流动人员档案管理存在的问题与管理技巧

杜秀霞

【摘 要】近年来，随着我国市场经济体制的建立与完善，市场竞争日益激烈，有越来越多的人才自愿放弃 “铁饭碗”，离开国企、机关、事业单位等，成为 “流动人员”。市场经济越发达，人才的流动越是频繁，流动人员的数量便与日俱增，近几年通过人才市场实现流动的人员更是逐年增多，从而使得流动人员人事档案管理出现了许多问题，困扰着各级组织人事部门，也直接影响了人才的合理流动。系统研究当前流动人员人事档案管理中存在的问题，剖析产生这些问题的成因，探讨流动人口档案管理的规则与技巧，对充分发挥人事档案在人力资源开发利用中的作用具有十分重要的意义。

【关键词】流动人員；档案；问题；管理技巧

一、流动人员档案管理存在的问题

1.“弃档”现彖比较严重。所谓“弃档”，就是把个人的人事档案放在人力中心置之不理，不再向人才中心定期缴纳代理费；简言之，就是被人遗弃的人事档案。在寄存的人事档案中，大量“无主”档案数量呈逐年上升的趋势，“弃档” 已经成为一种普遍的现象。弃档者多为大学生、出国者、个体创业者。相当一部分人认为档案成了束缚自己的工具。为了 “自由” 之身，弃档者不惜把自己身份的象征、记录自己成长之路的档案随意丢弃。大学毕业生在对待自己的人事档案问题上态度也很放得开，有不少人认为人事档案可有可无，置自己的人事档案于不顾，并没有认识到妥善管理自己档案的重要性。曾经维系着个人命运的人事档案如今遭到了被遗弃的命运，这无疑是当前人事档案管理过程中一个值得引起关注的问题。

2.流动人员人事档案管理比较混乱。为了加强流动人员的人事档案管理，各级组织人事部门及其所属人才交流服务机构进行了积极的探索，积累了许多有益的经验和做法。但是，在实际工作中仍存在一些值得注意的问题，影响了流动人员人事档案的管理，主要表现在两个方面： 一是擅自管理流动人员的人事档案。一些不具备人事档案管理资格的单位擅自接收和管理流动人员档案，造成流动人员人事档案多头管理现象。二是流动人员人事档案管理制度不够健全。 有的单位对要求调出的人员在未经所在地组织、人事部门审批同意的情况下，擅自转递人事档案；有的人事档案管理机构在未经凋查核实的情况下，轻率地为找不到档案去向的流动人员补建档案材料；有的单位对流动人员人事档案的查、借阅等不按规定办事，擅自提供档案利用，造成档案失密、泄密、遗失、涂改造假等现象时有发生。

二、流动人员人事档案管理问题分析

根据调查，造成流动人员 “弃档”和流动人员人事档案管理混乱的原因是复杂多样的，主要表表现在以下几个方面：

第一，人们对人事档案作用的认识正在逐渐淡化。为了能吸引人才，一些用人单位推出“不要申请报告，不要组织关系，不要人事档案”的所谓“英雄不问出处”举措，只要愿意来，有无档案无所谓。加上调档、转档手续繁琐，还有时间和档案保管费等原因，许多流动人员不得不选择将档案留存原籍。

第二，由于管理上的漏洞，人事档案存在造假现象，可信度大大降低。许多单位不再将人事档案看作选拔人才的依据，而是注重人员的实际工作能力， “与其信档案，还不如信其人”。即使有真实的人事档案，那也只能说明过去，不能证明现在，因而对人事档案抱着可有可无的态度。

第三，我国档案法律法规及制度规定，档案不能随便销毁、故意丢失。一些流动人员利用这个规定，长期不去理会自己的人事档案，造成管档机构和档案主人长期失去联系的死档” 数量不断增多。

第四，人们对人事档案所有权的认识存在偏颇，将人事档案等同于个人档案。于是，社会上出现不少自己保管人事档案的现象，甚至出现单位为留住人才而扣压其人事档案作为筹码的情况。

三、革新机制，实现流动人员人事档案管理规范化

为适应新时期经济建设和人事工作的需要，从根本上解决流动人员人事档案管理工作中存在的问题，应采取以下切实有效的措施：

1.正确对待流动人员的人事档案。人事档案是一个人身份的凭证，是单位和组织全面了解、正确评价一个人的依据。因此，完全撇开个人历史，仅仅依据当前表现来评判一个人的才能，未免有失偏颇。人事档案是一个人历史的真实记录，只要不是有意造假，其真实性是可信的。何况人事档案的作用是多方面的。就我国目前现有规定而言，许多涉及个人切身利益的事项，如职称评定、杜会保险 、政审等都需要人事档案；每年的国家公务员、计算算机、外语等级考试等国家相关考试报名需要人事部门以档案为依据开证明；甚至住房更名、结婚登记等生活中的事也都需要档案。可见，作为个人情况有效证明的人事档案是与个人的工作、学习、生活息息相关的，其作用是显而易见的。

2.正确认识人事档案的所有权问题。人事档案并不等同于个人档案。虽然人事档案是个人活动的历史记录，但它的形成者并不只是人事档案所记载的当事人。例如：其中的鉴定、调查记录其中的鉴定、调查记录、审批等是由组织形成的；总结、自传、入党入团申请书、填写的各种表格材料等虽是由个人形成的，但有的材料上仍然有组织的意见。可见，人事档案不是严格意义上的个人档案，其所有权不应归属个人，而应归属建立人事档案的单位。因此，包括流动人员人事档案在内的所有人事档案只能由组织管理，而不能由当事人保管，更不能交由他人保管。

3.建立有利于人才流动的人事档案机制。许多流动人员弃档不顾的一个重要原因，就是流动人员人事档案调档转档难，而且异地调档手续繁杂，各地区规矩不一，有的地区还有在外工作的比在当地工作的每月要多交档案代理费等，要转走档案还需一次住缴纳一定的手续费。这些制度规定都使一些在外地工作的流动人员为取档变得望而生畏。要解决这个问题，关键在于建立一个有利于人才流动的人事档案机制，简化调档转档手续，提高办事效率；同时，人才流动服务机构应本着：“服务为主，适当收费”的原则，规范服务收费标准。

4.实现流动人员人事档案的现代化管理。利用现代化技术对流动人员人事档案进行信息存储、查找，进而实现网络化管理，是当前人事档案管理部门需要重点研究的课题。有关部门要在现有人事档案管理软件的基础上研制适合流动人员人事档案管理的软件，以便对档案信息进行动态化管理。同时利用现代网络通信技术，建立人才业绩跟踪系统，做到人才流动到哪里，档案信息系统就跟踪到哪里，始终保持流动人员人事档案内容的鲜活性，不断提升人事档案的使用价值，尽可能减少“死档”的形成。endprint