不动产登记业务档案数字化面临的问题及对策

杨建平

DOI：10.16661/j.cnki.1672-3791.2017.22.122

摘 要：农、林、海、房地产等不动产是社会的重要财富，是社会在发展过程中需要依赖的物质基础，加强对不动产的管理，需要对其登记业务进行优化、高效管理。随着科技水平的发展，我国在不动产登记业务档案管理方面虽然有了明显的进步，但仍存在效率低下的问题。不动产登记业务档案数字化工作是加强不动产登记工作的重要手段，其基础性、重要性不言而喻。为实现不动产登记档案资源共建共享、互联互通，提高服务效率和服务水平，该文将结合作者自身多年的工作经验以及相关的期刊文献，以天津不动产登记档案管理的相关工作为例，就如何促进不动产档案数字化管理的提高进行全面剖析，希望能够为该方面的研究抛砖引玉，添砖加瓦。

关键词：不动产登记业务 档案数字化 问题及对策

中图分类号：D923.2；G272 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2017）08（a）-0122-02

1 不动产登记业务档案数字化的作用

不动产登记工作要坚持服务大局、服务民生的原则，加快实施不动产登记业务档案的扫描，推进数字化建设，建立不动产登记档案管理系统，消除纸质档案安全隐患，切实保障纸质档案和电子数据安全，充分发挥档案利用价值，提高服务效率、服务能力和服务水平。

2 不动产登记业务档案数字化管理的现状分析——以天津市不动产登记业务档案管理为例

（1）天津市国土资源和房屋管理局出台《天津市不动产登记档案管理规范》，要求统一全市不动产登记档案管理工作标准，提升全市不动产登记档案管理水平。各有关单位应严格按照规范的要求，结合各区局实际情况，按照未来5～10年规划，在档案人员、设备设施、库房建设、档案数字化等方面不断改善和提高，确保档案管理的规范、安全，为全面提升不动产登记水平奠定基础。

天津市国土资源和房屋管理局负责全市不动产登记的管理、监督工作。天津市不动产登记中心负责全市不动产登记档案管理规范、技术标准等的起草及档案管理工作的指导和推动。市、区不动产登记经办机构按照不动产登记业务范围，负责不动产登记档案的具体管理事务。市、区不动产登记经办机构应当设置不动产登记档案管理部门，配备专职档案管理人员，健全工作制度，配备必要的保护措施和管理设备，确保不动产登记档案的完整、准确、安全和有效利用。

（2）不动产登记业务档案数字化管理工作所涉历史任务重，登记信息共享率不高，工作效率较低。目前的不动产登记业务档案管理工作普遍存在任务繁重、共享程度不高等问题，不断增加的城市用地、房屋交易导致档案管理的强度和难度日益增强。另外，在不动产的登记过程中，涉及到诸多业务部门的整合、业务分工调整、登记交易量，工作强度加大这些因素促使不动产登记业务档案信息化管理工作力度加大。与此同时，一些不法分子冒名顶替、伪造证件等，也给不动产登记安全带来很大隐患，影响整体工作效率的提高。

（3）不动产登记档案管理软件差异性较大。笔者研究了不同不动产登记部门使用的档案管理软件后发现，不动产档案管理机构使用的软件差异性较大，在管理对象、采用载体、管理理念等方面都存在着很大的差异。由于各部门管理人员水平、重视程度的不同，导致对不动产档案管理的软件设计、硬件功能、管理流程和管理模式都有所不同，他们对档案数字化管理过程中新技术的应用和软件开发的程度不同。通过对这些不动产档案管理数字化的实际状况的了解，软件在数据采集、系统功能等方面均没有达到国家规定的相关标准。一些不动产登记部门在使用软件的过程中没有即时更新软件动态，发布一些虚假无效的信息，对基础地形图的管理不规范，在信息数据的接收和交换方面存在漏洞。有些部门为了应对统一不动产档案管理软件，防止“倒库”中的信息数据丢失，将旧软件抛弃，重新开发新的档案数字化管理软件，造成了档案管理工作的重复性。

3 有关不动产登记业务档案数字化管理的有效措施探讨

（1）制定严格的规章制度，完善现有的法律法规。

面对不动产登记业务档案数字化管理工作中缺乏制度保障的问题，相关管理部门需要及时出台合理的法律法规，明确规范工作职责，做到责任到人，避免责任追究无制度可循；同时有关不动产登记业务档案的数字化管理必须要有统一的评价标准，确保参与相关工作的每个部门的工作达标，避免信息透漏等现象。只有有法可依，有制度可循，不动产登记档案的数字化管理工作才能互惠互通，不动产的登记工作才能顺利开展。

（2） 加强领导，加大各登记机构数据信息之间的整合力度，实现数字化的现代管理。

随着《天津市不动产登记条例》《天津市不动产登记规范》、《天津市不动产登记档案管理规范》等相关文件实施，全市不动产登记机构的档案管理部门工作人员必须及时领会文件精神，根据统一部署，组织实施登记档案数字化工作，确保市局规定任务的圆满完成。与此同时，要加大各登記机构档案部门之间的整合力度，按照部门岗位职能合理分配任务，使不动产登记业务档案数字化工作落实到位。

（3）做好档案数字化工作，实现与计算机网络的有机结合。

数字化的目的是加快数字化档案信息的利用，在计算机网络环境下进行档案的收集和管理工作是现在不动产登记业务的主要任务和渠道。档案管理所必须首先剔除无用的档案，以鉴定档案开放为主要目标，然后按照需求筛选数字化档案，为数字化信息的实现提供帮助。

除此之外，在不动产登记业务档案数字化管理中还要使用统一稳定的管理软件，不断提高工作人员自身的计算机和管理技术，提高专业知识，利用计算机等网络对其进行现代化管理，实现现代化、透明化登记，使登记档案信息的安全性和方便性有所提高。

4 结语

综上所述，不动产登记业务档案的数字化管理的重要性以及其现存问题在当代社会尤其显著，我们必须不断加强对此方面工作的改革。在改革过程中，相关职能部门要制定严格、合理的规章制度和规范统一的工作流程，加大各部门之间的协调工作，完善现有工作体制，将信息网络技术应用到此项管理工作中，减少信息透漏现象，提高透明度，为天津市不动产登记工作奠定扎实的工作基础。

参考文献

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