提高办公室档案管理工作效率的有效途径探究

摘 要：在现代化企业管理中，办公室档案管理工作是重要组成部分。基于此，本文分析了提高办公室档案管理工作效率的意义，并提出了提高办公室档案管理工作效率的有效途径，从增强档案管理意识、健全档案管理制度、注重档案规划设计、运用先进信息技术、提升管理人员素质等方面进行了研究。本文研究尚有不足之处，权作引玉之论，为相关研究提供参考。

关键词：办公室；档案管理；工作效率

前言：在信息化时代，计算机及网络信息技术被广泛应用于现代企业的诸多业务领域，若依然采用传统的工作方法，就难以提升管理工作效率。在企业各部门管理中，办公室档案管理工作关系各项工作的顺利开展，尤其是档案资料的查询与利用。由此，本文分析了现阶段办公室档案管理工作的不足之处，并提出了切实可行的措施。

1.提高办公室档案管理工作效率的意义

对于办公室档案管理工作，应坚持从实际出发，有效结合事业部门工作的重点难点。探析办公室档案管理部门与其他部门的关系，即为平等互助关系，相应工作的开展关系其他部门实践工作的进行，只有注重工作实效，致力于提升档案管理效率，方能为企业各部门整体的工作质量及效率提供保障，进而推动企业不断发展。对于办公室档案编研工作，该工作的顺利进行有利于企业的科学管理与决策。如此，办公室档案管理人员应致力于提升自身职业素养，积极参与各种形式的交流培训，以做好办公室档案编研工作，使企业领导层深入了解整个档案信息系统，进而促进企业的管理与决策。同时，企业应健全办公室档案管理机制，其中就包括信息反馈机制，使办公室档案管理的相应工作更加及时有效，进而促进后续工作的开展。对于办公室档案管理人员而言，应注重自身职业素养、法律意识、社会责任、保密意识等方面的培养，以最大限度地减少工作失误，进而提升企业档案管理工作效率。

2.提高办公室档案管理工作效率的有效途径

2.1增强档案管理意识

对于企业管理而言，若各部门欠缺档案管理意识，就难以在短期内提升办公室档案管理工作效率。现阶段，办公室档案管理工作依旧沿用传统的档案管理方式，即在实际工作中使用纸质档案进行档案管理。由于纸质档案的使用，整体的办公室档案管理工作将面临管理程序繁琐的问题，进而增加管理任务难度，并降低管理工作效率[1]。由此，企业领导层应加快转变管理观念，将各部门实际工作与办公室档案管理有效结合起来，并推动档案管理方式创新，使企业档案管理工作顺应时代的发展。在办公室档案管理工作中，应明确档案管理人员的工作职责，对相应的档案管理范围、内容、目标等进行合理划分。同时，企业领导层应注重引进现代信息技术，并大力支持先进设备的购置，为企业档案管理工作的开展提供软硬件技术支撑。

2.2健全档案管理制度

企业领导层应深刻认识到办公室档案管理工作的重要性，在此基础上，应健全档案管理制度，以进一步规范诸多的档案管理工作程序。由于档案管理与文件管理的关系密切，在档案管理中就应将两者有效结合起来，以强化档案管理实效。对于档案存放，应建立专门的档案室，并以档案时期及类别为依据，对档案进行存放操作，同时使用标签注明档案内容，以便于后期档案查询及利用。对于档案安全，相应管理人员应做好档案室安全工作，若档案类型属于重要文件，应对之进行加密处理，并放置于规定存放位置。

2.3注重档案规划设计

立足于办公室档案管理工作的业务性，其整体工作的开展明显滞后于其他工作部门。经过实践调查可知，办公室档案管理工作欠缺系统性及整体性的规划设计，相应档案管理业务的开展仅仅注重眼前及局部，并未有切实可行的工作目标。考量现阶段办公室档案管理工作实际，档案管理人员应针对相应问题，有的放矢地进行档案管理长远规划设计，并积极参与相关的学术研讨及交流会。具体而言，档案管理人员应致力于探索现阶段档案管理的工作规律及特点，对各部门的工作程序及内容进行分析，进而总结相应的档案管理经验，以明确档案管理工作方向，做好档案管理规划设计[2]。例如，档案收集工作的规划设计。在档案范文规范层面，应做好分类编排、类目整理及保管等工作。在档案文书范文规范层面，应做好分类编排、文字提要、正文提要、主题词提取、附件处理等工作。在档案目录层面，应做好目录编号、信息输入、检索体形成等工作。

2.4运用先进信息技术

探析办公室档案管理人员的构成，通常情况下由文书人员或秘书兼任，但以上人员并未经过专业的信息技术培训，其职业素质在系统性的信息化整理、归档、保管等方面有所欠缺。如此，为提升办公室档案管理工作效率，档案管理人员应加强先进信息技术的学习。相较于档案纸质化管理，档案信息化管理的工作效率更高，并保证档案管理的精确性。在办公室档案管理工作中，若运用网络电子信息化技术，就可构建电子数据库及网络信息平台，进而發挥计算机技术的存储优势。

2.5提升管理人员素质

探析办公室档案管理人员的工作现状，由于部分工作人员并未接受过专业的档案管理学科教育，难以深刻认识到办公室档案管理的重要性。由此，在办公室档案管理工作中，部分工作人员若采用不专业的管理方式，就容易引发档案管理漏洞及问题。在办公室档案管理工作中，要提高工作效率，就应提升档案管理人员的工作素质及能力。如此，对于档案管理人员，企业应定期开展业务培训，使之具备丰富的档案管理知识，并掌握信息技术的运用方法，以满足办公室档案管理的信息化需求。

结论：综上所述，在现代化企业管理中，企业领导层与相应管理人员应深刻认识到办公室档案管理工作的重要性。经过以上分析可得，企业领导层应加快转变管理观念，以推动档案管理方式创新；档案管理人员应总结档案管理经验，并做好档案管理工作的规划设计；依托网络电子信息化技术，就可为办公室档案信息化管理提供技术支撑；企业应定期开展业务培训，为办公室档案管理提供人才支撑。

参考文献

[1]付兴.试论如何提高办公室档案管理工作效率[J].办公室业务.

[2]黄雁.浅析办公室档案管理工作效率提升途径[J].现代国企研究.

作者简介

胡俊平（1966-）女，吉林四平人，研究方向：档案

（作者单位：四平市城市管理办公室）