基于高校教学版用友T3的购销存子系统解析

张杰

摘 要：购销存系统在用友T3里面稍微复杂和问题较多的子系统之一，采购、销售以及出库、入库之间的钩稽关系紧密，材料、商品关乎企业成本问题，是企业减少成本，扩大利润空间的重点渠道，因此且企业对材料、商品的审核更是十分严谨，那么在财务入账方面，对不同单据的审核复核便成了不可忽视的环节。主要基于用友T3在模拟材料及产品收发过程中各个环节钩稽关系以及相关操作问题进行解析。

关键词：购销存系统；钩稽关系；审核；操作

中图分类号：F25

文献标识码：A

doi：10.19311/j.cnki.1672-3198.2017.19.012

1 期初基本信息补充阶段

如果是自建账套，初始阶段应首先启用购销存子系统，启用方法为：账套主管登陆系统管理，单击“账套——启用”后开始启用采购、销售、核算模块，时间选择账套建立当月的月初。

基本模块启用后是对基本信息的补充阶段，首先增加基本存货档案、仓库档案，以账套主管身份登录系统控制台，单击“基础信息——存货——存货分类/存货档案”进行相关基础信息的增加，之后是对仓库档案的补充，单击“基础设置-购销存-仓库档案”来实现。

做完以上基本信息的补充，要对采购系统的期初数据进行记账，以保证其数据的连贯性。期初记账是将采购期初数据记入有关采购账。期初记账后输入的入库单、发票都是启用月份及以后月份的单据，在“月末结账”功能中记入有关采购账。最后补充库存系统的期初数据问题，补充完后也应对所补充数据进行记账，否则在销售领用材料或商品时将会出现库存产品不足问题。

2 业务处理阶段

采购、销售阶段基本流程相似，基本流程都为订单——入库/出库——结算等大致流程，具体举例如下。

2.1 采购业务处理

（1）1月10号，向深圳杰信公司订购键盘500个，不含税单价80元/个，税率为0。要求到货日期为1月12号之前。

此项操作应判断为填制采购订单，以1月10号的日期登录系统，单击“采购——采购订单——增加”，录入基本信息后进行审核，退出。此阶段基本不会出现什么操作问题。

（2）1月12号，收到所订购的键盘500个，验收入一号仓库，填制采购入库单。

此项操作明显要判断为对于采购商品的入库，采购入库单的操作为：采购——采购入库单——增加，录入基本的信息即可，此阶段基本不会出现什么操作问题。

（3）审核采购入库单。

入库单的审核，是对采购入库的确认核对，保证账实相符，具体操作为：单击库存——采购入库单审核即可，此阶段的操作不会有问题，但该步骤比较重要，如果没有采购入库单的审核，会影响到之后采购发票的填制和采购结算等的相关操作问题。

（4）在核算系统中进行正常单据记账。

正常单据记账，是对采购单据登记账簿，具体操作为：单击核算——核算——正常单据记账，选中对应单据进行记账，如果未找到对应单据，原因很可能是对采购入库单未进行审核所致，直接返回计入单击库存——采购入库单审核即可。

（5）1月15号，收到杰信公司的采购发票一张，发票号为0020，到期日为1月31日，将采购发票交给财务部门，填制采购发票，并对此进行复核和结算。

此项操作判断为采购发票的填制，单击采购——采购发票——增加，录入基本信息或者单击选单，选择采购入库单，直接弹出采购信息。采购发票的填制时对生成应付凭证的设置，即在采购过程中，赊账购买材料或物品所致。

（6）生成应付凭证（采购发票制单）。

生成应付凭证，是对前一操作业务进行制单的过程，即对赊账业务进行账务处理，结果应为借记原材料，贷记应付账款等内容。具体操作为：单击核算——凭证——供应商往来凭证——采购发票等进行制单。

（7）1月20日，财务部门开出转账支票一张，金额40000元，付清采购货款并核销，填制付款单。

此项操作紧接上一步应付业务，即對前欠货款进项还款，在电算化操作中，应为采购的付款结算，操作结果为借记应付账款，贷记银行存款科目，具体操作为：单击采购——供应商往来——付款结算，打开付款单窗口，先选择供应商才可以进行付款单的增加和相关款项的核销，在窗口中输入结算方式，结算金额，录入基本信息后单击保存，只有保存后的单据才可以进行核销，录入结算数据后保存，只有经过核销的单据才可以进行结算制单。

（8）在核算模块中通过付款单生产付款凭证。

此项操作判断为结算业务的制单，即生成结算凭证，借记应付账款，贷记银行存款科目，在保证了上一步付款结算操作正确的情况下，此阶段操作一般不会出现问题，具体操作为：单击核算——供应商往来制单——核销制单，即可生成对应的付款结算凭证。

2.2 销售业务处理

销售业务处理与采购业务处理基本相同，故以下案例内容只做简单的操作方法的介绍和基本操作中的注意事项。

（1）1月6号，北京天益像我公司订购棉布100斤，不含税单价500元/斤，要求到货日期为1月10号之前，填制并审核销售订单。

此内容判断为销售订单的填制录入，具体操作为：单击销售——销售订单，打开销售订单窗口，单击增加，录入基本订单信息即可。

（2）1月10号，从二号仓库发出棉布100斤，填制并审核发货单。

此项内容判断为销售出库数量和内容的记录，应填制销售发货单，具体操作为：单击销售——销售发货单，打开销售发货单窗口，录入基本信息或者通过选单——销售订单选处发货信息均可。

（3）生成销售出库单。

生成销售出库单，是对销售发货出库的确认，具体操作为：单击库存——销售出库单生成/审核——生成，录入基本信息后生成出库单。

（4）在核算系统中进行正常单据记账。

所谓记账，是将一笔笔相关业务条分类一起记录在账页中，形成账簿；正常单据记账是将所有一般发货业务逐笔登记在发货账簿中的过程，具体操作为：单击核算——核算——正常单据记账即可。

（5）1月10号，为北京天益开具销售普通发票，并对此进行复核。

此项操作应判断为销售发票的填制，操作方法与采购发票基本相同，具体操作为：单击销售——销售发票，打开销售普通发票窗口，通过录入基本信息或者通过选单——发货单选出发票基本信息，之后保存、复核即可。

（6）根据销售发票制单，生成应收凭证。

对销售发票进行制单生成，是对销售业务进行账务处理记录的操作，即对业务用会计方法记录的过程，应收凭证的结果应反映出借记应收账款，贷记主营业务收入和应交税费/应交增值税/销项税额等内容；具体操作为：单击核算——凭证——客户往来制单——销售发票制单即可，此时应注意调整税率为17%。

（7）1月31日，财务部门收到天益公司转账支票一张票号0001，付清货款并核销，填制收款单；

此项业务是对前期销售货物赊销款项的结算内容，因此判断为销售业务的收款结算，并同时完成对销售发货与发票内容的核销处理，具体操作为：单击销售——客户往来——收款结算，打开收款单，先选择单位后单击增加，通过录入基本信息或选单信息完成发票内容的录入，保存后进行核销，核销时应注意再次在基本信息条中录入结算数据，之后保存退出即可。

（8）在核算模块中通过收款单生成收款凭证。

此项业务是销售业务的最后内容，即对前期结算业务进行相关账务记录处理，要求处理结果应为借记相关资产，贷记应收款项；具体操作为：单击核算——凭证——客户往来制單——核销制单即可。

以上内容是对教学中基于用友T3财务软件中购、销、存相关业务的举例分析，教学与实际的区别或者说困难之处主要在于对前期基础信息的设置和处理，所以这就更需要明白每个阶段之间与各个子系统之间的钩稽关系，而且要明白每一个设置错误引起的问题应如何修改，最基本的方法是操作过的流程，按相反的顺序进行逐一取消，相信通过这样的反复练习，一定可以更快更深入的掌握用友财务软件的操作原理和方法。

参考文献

[1]陈世文，高玉莲，郭楚童，会计电算化实训（第二版）[M].广州：华南理工大学，2015.

[2]全国计算机信息高新技术考试教材编写委员会.用友通T3职业技能培训教程[M].北京：北京希望电子，2010.