浅谈科技档案的管理方式与利用服务

2017-08-31重庆燃气设计研究院有限责任公司唐瑾

办公室业务 2017年15期

文/重庆燃气设计研究院有限责任公司唐瑾

浅谈科技档案的管理方式与利用服务

文/重庆燃气设计研究院有限责任公司唐瑾

本文主要以科技档案管理方式与利用服务为切入点进行分析，结合当下我国档案管理现状分析为主要依据，从信息化的科技档案管理、实现创新的科技档案管理服务方式、扩大服务领域这三方面进行深入探索与研究，主要目的在于加大与科技档案管理方式与利用服务的研究力度，提高科技档案管理的工作效率。

生产技术；科技档案；创新管理

科技档案不但包含了科研材料的整理、分类与存储，还包含在归档之后所实现的经济价值与社会价值。对科技档案进行科学有效的管理，不仅可以全面地记录科研活动开展的整体流程，还可以为项目研发工作的开展以及成果推广工作奠定坚实的基础，基于此，将科研成果存在的价值发挥到最大，保障科研企业的核心竞争力。

一、目前档案管理的现状

目前，我国诸多企业对档案进行管理时所采用的管理方式依旧是传统的纸质管理，这对于新兴的科研成果的推广工作会带来一定影响。在当前这个科技不断发展的时代，利用传统的纸质管理方法，对于我国科技企业的档案管理的工作效率带来了一定制约。基于信息不断发展的时代背景，电子档案的管理手段在诸多企业中应用范围越来越广，如今我国对档案进行管理时利用最多的方法便是纸质档案存储与电子档案存储，但因诸多企业未给予电子档案一定的重视，使得目前档案管理工作的开展受到了一定阻碍。特别是在归档方面，因档案管理制度不健全、管理手段不科学以及科研成果的记录不全面等，这些都会造成电子档案工作开展欠缺规范性与有效性，这会对目前的社会效益造成负面影响。

二、科技创新档案管理

（一）信息化的档案管理。基于信息化时代为发展背景，若想实现科技档案管理工作顺利开展，需要充分利用当前的互联网技术以及信息资源，来达到资源共享的目的，通过网络技术为基础，依据不同行业的实际状况来完成科技档案的管理工作，特别是档案资源传输以及整理、收集等方面，从而对科技档案实现规范化管理，最大限度地完成档案中的内容共享。另外，在对科技档案进行管理时，通过合理应用信息技术来优化存在档案管理中的问题，以便于开展科技档案管理与存储工作。当前，开展科技档案管理工作中，最为主要的方面是对管理人才的培养，只有保障管理者的综合素养，才会确保档案管理工作的高效性。不仅要提高档案管理人员的专业知识，还要提升其对电子档案的认知程度，处于信息化的时代，只有全面掌握互联网技术，才会做好科技档案管理工作，以此来保障档案管理事业得到长足发展。

（二）创新的科技档案管理服务方式。1.结合现代化信息技术构建符合当下发展的数据管理中心，这个数据管理中心可以是基于电子档案为主，将其全部归集到数据管理中心之中，利用该管理中心来对电子档案进行分类，为了给科技人员提动工作便利，可以对这个数据中新增设免费查找的性能，此种服务方式不但能提供科技人员所需的内容，还可以增强档案资源的应用效率，从而实现档案资源共享的目的。2.实施在线的档案服务，对于传统的档案管理进行分析与研究，其主要提高的是公路部门的服务质量，通常情况下，档案是保存在档案部门或是档案展览区域的，处在环境约束的情况下，使得档案信息未得到全面运用。所以，基于信息化时代，因社会公众的生活水平以及工作环境已经发生的极大改变，为了满足社会公众的实际需求，需要对档案资源进行充分利用，在不断探究的基础上，实现科技档案管理服务的创新，从而开展在线档案服务工作，这样不但可以保障档案信息的完整性与准确性，还可以使社会公众及时了解新动态。因此，需要改变传统的档案管理模式，利用在线服务的方式提高档案资源的应用效率，基于此来达到档案资源创新的目的。

（三）扩增服务范围。由于信息技术的不断革新，信息技术在日常工作与生活中具有举足轻重的作用，档案管理存在的主要目的是为了服务社会公众。因此，需扩增科技档案的服务范围，科技档案的管理不单单要服务单位与企业，还需面向社会公众。主要是因为社会公众对于信息的需求量与日俱增。基于此，档案管理工作的开展在信息化时代的服务主体越来越显著，如果依旧利用单一的服务方式，无法满足目前单位、企业、群众的是实质需求，因此，扩增科技档案的服务范围是极其重要的。为了确保科技档案管理可持续发展，处在经济知识的背景下，基于信息化为档案管理工作开展的基础，需构建档案服务体系，把档案管理工作充分落实，从而使档案管理的工作效率达到最佳。除此之外，在对科技档案进行创新过程中，还需要重点关注科技管理技术的优化程度，应用现代化的科学技术来对档案资源进行管理，应用一些新兴技术与设备，来构建一个基于信息技术为主的档案管理系统，把全部的资料档案都集中到同一系统之中，从而实现对其进行管理，并且构建完备的信息共享平台，基于此来实现科技档案管理的应用效率。