浅谈人力资源和社会保障部门中档案管理工作的实践

张玲玲

摘 要：我国人力资源和社会保障部门组建较晚，服务对象比较广泛，档案信息资源庞大、项目繁多，档案管理工作面临着很大的挑战。只有实现对档案的有效管理，才能最大程度发挥档案的功能作用。

关键词：人力资源；社会保障；档案管理

档案来源于人们的社会活动，具有一定的法律效用，是机关工作的有效工具、经济建设的重要依据、政治斗争的有力武器、科学研究的必要条件、宣传教育的生动素材等。档案能够对相关单位部门的工作和管理情况进行科学合理的评价，能够记录下某个单位部门的“成长”，并且完整反映出变化发展的过程。

1 档案管理工作现状

1.1 档案管理部门间未实现统一

现阶段人力资源和社会保障部门的档案管理工作未实现有效规划统一，两个部门间缺乏必要的联系，导致资源共享困难，所建立的档案管理系统基本上也只是针对部门的专门问题，且造成了档案管理比例严重失调的状态。比如就业管理部门档案室内，因为我国目前就业压力大，所以就业管理部门档案室内的档案数量占了所有档案的一大半，而社会劳动保险管理部门档案室里，也只是保管着退休职工的档案。因为各档案室是独立的，所以其管理制度、管理方式都不太一样，各管理系统之间的兼容性极差，达不到资源共享的效果，这样也容易造成大量的重复管理，浪费本来就紧张的人力、财力。

1.2 基本设施设备落后

因为人力资源和劳动保障档案管理的数量大，所以工作量也比较大。在工作量大的前提之下，相关的设施设备也没有跟上，明显硬件投入不足，使得很多工作环节出现问题，出现了归档不及时、归档混乱，甚至归档错误或丢失的现象。再加上因为档案管理室的分散，使得档案管理工作也没办法集中。每个档案室都配备同样的设施设备，所以出现重复投资、重复建设的问题，严重浪费了资源。还有一部分的部门因为没有专门的档案存放室，就直接把档案放在了日常办公的办公室内，档案未得到合理管理，则易被损坏或是污染，从而造成档案失去其原有的价值。

1.3 数据库缺乏统一规范标准

随着信息技术的发展，档案管理工作也由手工信息检索转变为了计算机辅助检索，但是人力资源和社会保障部门的档案管理工作中的数据库由于各种原因，至今还没有一个统一规范的标准，所以研发的软件通用性极差，人为地增加了系统间联网困难。而且，人力资源和社会保障部门的档案管理系统并没有实现数字信息化，所以每次调档时都需要经过计算机对档案目录进行检索后，然后才能去库房调档给使用者，这样不利于调档工作的开展。

2 完善人力资源和社会保障部门档案管理工作的措施

1、加强培训，提高档案管理人员的专业素质，要想解决档案管理工作人员素质低下的问题，就需要从源头抓起，经过严格考核聘用专业的档案管理人员，打破档案管理兼职的局面。在档案管理工作的过程中，有关单位还要根据工作需要，对工作人员进行一定的技能培训，让他们掌握丰富的档案管理专业知识，能够从用应对工作中可能出现的难题，提高档案管理工作的正确性和工作效率。

2、加强数字化建设，实现档案管理资源共享，传统的档案管理工作，单纯的依靠人工来完成，工作效率比较低下，工作中出现的疏忽和失误也比较多，电子计算机技术在档案管理中的使用，有利于实现档案管理的数字化建设，可以促进管理工作走向一个新台阶。档案管理工作单位较多，每一个档案室都需要一定的基础设施，资源需求量很大，实现资源共享能够提高档案用具的使用效率，避免资源浪费现象的出现。

3、建立完整的档案管理运行机制，人力资源和社会保障部门的档案管理迫切需要建立完整的运行机制，让企业职工的个人档案和与之有关的医疗保险、失业保险、再就业保险、养老保险等形成一个完整的系统，建立与档案管理配套的教育机制、激励机制、约束机制，通过档案管理运行机制的不断完善，加快档案管理的规范化、科学化进程，更好的为个人和社会发展提供保障。

4、制定统一的档案管理发展规划档案管理工作必须克服各自为政的分散局面，研究出统一的档案管理工作管理方法，人力资源和社会保障部门的档案管理工作应与其他部门的档案管理工作联合开展，以保证档案信息资源有一个合理的、科学的系统布局。统一档案管理发展规划还需要领导的高度重视，所以要加大对人力资源和社会保障部门的宣传和建设，从而加强公众对人力资源和社会保障部门的关注和支持，争取领导对人力资源和社会保障部门档案管理的重视，并且能够给予一定的资金和人力资源，进而解决档案管理工作中人手不足、资金匮乏等问题。

5、完善档案管理的物质条件完善档案管理工作首先要从改善环境，配备必要的设备入手。首先，可以实行办公、档案库、阅览室分开设置的方式，在档案存放库放置空调、抽湿器、温湿度测试仪等仪器，同时，采取防火、防潮、防虫等措施，使档案存放环境满足档案管理的基本要求。

6、人力资源和社会保障部门的档案是一类较为特殊的信息资源，是社会各方面实践活动的历史记录，其内容涉及到科技、经济、教学、实验、生产等各领域，因此，对档案管理工作实行集中统一管理制，能显著提高档案管理的效率，档案管理工作标准化就也显得尤为重要。主要从三个方面入手：①应归档的电子文档或者文本文档要对其生成方式、传递方式、保管方式进行研究；②档案管理系统内部的各项工作要标准化；③档案管理中的数据处理、存贮结构要标准化。

7、完善档案管理机构和制度，建设档案管理机构是做好目标管理的基础。首先，要做的就是解决人手不足的問题，在人员的调配上，一定要配备充足的专职档案管理人员，不外聘兼职人员，不实行一员多用，档案管理人员专门负责档案管理工作，且要明确岗位职责。其次，完善档案制度建设，这是做好档案管理的保证。

3 结束语

人力资源和社会保障部门中的档案管理在我国社会市场经济中发挥着重要的作用，对档案实施高效管理，不仅保证档案的使用寿命，还能最大程度发挥档案的功能作用，人力资源和社会保障部门的档案管理工作要实现各部门之间档案管理信息的资源共享，优化档案管理的设施设备，建立档案管理数据库体系，并健全档案管理的机制，综合以上工作，才能实现档案管理工作高效稳定的开展。

参考文献

[1]贾洪慧。论新形势下人力资源和社会保障局的档案管理[J].办公室业务。2014（05）

[2]张海霞。谈如何做好新时期的档案管理工作[J].经营管理者，2010.17

（作者单位：人力资源和社会保障局）