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信息系统在资产管理中的应用

2017-09-07杨尚文

中国管理信息化 2017年17期
关键词:资产管理信息系统应用

杨尚文

[摘 要] 资产管理是一个繁杂的、烦琐的工作,如果将信息系统应用于其中,必将大幅提高管理的效率和效能,也减轻了管理者的工作量。在高校信息化管理的大背景下,开发了资产管理系统,并将其应用在具体的资产管理工作中,有利地实现了资产管理的信息化、网络化。为此A高校自主开发了资产管理系统,应用于实际工作并取得了一定的经验。

[关键词] 信息系统;资产管理;应用

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 17. 072

[中图分类号] G647 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194(2017)17- 0160- 02

1 资产信息化管理的背景

(1)高校信息化发展速度加快,在办学规模化背景下,资产增长快,对管理效率的要求高,但资产管理的信息化起步晚,相对落后的传统管理手段与资产发展状况无法匹配。

(2)计算机应用技术的发展,随着管理信息系统决策支持系统的普及,重点转向支持中、高层管理、辅助管理控制。教学及其辅助管理已采用信息系统。

(3)高校资产的投资状况对信息化管理系统具有选择性。现有商业性开发的资产信息化管理系统过于强调广泛的使用性,很难和学校具体的资产管理现状相适应。民办院校更注重资产效益的最大化,改革进程快,选择弹性大。

2 系统的开发与设计

2.1 系统需求分析

A高校建校历史较短,属于民办院校,信息化起步晚,但发展迅速。这使得完善资产管理系统开发具备与其环境相适应的特点。

(1)建校以来,固定资产投资力度大,时间集中,手工管理效率低,没有及时处理大量数据的数据变化。资产管理系统的研发,使学院资产管理量化管理工作实现信息化,以便快速、准确、灵敏地记录反映学校资产状况,提高了资产管理工作的效率。

(2)开发资产管理系统化,促使建立数据管理平台这项涉及面广,信息量大,繁复而反复的工作有了统一的结构化模块,使得各个层面管理口径达到科学规范。

(3)自主研发的优点在于更加注意学校实际情况,充分发挥了个性化优势,十分实用。

(4)满足数据共享和网络化管理是学校资产管理的基本需求。通过设计基于C/S模式的资产信息管理系统,各个基层使用管理部门可以通过在本部门登陆系统,完成对各项数据的处理和查询并上传到资产管理部门的服务器。

(5)技术上易于实现。可以利用学校现有信息化条件,系统在服务器/客户机硬件方面的要求较低:只需运行WindowsNT/Windows9x+IIS即可,后台数据库要求有SQL Server的支持。精简了大量的多余信息处理过程。

2.2 开发环境

本系统是基于三层C/S结构模型的资产管理系统,采用ASP.NET与SQL Server 2000相结合的方式。语言使用.NET应用的首选语言VB,数据库使用SQL Server 2000。

(1) ASP.NET使用事件驱动和数据绑定的开发方式,将程序代码和用户界面彻底分离,具有清晰的结构,除此之外还具有强大的开发工具支持,强大的功能,多种语言支持,更易于配置管理,更加易于开发,其自定义性和扩展性、安全性等特点,是很好的开发环境配置。

(2)数据库技术。现在市场上成熟的数据库系统很多,应用得比较多的系统有Oracle8i/9i,Sybase, Microsoft SQL Server 2000,MySQL 3.23/4.0,IBM DB2,Access等,其中Oracle8i/9i,Sybase,Microsoft SQL Server 2000,IBM DB2是大型数据库系统,以Oracle 8i/9i为代表,MySQL是中小型数据库系统,Access是桌面数据库系统。

2.3 系统功能设计

本系统按照资产管理的流程,主要实现的功能有以下内容。

(1)入库登记:包括资产类别、使用部门、存放地点、管理员、供应商等基本信息定义,资产入库,信息添加、删除、修改功能。基本信息定义支持批量修改,图片库与资产库通过资产ID一一对应。所以每一项资产的图片可以准确对应。

(2)出库调动:包括资产出库、资产调拨、资产报废、信息修改。支持一对多的信息修改,一批资产出库、调拨到多个部门,只通过提供部门的预选信息进行调配,不必每项重复操作。

(3)资产盘点:包括按月盘点,按季度盘点,按年盘点以及每项盘点中的汇总报表,明细报表,Excel数据导出,打印等;支持按不同需要生成不同的报表,各类报表按会计核算办法规定算法自动汇总。同时支持Excel数据导出,可重新整理。

(4)资产查询:包括按条件查询、出库查詢、调动查询、报废查询。按给定条件查询到的是精确数据,并且查询条件在备选库中全部定义,不需要输入,只需要选择好即可准确查到所给定条件下的全部信息。

(5)操作日志:包括所有操作、不同类别资产操作、不同用户操作。每项操作都自动记录,无法删除,体现安全性和问题查找的严密性。

(6)系统设置:包括用户管理、折旧计算、数据库备份。用户管理分系统管理权限、一般用户权限、查询访问权限三级别,不同级别所能看到和操作的模块严格区分,可以通过账号分配实现管理层级。数据备份只要在操作后点击即可创建备份数据库,速度极高,不用等待。

(7)款项支付:包括条件查询、支付单位增减、删除修改。根据学院固定资产建设项目的特点设置了预付款及应付款项记录,方便对未转入财务账面固定资产的跟踪。

3 系统在实践中解决的问题

根据学校资产管理中所存在的一些技术问题,有目的、有针对性地进行系统设计和系统功能应用开发。

(1)解决基本信息口径不一致问题,A高校资产管理账面经常存在基本信息和实际盘点不相符的问题,因此系统设计根据资产分布特点和管理方式之间的关联性,设计基本信息定义模块可对基本信息进行批量定义,基本信息的确定性,避免了人工录入容易出现一种名称多种叫法的现象。

(2)解决资产调整频繁、变更跟踪不及时的问题。A高校院系机构设置的灵活性,易发生管理责任的频繁转移。在系统资产调动模块里设计了出库、调动、报废三个模块,均可以实现批量处理信息,跟踪方便,效率高。

(3)解决资产管理规范问题。A高校固定资产的管理实行院系两级管理,管理的规范化程度依赖于各个部门统一执行同一管理的制度和标准,但对各部门执行标准的规范难度很大。因此系统设计了系统管理模块,各个部门在本部门自己登陆上传数据,填写报表,系统自身就有了规范填写报表的约束性。另外系统设计了盘点报表的自动生成功能,部门数据上传得有问题,在报表上能体现出来,促使部门严格按实际进行登记。

(4)解决历史遗留问题的整理、衔接及对数据多层面应用的问题,A高校资产方面历史遗留问题多,资产清查后数据整理量大,有些数据需要再利用,就要在Excel、Word等办公软件中进行,方便对原始数据的重新整理,归类分析,满足其他用途。系统设计了资产盘点模块,支持Excel批量导入、导出。

(5)解决了数据应用需求多元化,而系统查询支持单一的问题。

4 结 语

A高校校资产管理系统的开发和利用,显现了信息系统的优越性。其应用程序采用ASP语言开发,数据库采用SQL Server,能适应百台以上电脑终端的同时访问,其可以充分利用网络对数据收集整理的即时性,进行数据统计分析,为管理提供决策支持。当然,在系统测试过程了中也发现一些问题和技术难点,需要在今后加以钻研和改进。

主要参考文献

[1]黄明,粱旭.ASP信息系统设计与开发实例[M]. 北京:机械工业出版社,2005.

[2]闫菲.软件工程[M]. 北京:中国水利水电出版社,2005.endprint

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