位的信息安全意义重大，所以档案电子化的安全管理需要从以下方面进行分析需要从以下方面进行分析：一是要做好纸质档案和电子化档案的共同管理，在出现数据丢失的时候可以使用到纸质档案；第二，要对文件的信息管理进行严格的规范，通过管理部门建立比较完善的安全管理體系，避免出现数据泄露以及重要信息对外公布的行为。

3.3 提高档案管理人员的素质

首先要提高档案保管人员对档案重要性的认识，要让档案管理人员明白，财务档案包含了许多重要的数据，在企业的经营和发展中都是不可或缺的，向档案管理人员强调档案的重要性，防止管理人员在管理中出现随意性。其次是规范管理人员的操作，例如在磁盘提交过来之后及时进行备份，明确不同档案的位置，以方便维护和查找等。企业要加强管理人员的培训，对管理人员进行适当的财务专业知识的培训，在管理档案时更加的方便，另外也要加强其自身素质的培养，才能有效提高工作效率，防止工作中出现误差。另外企业也要招收专业的计算机网络人才，对系统进行定期的维护，保障档案信息的安全。

综上所述，科学有效地进行档案管理不仅有利于档案的良好保存，也可促进档案管理部门业务水平的提高，同时，也为企业与单位对档案的调用做好了充实的准备。要在新形势下促进档案管理的电子化与信息化，促进档案朝着更加规范化的方向蓬勃发展，为国家的发展与社会的进步作出贡献。

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