农业科研单位财务信息化管理系统平台构建初探

贾华

摘要：中共中央办公厅、国务院办公厅《关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》（中办发[2016]50号）中提出“充分利用信息化手段，建立健全单位内部科研、财务部门和项目负责人共享的信息平台”。农业部《关于贯彻落实中共中央办公厅国务院办公厅<关于进一步完善中央财政项目资金管理等政策的若干意见>的通知》（农财发[2016]59号）中明确要求“要充分利用信息化手段，为科研人员提供更加便捷更加高效的服务，提高科研管理效率”。科技管理改革发展的新形势与新要求，使得加强财务信息化建设成为提升科研经费管理能力，提高对科技创新的服务与支撑的迫切需要。本文以农业科研单位为例，针对财务信息化管理现状以及存在的问题，提出系统平台建设初步构想。

关键词：农业科研单位 财务信息化 管理系统 平台构建

一、财务信息化管理现状及存在的问题

（一）财务信息孤立分散

随着科技体制改革的不断深化，中央财政科学技术支出保持着年均18%的高速增长，科技投入强度大幅提高，急剧的经费增量，对农业科研单位的财务管理工作产生了巨大的冲击，财务信息化系统平台的建立日益成为财务管理工作的首要工作内容。就目前而言，大部分科研事业单位的财务信息系统，仍局限于财务基础核算软件系统、项目预算执行查询系统、财务预决算管理信息系统和固定资产管理系统等互不衔接、平行操作无法实现数据交换的单一化的软件操作系统。各类财务报表、税务报表的填制，仍采用通过财务会计基础核算系统账中取数或手工填制的方式完成。海量的财务数据和信息孤立分散的存在于不同的账表之中，无法实现不同需求、不同口径、不同维度的报表提取、数据交换和共享应用。

（二）服务管理功能欠缺

面对21世纪高速发展的社会和科技进步，传统的管理理念和管理手段均无法满足高效管理和便利化服务的要求。目前，特别是在预算编制、预算调剂、预算执行、经费支出、财务决算和审计验收及财务报销等诸多业务环节，人工管理痕迹依然明显，先进的管理手段和完善的服务功能尚未形成体系。

（1）项目经费预算的执行，在预算管理过程中受项目总预算额度、功能分类科目预算额度及预算周期不同影响，控制维度复杂，仅通过财务基础核算软件，财务人员即使花费大量的时间精力仍无法达到预算精细化管理的要求。

（2）财务管理过程中遇到每一笔预算调整，都会增加预算控制的难度，每次调整的历史记录不易追溯，容易导致预算执行的混乱，预算控制的准确性难以保证。

（3）费用审批，如按最高审批权限完成审批，通常科研单位的经办人至少要经过6个审批环节；同时，领导层经费审批无法及时得到预算、执行、调整及剩余额度等有效的数据支撑，对费用的管控有一定的难度。

（4）在项目预算执行查询、项目决算、结题验收等管理环节，财务人员在现有的管理模式下无法提供令科研人员满意的专业化服务。以果树研究所某项“公益性行业专项”2012-2016（参加）项目验收为例，该项目资金总额180万元，仅为主持单位提供财务审计所需的凭证复印件就多达421张，这期间消耗的时间、人力和物力可想而知。

（5）假设以上问题都得以解决，带给单位的管理成本是巨大的，这也是很多单位即使设置了较完善的内控制度体系，只因缺少一套简单易用的综合管理和服务的信息系统作为支撑，而无法有效实施的根本原因。

（三）经费监管手段有待完善

随着科技投入大幅提高，科研项目和资金管理上存在的问题日益凸显，资金使用违规违纪现象频频发生，引起国家有关部门的高度重视和社会的广泛关注。尽管目前对科研经费的管理有诸多规定，但基本上属于对过程的管理，没有形成完善的经费使用、管理和监督管控体系。近年来，财政部在推动建立预算公开制度体系、指导中央部门和地方各级财政部门预算公开方面取得显著的成效。同时，各科研机构相继建立和推动了“科研经费信息公开制度”和“阳光工程”建设，为安全高效的使用科研经费、堵塞漏洞、消除隐患起到了有效的防范作用。然而由于缺乏有效的财务信息系统平台和协作机制，导致科研管理部门、财务部门、内审部门和项目负责人的沟通、协调不畅，科研信息在各主体之间无法及时地传递与共享，并且受公开进度、内容、口径、渠道等多方面影响，导致公开信息数字表格多、图文解释少，法规政策多，解读说明少，内容分散等现状，无法满足具体支出内容的查询、追溯以及实时、动态、准确、便捷地公开。

二、财务信息化管理系统建设的构想与方法

为提升单位财务管理信息化水平，提高服务能力，借助先进的信息网络技术，解决目前财务信息化管理服务功能不足、支撑监管和内控能力不强的现象。通过扩展财务信息系统功能，做到预算准确、执行透明、审批清晰、核算高效、监管有痕等功能条件，以满足不同层级的管理要求。

（一）财务信息化管理系统建设的总体设想

建设研究所财务综合管理和服务系统，根据研究所科研人员、管理人员数量和资金量，从财务综合管理工作出发，在财务基础核算软件系统的基础上，系统总结和归纳财务工作职责、基础数据、业务流程、工作任务以及管理制度，围绕单位科研经费管理、经济业务管控的实际需求，建设符合研究所财务管理特色的财务综合管理和服务信息系统平台。

（二）财务信息化管理系统建设的具体目标

（1）网上审批。根据研究所财务管理制度流程，实现财务报销业务凭证要件挂单在线审批，以及差旅、会议、培训及对外经济合同等业务活动的前置审核。

（2）内控管理。在系统中固化财务管理制度和内部控制程序，实现研究所内部控制程序的强制执行和流程追踪，自动监控各类经费的敏感支出。

（3）预算动态管理。在财务科目与预算科目对接的基础上，通过预算和执行信息主动推送、报销前的预算数实时控制等服务手段，实现预算科目、执行比例等管理要求，自动控制项目经费预算执行情况的动態查询。endprint

（4）财务信息公开。根据相关管理制度，在确保财务信息安全的基础上，按照方便高效和服务科研的原则，通过财务数据分类和用户分级，实现财务信息公开。

（5）财务核算自动化。在财务业务处理上实现从会计人工填制凭证到系统自动化生成凭证的信息化模式转变。

（6）数据综合接口。通过财务数据自动汇集和格式转换等技术手段，与国家现有的财务预决算管理信息系统、固定资产管理信息系统、个人劳务计税系统，与上级财务基础数据库和管理系统，以及研究所科研、人事等管理信息系统进行对接，实现财务数据的电子化交换和共享应用。

（三）财务信息化管理系统建设的条件与程序

（1）技术条件。以“用友畅捷通T66.5”版本为基础，采用“费用审批”“预算控制”“财务凭证套件”插件，打通预算、审批、财务核算三个模块，采用微软Microsoft.Net平台技术，JAVA语言开发，利用IIS Server的服务进程，数据库采用微软的SQL SERVER支持SQL SERVER2000、2005、2008。

经费审批和查询，在预设的权限范围不仅满足电脑办公，还支持iPad、iPhone、Android智能终端，保证在任何时间、任何地点完成在线办公。

（2）网上审批流程设置。单位完善的内控制度体系建设是程序设置的前置基础。内部的经费审批流程按制度规定对各级主管赋予权限，分为不同的审核和审批层级。通过设置不同分支条件信息即可满足不同层级的审核审批要求（见图1）。

以最高审批权限为例，报销单审批流程：发起人→项目负责人→课题组长→团队首席→分管领导→财务负责人→会计初审→所长审批→会计制单→出纳付款。

（3）内控管理及预算动态管理流程设置。明确费用类型，梳理会计科目，确定科目取数规则；划分预算口径，梳理科研团队、课题组、部门及人员档案，确定总账系统和预算管理系统的相关对应关系；设定预算周期和预算控制级次，满足不同项目经费的管理要求（见图2）。

预算控制方案=控制费用类型+费用口径+预算周期+预算控制

经费拨入：经手人按项目、来源填写经费拨入金额，经审批后形成经费到账金额，报销按到账金额控制执行。

费用控制：当填报的网报单据进行审批时，各层级主管可根据项目总预算、到账经费及费用科目等预算控制条件，即时查阅当前表单费用所涉及的预算金额、执行金额、预算余额进行审批。

预算调整：在预算执行过程中，随着市场和业务环境不断发生变化，导致费用的增加或减少，管理层需要根据实际情况，按照各类经费管理要求对相应费用做出预算调整，以满足正常的项目实施。

可参考以下2种调整方式：第一，直接在系统对预算数据进行调整，审核后生效；第二，在系统中填制“预算调整单”，说明调整原因及调整额度，管理层对预算调整单完成流程审批后，预算数据同步发生变化。

（4）预算动态管理查询。满足项目管理人员预算执行随时查看、超预算即时预警提醒、预算控制账表实时查询（见图3、图4）。

（5）财务信息公开设置。在确保财务信息安全的基础上，根据单位信息公开方案，通过财务数据分类、用户分级授权等技术手段，实现实时、动态、准确、便捷的信息公开。将费用预算、申请、报销、调整、执行比率等功能模块通过数据自动形成分析图表，向管理层提供不同周期、不同费用、不同维度的图表穿透式查询（见图5）。

（6）预制单自动转换与联查。在完成费用表单的审批后，配合C2财务套件，支持审批通过的费用单据一键生成会计凭证转入财务系统，并支持凭证与单据的快速联查，财务由核算型转为内控型。降低财务核算时间成本，实现原始凭证数字化关联（见图6、图7）。

（7）数据综合平台对接。预设综合平台对接口，待条件成熟后，对后续建立并进入综合管理服务系统的上级主管部门财务基础数据库和管理系统进行有效对接；与国家现有的财务预决算管理信息系统、固定资产管理信息系统、个人劳务计税系统，以及研究所科研、人事等管理信息系统，通过技术手段完成对接，形成财务数据自动汇集和格式转换，逐步实现财务数据的电子化交换和共享应用。

三、财务信息化管理系统建立的保障条件

（一）组织领导

中国农业科学院在《关于征求<中国农业科学院关于加快推进财务信息化工作的意见>修改意见的函》（农财<预>函[2017]4号）中明确了由“院财务局负责全院财务信息化的统筹制度和组织协调工作，研究制度相关政策，并采取评估等措施切实推进单位的财务信息化建设”。强有力的组织领导是推进财务信息化建设的首要保障条件。

（二）重点任务

列入单位年度重点任务，有计划、分阶段、按步骤的落实实施。果树研究所在“2017年年度工作报告”中提出“重点推进财务信息平台的网络化、智能化，增加实时查询功能，实现广泛监督，确保资金使用安全有效”。具有良好的财务管理基础、完善的内控制度体系和较强执行力的管理部门是开展财务信息化管理系统建设的基础条件；管理层的高度重视，职能部门、科研团队、课题组的全力支持和协同配合，是开展财务信息化管理系统平台建立的重要保障条件。

（三）资金保障

积极争取政策支持，争取财政资金和多渠道自筹经费投入并举，满足财务信息化管理系统平台建立的资金需求和运行维护的资金保障。

（四）技术支撑

选择行业内专业化水平高、技术力量雄厚的软件公司，通过对拟合作企业的典型案例、相关业绩以及技术力量进行综合考察和评估，确保其有能力为研究所量身设计并搭建财务信息化管理平台。同时，具备为信息系统顺利运行、正常使用和系统升级提供技术支撑的专业保障。

参考文献：

[1]中国农业科学院.关于征求《中国农业科学院关于加快推进财务信息化工作的意见》修改意见的函（农财<预>函[2017]4号）[Z].2017.

[2]中共中央办公厅，国务院办公厅.关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见（中办发[2016]50号）[Z].2016.

[3]中国农业科学院.预算管理与经费使用信息公开平台实施情况简介——中国水稻所[Z].2016年中国农业科学院党风廉政建设工作会议交流材料，2017.

[4]庄丽.科研事业单位网上报销财务控制系统基础建设[J].经济界（学术版），2013（35）.

[5]张智全.用监督让科研经费走进“阳光里”[OL].中国法院网，2014-10-23.

（作者单位：中国农业科学院果樹研究所）endprint