基于档案工作人员视角的固定资产投资项目档案管理问题及对策

孙帅

摘要：固定资产投资项目是指利用国家预算内基本建设拨款、自筹资金、银行存款等多种方式，以扩大生产能力（或新增工程效益）为目的而进行的新建、扩建、技术改造等基本建设工程和设备设施的更新等建设项目。笔者结合固定资产投资项目档案管理工作实践，从一个档案工作人员的视角来谈谈固定资产投资项目档案的常见问题和对策。

关键词：项目档案 问题 对策

固定资产投资项目是指利用国家预算内基本建设拨款、自筹资金、银行存款等多种方式，以扩大生产能力（或新增工程效益）为目的而进行的新建、扩建、技术改造等基本建设工程和设备设施的更新等建设项目。

在整个项目建设全过程中所形成的反映工程项目设计、施工、监理、验收等方面活动并具有查考利用价值的各种形式与载体的文件材料，经过鉴定、整理并归档成为固定资产投资项目档案。

笔者结合固定资产投资项目档案管理工作实践，从一个档案工作人员的视角来谈谈固定资产投资项目档案的常见问题和对策。

一、项目档案管理的常见问题

固定资产投资项目档案的常见问题主要表现为完整性、有效性和专业性三个方面

1、在材料收集完整性方面的问题

完整性方面的问题主要表现在以下各个方面：前期文件收集不完整；缺工程合法性证明文件；招投标文件中缺评标记录、评标报告和中标通知书；质监文件、设计变更文件没有闭环，缺整改结果反馈材料；调整内容的文件不完整；设备文件不齐全；缺照片、录音、录像材料；与项目相关的过程文件不完整。

2、在材料有效性方面的問题

有效性方面的问题主要表现在以下各个方面：合同金额与采购通知书金额不一致；验收记录签字不全；竣工图没盖竣工图章；竣工图修改不到位，竣工图没有按设计变更做相应的更改；在施工图上修改不注明修改依据；监理文件不规范；文件产生时间与正常流程不符等。

3、档案业务的专业性方面的问题

在材料收集方面，有些不应复印归档但实际归复印件，有些纸张质量不满足长期保存的要求，有些字迹材料易褪色。在档案整理方面，存在缺少分类办法或分类办法与实体分类不符、案卷拆分排序不科学、案卷质量不高等问题。在保管条件方面，有些单位档案保管条件比较简陋，达不到档案安全保管的基本要求。

二、问题产生的原因

项目档案管理问题出现的原因可以分为两个层面，一个层面是总体的原因，有认识上的，也有管理上的；另一个层面是具体环节上的原因，项目建设的每个环节出现问题的原因都大致是那么几个，能够总结出来。

1、总体层面的原因

建设单位、参建单位和监理单位的档案意识不强，不重视项目档案工作。领导缺乏总体协调意识，建设部门缺乏档案管理意识。同时，档案部门又缺乏项目管理意识，项目档案工作与项目管理联系不紧密，没有将项目档案管理工作纳入项目管理程序，档案工作与项目建设管理不衔接、步调不一致。档案部门介入晚、被动接收，在管理上呈现纵向滞后，横向脱节的态势。

相比较其他类型档案，固定资产投资项目档案的特点就是工程期间形成的文件数量多，内容复杂，包括文书档案、基建项目档案、设备仪器档案、声像档案、电子档案，既有管理文件，又有专业技术文件，载体形式包括纸质、声像、电子等多种载体。所以固定资产投资项目档案任务量大、涉及面广，归档工作相对比较复杂。建设单位制度、标准如果不健全，更是增加了项目档案管理的难度。

2、具体环节上的原因

在招投标环节，对招投标工作过程缺乏了解，对有关招标工作管理的规定不了解，对招投标文件归档要求不明确，与被委托单位缺乏沟通。

在基建环节，档案人员对工程建设过程不了解；开工前未进行工程建设的档案交底，未对施工形成的档案资料的归档内容、整理质量、归档时间做出归定；缺乏施工过程中对归档情况的监督检查；项目竣工后建设单位档案部门接收或验收工程档案时未进行彻底检查。

在设备采购环节，设备开箱验收时未检查随机文件；项目实施部门不重视设备验收测试记录，只作定性检查，不做数值记录使验收缺少准确依据；对含有部分基建工程的设备安装工程、生产线建设项目忽略基建施工文件的收集；对设备操作人员培训不重视导致记录缺失。

三、解决问题的对策

1、档案管理部门牵头健全制度

随着国家对固定资产投资项目投资、建设、管理要求的提高，对项目档案的收集、管理、归档工作也提出了新的要求，在项目建设单位档案工作中，制定适合本单位工作实际的建设项目档案管理规章制度，使建设项目档案工作有章可循、有法可依是很有必要的。

档案管理部门做为固定资产投资项目档案的主管部门，不管是出于对建设项目还是对自身职能的考量，都应主动牵头健全相关制度。档案管理部门应当建议单位在人事、经费、考核等方面形成配套制度，完善项目档案管理组织机构和工作体系，敦促项目管理职能部门将项目档案工作落实到项目管理程序中去。同时档案管理部门本身应制定本单位的固定资产投资项目档案管理办法、档案验收实施细则及监督考核办法，针对具体项目制定有针对性的归档要求、整理标准等业务标准与要求，做到有要求、有考核、有奖惩、有权重。

2、将项目档案要求纳入合同管理

档案管理部门应当提出要求，将合同审查、管理流程中应加入档案审查环节，由档案管理部门对合同中关于提供资料条款进行审核，将施工方、设备供应方文件提供情况与合同付款挂钩，明确规定有关工程文件、图纸及其他特殊载体文件的整编归档内容及各方应承担的责任，以经济手段控制资料归档工作。

（1）基建工程项目档案纳入合同管理

在签订基建工程项目设计、施工、监理合同时，合同与技术协议要明确提出移交的项目档案的数量、套数、归档时间和质量要求等事项。

（2）设备采购与研制中实施合同管理

在签订设备采购，研制合同、技术协议时，要明确提出设备研制方或提供方应提供哪些技术资料数量、套数等。非标设备研制单位应提供的技术文件要做出专门要求。

3、充分发挥档案部门业务指导职能

由于项目档案的收集、整理、归档是一项较复杂的工作，所以档案部门要充分发挥业务指导职能，对参建各方经常宣讲项目档案管理制度、程序与归档要求。要经常深入现场，帮助解决档案形成部门在档案收集、整理项目档案过程中遇到的问题。平时注意指导兼职档案员档案收集、整理、立卷的具体操作方法，对不符合标准要求的及时予以纠正。

4、加强对参建各方和各节点的管控

档案管理部门的档案人员在项目开始立项论证之初，就要介入项目管理，主动而为，有的放矢地做好工作，全面融入项目建设之中，经常检查项目档案各阶段、各环节的收集、整理情况。要充分发挥监理单位的作用，在监理合同中增加其对设计、施工单位归档文件的审核责任。要保证文件有效、真实、准确，需要文件形成单位、监理单位对文件的内容和形成过程认真审核把关，这就迫使档案管理部门人员敦促参建各方通过在不同时段、不同节点把握住不同的控制要点，对项目全过程中的档案进行有效管理。及时有针对性地提出监督指导意见，敦促参建单位档案管理人员及时做好项目文件资料的预立卷工作；对于没有按照规定和要求做好预立卷、归档的单位和人员，及时提出，必要时可下达整改通知书。

5、档案管理部门加强专业性建设

在材料收集方面，进一步完善相关规章制度，并制定切实可行的保障措施，确保制度落实到位。在材料整理方面，参照《归档文件整理规则》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《企业档案工作规范》等标准制定切合单位实际情况的档案操作规程并严格执行，做到分类清楚，组卷合理，排列系统、有序。在档案保管方面，归档文件材料的制成材料要符合耐久性要求，档案柜架、卷盒、卷皮等档案装具应符合标准要求，逐步改善档案保管硬件条件。

档案管理人员要参加一些档案专业岗位培训，档案管理和档案验收要更加严、慎、细、实，避免一些文字、数字上的差错。也可以通过加强档案信息化工作，增强固定资产投资项目文件归档的自动化和成套性，提高项目档案自动化管理水平和开发利用能力。endprint