强化人事档案管理优化人力资源配置

赵新婷

摘要：人才是企业发展的最大动力来源，尤其是近几年来，企业领导越来越重视对人力资源的管理，人事档案对体制编制、预测人才需求量、优化配置结构、提供数据等方面具有很大帮助，还有利于设定人才招聘的具体标准、规划企业所需人才、分析人事档案等意义不浅。本文就企业人事档案与人力资源管理优化配置的意义以及企业人事档案与人力资源管理实现优化配置的主要措施做简要探讨，希望能够为企业发展做出贡献。

关键词：企业人事档案；人力资源管理；优化配置

一、加强企业人事档案管理与人力资源管理优化配置的作用

全面精准的人事档案更企业内部结构健全的表现，是企业人性化管理，高效率管理的重要手段。它能及时有效的掌握企业人力信息，为上层决策层提供详实有力的第一手资料。

（一）有利于人力资源开发

在很多事业单位中，员工职业的岗位确定及人员的编制都需要参考人事档案中的信息，而且利用、培养和选择人才时，也要借鉴档案信息。单位员工的工龄、特长以及与其有关的能力都在档案资料中有所记载，清淅、完整的档案便于人力资源部门对人员加以筛选，企业在委任员工相关职务和选拔人才时也会有所依据，遵循“任人唯贤”原则，对工作人员职务、岗位的安排也能够更加合理。所以从长远来看，此举便于员工能力的发挥和潜能的开发。

（二）人力资源配置结构得到优化

人事部门可以通过档案找到工作人员一切信息，便于提高人才管理效率。同时，企业调度人事的过程中，同样可以参考档案材料，根据员工的职业素质、工作业绩、专业水平。将他们进行合理的安排，尽可能让所有员工都能够找到适合自己的岗位，以最大效率完成工作。员工人生价值的实现、潜能的激发和发挥都可以通过人事档案来实现。充分利用人事档案有利于实现企业发展的可持续性，这是企业人事档案与人力资源管理优化配置最根本的意义。

（三）保证人力资源的科学和合理性

企业内部管理因素是影响人力资源分配的主要原因所在，企业管理部门要想了解自己员工情况，在很大程度上需要依靠人事档案来完成，在这个基础上，还能够为企业短期、长期发展制定合理目标，对企业需求量的预测和估算更加合理、科学，以此来实现企业平稳、连续发展。

（四）有利于企业长远发展规划的制定

企业选人、用人的基础就是人事档案，它是管理人才的前提和依据。企业通过对人事资料做全面了解和分析，才能真正掌握企业内部工作人员的具体信息，企业现阶段所需要的相关人才才能在工作人员中一一被选拔出来，做到人尽其才，进而使企业的竞争力得到全面提升，人力资源得到深度开发。

二、依据企业人事档案实现优化配置的主要措施

实现企业人事档案管理优化配置措施多种多样，首先要加强企业决策层对企业人事档案管理工作的重视，因为人力资源管理对优化企业资源配置方面有重要的作用。在信息化建设下，企业不断完善加强一体化管理模式，通过创新人事档案管理方式和手段，促进人事档案信息及時更新。以下做具体介绍。

（一）加强对企业人事档案与人力资源管理优化配置重要性的认识

当前我国企事业单位已进行了大范围改革，原来存在的“铁饭碗”经营模式已经不复存在，所以企业员工会面临调动、晋升、发展等诸多问题，如果以上提到的信息没能在人事档案中一一记载，就没办法公正、客观的评价每一位员工，更不能从整体上对他们的个人能力和素质做一个综合考评，因此，人事科的工作人员和事业单位的管理人员应该对这方面做到全面认识，明确人事档案在员工晋升、考评当中的意义，以及考核人力资源时候发挥的重要作用。同时，要责任到人保证企业内的人事档案不断更新，保证其客观和真实性。

（二）推进信息化建设的不断完善

当今，人们更加重视信息化的管理建设，因此为了顺应时代的要求，人事档案的管理也应该进行信息化的管理。有效地运用并进一步学习互联网信息技术是进行信息化管理的重要优势所在，进而使人事档案的管理工作能够更加高效的操作，并能够使人事档案的管理工作更加完善高效。

（三）加强管理的一体化

为了能够进行信息化的管理人事档案，建立相应的管理过程是不可忽视，人事档案的电子化管理必须采用科学先进的管理方式，这样才能够进一步保证更有价值并更加准确全面的人事资料，并且还能够进一步保证人事资料信息的安全和保密性，防止相关重要信息的泄露，进而使相关的资料信息能够更加高效快速的进行传递。在计算机以及信息化网络的支持作用下，对于人事档案管理的各方面，例如档案的传递、信息资料的查询、档案的分类以及档案的管理等各方面，信息化的建设可以得到充分的利用，这样就能够实现一体化的有关查询、使用、保存、派发、接受以及接受相关档案资料的管理工作[3]。

（四）创新人事档案管理方式和手段

在进行信息化建设过程中，建立人事檔案管理的信息化平台是不容忽视的一点。与此同时，人事化档案管理的信息化要有相应的管理软件，就是这里所说的人事档案管理的信息化平台。除此之外，在人事档案管理系统的实际操作以及运行方面，加强相关工作人员的理论学习以及实际情况方面的培训，进而在最大程度上优化人性化的安排，并提高相关工作人员的实际操作能力。

（五）促进人事档案信息的及时更新

随着信息技术的不断革新，人事的信息资料也在逐年有变，随时掌握第一手资料，是人事档案管理工作深入实际的表现，也是人力工作创新的表现。这是因为信息之间的进一步沟通在人事档案资源的管理建设过程中是不可缺少的，这不仅仅需要人事档案部门与各部门建立良好的沟通机制，更要求人事档案管理者要积极主动了解企业及企业人员动态。其中与企业相应的管理部门之间建立直接的联系是非常重要的。

总而言之，人力资源的管理需要企业花费很大心血，开展大量的相关工作，其中最基本的就是管理好人事档案。传统意义上的人事档案管理已经远远达不到所需标准，需要在此基础上不断完善，让人事档案的最高价值得以发挥，由最初的“死档案”变为活的资料，更好的为社会建设和改革开放服务。档案的根本价值只有在被利用中才能实现，人事档案得以完善可以促进企业工作者潜能的发现和开掘，使得人力资源得到有效配置，让企业竞争力得到提升，最终实现企业自身的壮大。

参考文献：

[1]姜波.程杰.加强企业职工档案管理，优化企业人力资源配置[J].兰台内外.2010，04：28.