建立基于政务网的电子文件中心的现实意义

赵 燕

内蒙古乌海市海勃湾区红十字会

建立基于政务网的电子文件中心的现实意义

赵 燕

内蒙古乌海市海勃湾区红十字会

随着电子政务的快速发展，电子文件作为电子政务活动中公文的主要载体形式，越来越多地受到政府和档案部门的重视，本文试从电子文件管理这个视角出发，通过对电子文件管理现状及国内外电子文件管理发展趋势的分析，提出建立电子文件中心的现实意义。

政务网；电子文件中心；管理和发展

一、电子文件管理中存在的问题

1、目前各级政府的办公自动化系统和网络系统在日常管理活动中形成了大量的非纸质的电子文件，而且这类文件与传统纸质文件相比在数量上正在呈不断增加的趋势。

2、由于工作人员计算机操作水平参差不齐，缺少严格的监督检查机制，在文件形成的各个环节出现了电子文件收集不完整，原数据缺失或不准确，归档流程不规范等问题。

3、目前，对于电子文件的法律地位还有待商榷，对电子文件的相关标准、法规还没有明确规定，各级政府各部门对电子文件的使用系统、形式、格式都不统一。各部门都有自己的一套管理方法，各自为政，档案馆将面临编写不同数据接口以应对接收各种不同形式电子档案的严峻形势。

4、2008 年5月1日《中华人民共和国政务信息公开条例》颁布，要求各级政府及时向社会公众公布政务信息。目前，政务信息公开工作主要在市政府信息网和各委、办、局信息网平台公布，各部门各自公布所属范围的政务信息，信息比较分散，不能对全部电子政务信息资源进行整合利用，形成“信息孤岛”，给公众的查询利用带来极大的不便。

5、电子政务信息的添加更新工作一般由各部门网管负责，由于网管人员缺少电子文件管理的专业知识，不能按照电子文件归档和电子档案管理的要求进行公布，无法保证电子档案的完整性、有效性。

二、国内外电子文件中心发展现状

在发达国家，早已研究并建立电子文件中心。1988年美国国家档案和文件署建立了电子文件中心，收集当时的现行电子文件，并且对国家档案馆、联邦机构提供的电子档案进行管理。2005年美国耗资3.08亿美元正式启动电子文件档案馆(ERA)，提供对联邦政府部门电子文件的管理、保存和在线利用。意大利在2004年立法将档案馆、图书馆和博物馆等几种国家职能合并，成立了加拿大图书档案馆，继续在电子政务环境下记载加拿大政府的历史，协助政府管理数字记录遗产。澳大利亚的VERS(维多利亚电子文件策略)模式获得了成功并在世界各地推广。澳大利亚于1995年开展“永久保存电子文件”的课题研究，1998年维多利亚公共档案馆联邦科学与工业研究组织安永公司成功开发VERS专门演示系统。1999年5月，州基础设施厅投入480万元开展试点，用三年时间成功封装VEO格式，2004年3月，州司法厅施行VERS一致性输出获得成功。2004年开始在全部州属单位推广应用VERS标准。韩国政府在2004年制定了《电子文件利用促进法》，为提高电子文件安全性和可信度，要求不同部门根据具体情况来建立“电子文件保管所”。

我国对电子文件的管理研究已有十多年，期间国家档案局颁布了相应的电子文件管理标准，但采用电子文件中心来管理电子文件的模式是近几年才开始的，尚处于实践探索阶段。2004年12月28日建成的江苏省常州市电子文件中心是我国最早建成的电子文件中心。《江苏省档案信息化建设规划纲要(2005-2010年)》明确提出了“2008-2010年，全省100%的国家综合档案馆全面建成与电子政务相配套的电子文件中心”的目标。2004年，深圳市档案局正式成立了电子文档服务中心，开始对市政府直属23个局的电子文件进行采集管理。2006年安徽省电子文件中心项目立项，从2006-2010年分三个阶段建设。随着电子政务工程的推进，电子政务环境中产生的电子文件管理问题日益受到关注，国家档案局高度重视电子政务活动中电子文件的归档和长期保存问题，于2007年开始研制电子文件管理的国家战略，并促成了全国省、市级综合性档案馆纷纷设立电子文件中心。目前，天津市、上海市、山东省、广东省、四川省、陕西省等全国十多个省市都已经建立了电子文件中心，电子文件中心在全国有迅速扩展之势。

三、建立电子文件中心的现实意义

1、建立电子文件中心有利于电子政务的健康发展。对政务工作中产生的大量电子文件进行科学有效地管理，组建统一的电子文件收集管理平台，制定统一的电子文件交换格式和存档格式，解决政务网内现行电子文件形式不统一、系统不统一等问题，规范政务网内电子文件的元数据及归档流程，推进电子政务的发展，建立完善的电子政务系统。电子政务建设的一个重要目标就是整合政府文件信息资源，建立公平、公正、公开的服务型政府。

2、建立电子文件中心有利于电子文件的规范化管理。电子文件中心的管理重点是电子文件，既包括与传统纸质文件相应的字处理文件、图像文件、电子表格等电子文件，还包括元数据、数据库文件、网页文件、CAD图形文件、系统文件等类型，既要满足当前工作的需要，又要保证电子文件的真实性、有效性、完整性和安全性，满足电子文件永久保存的需求。

3、建立电子文件中心有利于档案馆机制创新，拓展档案馆公共服务功能，全面提升全市档案信息化建设水平。电子文件中心从机制上消除了传统载体文件档案利用的不便和低效，大大提高了文件档案的利用率。在电子政务和信息社会的发展环境下，电子文件中心以其高效、节约、便利成为网上政务信息集中公开的法定场所，通过接收、鉴定、保管、发布等程序将政务系统文件资源有机整合起来，达到文件信息资源最集中、最权威、最有效、最长久的效果，通过最大限度的开发利用，满足政府部门和老百姓对政务信息的时效性需求。

4、建立电子文件中心有利于数字档案馆建设。数字知识时代要求档案馆长期保存国家机构在任何地点产生的、任何类型的、具有参考价值的电子文件，并提供积极有效的利用，这是数字档案馆诞生的基本依据。电子文件中心收集的范围首先就是政务网中各行政事业单位产生的公务性电子文件，保存的首先是电子公文等政务信息文化遗产，反映了本地区政治、经济、文化的发展轨迹，市区两级政府履行职能的真实历史性记录，保证了党和政府数字记录遗产仍然能够为现在和将来保存使用，它构成了数字档案馆内容和结构的核心，数字档案馆是它的扩展和延伸。