试论我市公务车辆的档案管理

马志刚

摘 要：公务车辆的档案管理工作是政府各级机关单位公务用车管理的重要环节，同时全面促进公务车辆档案管理工作制度化、标准化、现代化，也是提升档案管理工作效率和质量的重要方式。因此，本文就我市的公务车辆档案管理工作展开分析和讨论。

关键词：公务车辆；档案；管理

最近几年，党中央和各级政府机关对党风廉政建设和反腐倡廉工作予以高度的关注，尤其是在“三公消费”中公务车辆消费的管理上，对政府机关中出现的公务车辆数量超标、公车私用等现象进行严格的管理控制。因此我局（即机关事务管理局）需要对当前的公务车辆档案管理工作进行全面的革新。

1 公务车辆加强档案管理的重要性

对公务车辆档案进行管理，就是为了能够有效的掌握我市公务车辆的审批手续以及车辆购买流程，检查有关工作是否符合我市公务车辆管理的规章制度，同时对我市每台公务车辆的所在单位、车牌信息、品牌车型、相关配置、购置价格以及车辆日常使用情况等信息进行及时的记录和管理。通过对公务车辆档案的管理，能够对我市各个单位配备车辆的数量予以严格的控制，保障公务车辆的数量在规定范围内。从公务车辆的总体数量上进行严格控制，能够有效减少政府资金的不必要支出，避免在公务车辆使用上出现浪费现象。对公务车辆档案进行有效的管理，可以提升我市对公务车辆使用情况进行监督管理的工作效率，同时为我市的公务车辆使用制度化革新提供详细、全面、准确的参考信息。对公务车辆档案进行严格管理，能够推动我市党政各级部门和事业单位在公务用车方面能够达到合理、高效的作用，减少费用开销，抵制腐败现象，树立政府廉洁执政的优良形象，形成社会健康风气[1]。

2 我市公务车辆档案管理的现状

当前我市对政府各级机关部门和事业单位的公务车辆管理工作越来越予以重视，我局主要负责对本市公务车辆的调动、管理、监督工作，为保质保量的完成公务车辆档案管理任务，我局专门办置了档案卷柜、档案盒、电脑等相应设备器材，设置了完善的公务车辆档案数据库，建立严格的公务车辆档案借阅制度、岗位工作保密机制等相关工作体制。

在公务车辆档案建档时，遵循“一辆车也不漏、一条信息也不丢”的工作标准，对我市所有政府机关单位的公务车辆相关信息展开地毯式的调查记录。从车辆的买车发票凭据、车辆行驶证件等基础信息开始，对各个单位的车辆信息进行详细的统计，对所有的车辆分别建档。在建档之后将车辆的相关信息逐一记录，其中包括了车牌号、购买金额、车辆类型、排气量、品牌型号、购买时间、车辆用途、变动记录、行驶证所有人等信息。同时标注车辆的使用属性，一般可分为公务车辆、特种专业技术车辆、执法执勤车辆、生产性车辆等。此外档案中还要包括车辆的相关资料副本，例如车辆购买审批文件、购车发票复印件、行驶证件副本等。相关证件资料需要车辆所属单位领导或负责人签字盖章。再经档案管理人员核对、整理、存档。

我局的公务车辆档案在管理上采用电子档案与纸质档案并用的形式。在管理中充分发挥电子档案的自动化查询功能，实现快速、准确的找的所需档案资料。纸质档案做好相应的防火、防潮、防霉、防虫等防護工作，保证档案的完整性和安全性。安排管理人员负责定期对档案进行检查，发现档案出现破损情况时，及时进行修复[2]。

3 公务车辆档案管理中存在的问题

3.1 用车单位上报信息出错

当前许多用车单位在上报车辆信息时不太仔细，导致上报的车辆信息出错，或者是在上报信息时出现漏项的情况。同时有的车辆在权属问题上一直模糊不清，也有的公务车辆在管理期间将发票或者行驶证件等资料丢失，导致车辆无法进行有效记录。

3.2 更新不及时

公务车辆档案需要进行及时的数据更新，但是当前许多单位在公务车辆出现变动时，都没有想到去进行资料更新上报。或者上报的信息不及时，经常拖延很长时间才意识到将变动信息上报。

3.3 档案应用性不强

当前我市公务车辆档案只是处于在整理和存档阶段，却没有进行全面的数据分析和管理。因此档案的应用性不强，同时缺少完善的档案管理系统，不能与现代化的管理模式相匹配。

4 加强档案管理的方法

4.1 实现档案系统化建档和实时更新

在公务车辆档案的管理工作上进行系统化和实时化的改进。系统化是将我局的公务车辆档案按照合理的分类方式对档案资料进行整理，建立完整的、全面的档案资料库，便于统一管理。而实时化是对我市公务车辆档案进行实时的档案资料更新。当各个单位出现公务车辆相关信息变动时，需要及时向我局提交报告，进行档案更新，其中包括各个单位进行公务车辆新购、原有车辆信息变更、车辆报废处理等，保证公务车辆从购置开始到报废处理结束，都能有详细的车辆使用信息记录。

4.2 强化档案监察制度

需要坚持对我市的公务车辆进行定期的检查记录，进而建立完善的公务车辆档案管理体系。对公务车辆进行深入核实，到实地进行资金账目比对，将档案中公务车辆信息与交通部门的车辆登记信息进行逐一核实，准确的找到车辆的权属信息，在档案管理工作中做到实际车辆与登记车辆信息完全相符。在公务车辆监督检查制度下，严格的进行公务车辆监督检查工作，建立多渠道公务车辆信息变更上报模式，实现车辆信息变动的实时更新。同时建立监督举报专线，构建全面的公务车辆监督平台，通过社会的监督提高我局的工作效率。

4.3 建立现代化档案管理系统

当前我局的公务车辆档案管理已经实现电子档案管理，但是在档案管理工作中对现代化的计算机技术以及信息化技术应用不足。需要在管理工作中，提高现代化技术的结合程度。首先，需要建立全面的公务车辆档案数据库，研发管理系统软件。其次，通过计算机技术对公务车辆档案进行多角度、多层次的统计分析。提高档案资源的应用能力，将公务车辆档案管理功能最大化。再次，在我局的公务车辆档案管理中，对相关的管理人员进行现代化计算机技术培训，提高管理人员对档案计算机管理使用效率。通过在培训过程中，对计算机应用知识以及相关软件应用的学习，提高管理人员的综合能力，培养档案管理复合型人才，切实完成我局公务车辆档案管理的现代化转型。最后，充分的利用档案数据库。在档案管理过程中，可以将档案通过扫描、微缩等方式存入电脑，建立完善的档案数据库，在日常的工作通过数据库进行档案的快速实时管理，进而极大的减少不必要的人力和物力浪费，提高档案管理的工作效率和工作质量。

4.4 增强档案管理人员的责任意识

加强公务车辆档案管理能力，还需要提高管理人员的责任意识。使管理人员意识到自身工作的重要性，激发出管理人员积极性和主动性。在日常的工作过程中可以经常开展档案工作研讨会等，全面提高管理者的工作素养。

5 结论

总而言之，公务车辆档案的管理工作是保证政府各级机关和事业单位公务用车信息真实、准确的重要依据。通过对公务车辆档案管理，能够对政府公务用车起到有效的监督检查作用，有利于政府建立公正廉洁的健康形象。

参考文献

[1]宋强，孙平.浅谈我市公务车辆档案管理[J].经营管理者，2016，26：337.

[2]王宇栋.公务车辆管理系统的设计和实现[D].电子科技大学，2013.