浅析信息时代档案管理工作的创新

文/新乡市中心医院 李卉

浅析信息时代档案管理工作的创新

文/新乡市中心医院 李卉

创新，是为了迎合当前信息时代的发展。不论是在教育、科技上都是离不开创新的，档案事业的发展也是如此。档案管理工作的创新是为了促进档案管理行业的进步，实现可持续发展。档案管理作为基础管理已经受到重视，不完善的管理制度也浮现出来，做好档案管理，对于企业、单位等都有着重要的意义。

信息时代；档案管理；管理工作；工作创新

档案工作对于现代企业或是事业单位来说，起到推动经济总量持续发展、加强文明建设以及维护广大职工权益的重要作用。档案是信息资源宝库，可以为管理工作提供服务。档案管理工作做好了，一方面管理人员及时了解单位整体状况，适时调整策略提供准确依据；另一方面有利于与各有关方面进行有益合作奠定坚实的基础。

一、档案管理在当前信息时代的概念

（一）档案管理工作的重要性。档案工作是各企事业单位管理工作的基础，做好档案管理工作，更新档案管理理念，尝试新的档案管理方法，把档案工作列入内部管理基础工程来对待。档案管理工作通过规范化、信息化、安全化来体现它的作用。规范化的档案管理有力地保证了案卷的质量，在进行人员培训、资料整理做集中管理，对文件分类登记造册进行掌控，为日常工作顺利开展进行铺垫。同时，档案管理借助信息化软件有利于提高工作效率。在对文件进行收集录入时，形成纸质档案和电子档案并存公用的管理机制，利用信息化软件让档案灵活运用。正是因为档案的集中管理，利用计算机进行保存备份，规避了传统档案管理带来的弊端，不会因为环境影响、纸质材料而缩短它的寿命。同时，在档案阅读环节上，不允许与本档案无关的人员查阅档案内容，建立档案查阅监督机制来确保档案的保密性。

（二）创新为档案管理事业提供动力。随着信息时代的发展，各行各业都会引进信息化技术进行档案工作的开展，既可以提高工作的效率，又可以减少工作中出现的失误。电子信息技术促进了档案管理工作的革新，要求管理工作者积极主动学习新的工作方式，不仅提升自身知识积累，也提升了相关单位的硬件设施，形成新的档案管理观念。如果一直依靠于传统的管理观念和管理方式，自身得不到技能的提高，工作效率也得不到提高。

（三）创新促进档案管理行业进步。传统的档案管理工作随着时间的推移弊病随之显现出来。常见的现象比如因为时间长的原因导致纸质档案的老化、损坏。再或者是向相关部门进行申请时。需要工作人员帮忙查找才能使用档案，不仅工作效率低，还很费时、耗力。相反，创新后的档案管理工作，利用计算机进行统一保存并备份，只需要用户信息就可以不受地点、时间的影响进行查询，既可以为用户提供方便，也可以提高工作人员的办事效率。

二、创新档案管理的实施建议

（一）增强档案管理工作的创新意识。局限在传统思想和传统方式的档案管理工作人员，在长期面对单一、枯燥乏味的工作，闭门造车的结果是通常这些工作者缺乏创新意识和欲望，对社会发展状况、科学发展情况以及能否满足社会发展一无所知。要想改变这种现状，必须培养工作者创新意识，摆脱传统思想的束缚。学会利用计算机技术，对档案进行输入、输出、检索。提高档案管理人员的主观能动性，要让档案管理人员养成事前介入，积极参与的工作态度。

（二）扩宽档案管理服务的途径。我们现在所处的信息时代，网络信息量大，传播速度快，是可以实现和其他档案管理单位联网，建立一个信息资源共享，服务范围扩大的优势。同时，档案管理部门还可以对服务方式和领域进行扩展，通过自身的强化、创新，转变成当前社会所需要的“产品”。我们还可以借助网络平台，建立网站档案吧，让广大群众在休闲时间吸取档案管理知识。这些创新不仅使老百姓体会到档案创新带的便利，也可以让档案管理工作者体验到信息时代的进步，以及创新带来的便利，从而提高工作效率。

（三）建立良性运行机制。在创新档案管理工作的过程中，工作人员发挥着重要的作用。为了加强档案管理制度，提高工作效率，还需要提升工作人员的素质。管理部门需要培养素质过硬的档案管理队伍，让工作人员热爱自己的事业，大胆创新，同时掌握档案管理行业的发展规律，并定期对管理人员进行考核。建立完善的管理制度实现规范化服务的目的，充分调动工作人员对工作的积极性，发挥主观能动性，走档案工作的可持续发展路线。

三、结束语

综上所述，想要实现新时代下档案管理工作的创新就必须要从以下几个方面着手，一是要明确档案管理工作创新对于企、事业单位管理的重要性，二是要加大对档案管理工作的创新意识，三是要拓展档案管理服务的服务路径，最后对于任何管理新形式的工作内容都需要建立一个合理的监督管理机制，因此，对于档案管理工作来说，同样需要重视建立完善的监督管理机制，只有着重从以上几点内容进行创新，才能真正实现信息时代下档案管理工作的创新。

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[2]杨彦杰.浅析信息时代下档案管理工作的创新[J].办公室业务,2016(18)：126.

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