高校二级学院行政管理体系建设的探讨

韩月娇

摘 要：近几年，伴随着高校改革的不断深入，高校的行政权力逐渐向二级学院转移，二级学院的行政管理工作将面临着更为严峻的考验。面对新的形势和新的情况，二级学院的行政管理地位越来越重要。结合自身多年的高校行政管理经验，有目的性地探讨分析了高校二级学院的行政管理缺陷，并且探索出有针对性的解决方案，以完善高校二级学院的管理体系，促进高校二级学院的发展，提升高校的人才培养质量。

关键词：高校；二级学院；行政管理

行政管理工作是维持正常的高校管理工作秩序和发展高校教学科研和人才培养的基础。二级学院作为高校行政管理的重要组成部分，既是学校行政工作的具体执行者，也是学校行政工作的管理者。工作接触范围广、项目繁多，既要与学校各职能部门协调联系，又要与二级单位的专职教师接触沟通。因此，高校二级单位行政管理工作的重要性不言而喻，基于二级学院行政管理的运行缺陷，探讨科学系统且规范化的管理体系势在必行。

高校二级学院行政管理运行模式的缺陷

高校的行政管理种类繁多、项目复杂、不确定和无计划的临时性工作较多，在学校行政管理的大框架和总体模式下，各二级学院都具有自己的专业特点和学院文化，在这种特点和文化背景下的管理运行也存在着缺陷，相较学校的行政管理模式，二级学院基于自我的专业性特点和人员构造以及学院文化等特点，所呈现的行政管理运行缺陷主要有以下四方面：

一是不健全的行政管理体系。习近平总书记系列重要讲话多次强调制度建设的重要性，制度建设的特点主要呈现在根本性、全局性、稳定性和长期性四个特性上。关于高校的行政管理体系和各项要求，学校层面有总体的规定和实施框架，这些都是二级学院做好行政管理工作的重要保障。然而，学校的行政管理模式是面向所有群体的，即“纲、块”多、“条、目”少，细节性不多、可操作性不强，各二级学院太过依赖于学校大框架下的行政管理规章制度，然而绝大多数二级学院又都有自己的专业特点和学院文化，因此二级学院建设一套属于自己的行政管理制度是必要的。另外，学校职能部门只提供属于自己职能范围的规章制度或者办事流程，但很多办事流程或者规章制度需要多个职能部门联系在一起，形成一套体系才能真正把事情办成。以学院教师的短期因公出国（境）为例，学校的国际交流合作处会有一套出国流程，然而这样的短期因公出国（境）不是在国际交流合作处一个部门就可以把所有流程走完，而是需要学院—学校财务处—学校组织部—学校国际交流合作处—学校人事处—学校办公室—财政局—中国银行等多个部门的协调和系统合作。因此，二级学院基于学校制度体系总框架下建设一套属于自己的行政管理体系是十分必要的。

二是缺乏全职的行政管理人员。高校二级学院的行政管理团队主要是指在行政副院长和院务办公室主任带领下的学院办公室管理人员。然而，有的二级学院在建立初期并没有预想到学院办公室的发展；有的二级学院在建立初期由于事務不多且缺乏经验，导致在学院办公室的人员设置上并没有那么重视，再加上高校人员编制的数量限制，导致有的二级学院的学院办公室全职行政管理人员只有一名。二级学院办公室是学院的中枢口，它是院领导与学院教师，学院教师与学校各行政部门，学校各行政部门与学院领导联系协调的重要桥梁之一。学院办公室的管理人员面对的是学校所有部门的行政事务，其工作职责多而杂，包括财务管理、人才建设、国际交流与合作、工会管理、设备管理、基建管理、党风党建、学院文化建设、学院宣传以及学院的常规行政工作。如此繁重的工作仅靠一名专职行政管理人员是远远不够的，而行政副院长和院办主任又多是其他学系或者办公室教师兼任，因此大大降低了工作效率。

三是守旧的管理理念。二级学院管理团队人员缺乏，导致全职的行政管理人员全身心投入繁重复杂的日常行政事务中，缺少时间和机会参加培训或者潜心思索管理方式方法，导致管理理念逐步落后。管理实践表明：管理理念在行政管理中一直起到举足轻重的作用。随着时代的发展，管理的理念也一直在与时俱进，过去人们常常定义管理就是领导和控制，而随着社会的进步，对管理理念又有了新的认识，现在的学校行政管理部门更多地把管理定义为服务，服务于他人，服务于促进学校的教学科研发展。具体来说，对于这种服务的定义更多体现在转变工作的态度，从过去的教条、强硬的“官僚”态度到现在热情、和蔼的态度。然而，这样的管理理念转变却仍然是片面的，时下高校管理理念应该是从事务性、服务性的管理转向战略性管理，倡导服务为本、管理先行的服务理念。

四是原始资料和文档的不完善。学院办公室作为学校大框架下的二级办事机构，更多的是作为一个学院行政事务办理的中转站，最终目的是要转向学校的各行政职能办公室。以学院全职教师与学校各行政部门联系为例，学院教职员工所提供给二级学院办公室的所有原始材料都要提供给学校行政部门，即学校职能办公室，通常二级学院办公室都要求教职员工提供两份原始材料：一份提供于学校的职能办公室；一份备案后归档于二级学院。然而，这样的原件并不是最终版本，也没有什么实质意义。因为交给学校的职能办公室后，所有原始材料还需要学校职能部门的再次完善，即签字、盖章、做批示等，所以最终的材料版本将由学校各相关的职能部门归档于自己的行政管理档案中，并不返还到二级学院。再加上二级学院在归档制度上的不完善，二级学院管理人员对行政管理档案和原始资料整理留存的意识十分浅薄，对需要留存和归档的材料并不明确。这些都导致了二级学院原始资料和文件的不完善和不规范。

优化高校二级学院行政管理的建议

任何方式方法都应顺应时代的发展，只有紧跟时代的步伐，才能行之有效地达到最终目的。除此之外，任何方式方法都应通过长期的实践和潜心研究，并基于其共有的缺陷而有针对性得出的。所以，基于学校二级学院的共有缺陷，并经过长期的工作实践提出了以下有针对性的解决方法。

一是完善二级学院行政管理体系。习近平总书记提出了制度建设的总原则，即“于法周延、于事简便”，意思就是在制度建设时要强调制度的科学性和系统性，制度应是可操作且实用的。具体来说，健全的管理体系应该由完善的规章制度、配套的管理办法、详细的实施细则和具体的工作流程等部分组成。一方面，学校各职能部门已经出台了面向全校的校级层面的规章制度，学校的规章制度已经列出大的框架，是二级学院建立其行政管理体系的地基，二级学院可根据学校的规章制度，结合学院专业的特点和学院文化等实际情况，建立既适合又行之有效的管理制度。这样在大方向上既保证了制度的准确性，又在细节上保证了制度的针对性，使二级学院既有管理制度可循，也有独特性。例如：学校建立了《学校聘任考核管理规定》，学院就可以基于学校的聘任考核管理规定，根据二级学院的人员构成和聘任个性化条件建立《学院聘任考核管理规定》，进一步学院可以细致到在《学院聘任考核管理规定》下建立具体的实施细则或者工作流程，即学院教职员工聘任考核的工作流程等。另一方面，制定学院的管理体系还要懂得把学校各部门的规章制度联系在一起，成为一个成套的管理体系，如之前提出的教职工短期因公出国（境）的流程，二级学院在建立《学院教职工短期因公出国（境）指南》时，就应该把学校国际交流与合作处、财务处、人事处等多个部门的关于教职工短期因公出国（境）相关方面的制度联系在一起，建立出一套完整的学院教师短期因公出国（境）的体系指南。

二是加强信息化、系统化和专业化。面对二级单位专业管理人员的缺乏，加强学院的系统化和专业化是行之有效的方法之一。具体来说，加強学院的系统化和专业化主要体现在两个方面：一方面，调整人员结构，加强学院专职专业化的管理团队。面对繁多复杂的日常工作，调整专职管理人员的数量是必不可少的，兼职的管理人员并不是长久之计。只有每个人都分摊其工作职能，才能提高工作效率、提升工作质量。另一方面，加强学院的信息化，运用高科技管理手段。当前，社会发展更趋于信息化，把这些高信息化系统运用在学院的日常管理当中，可以飞速提升学院的行政工作效率。例如：引进会议室的预约系统，既提升了会议室使用情况，也减轻了学院专职行政管理人员的工作。

三是与时俱进更新管理理念。伴随时代前进的脚步，高校的管理面临着更为严峻的考验，新的形势、新的情况、新的问题、新的人员编制，绝不能再沿用旧的方式方法和态度来解决和面对。学院的行政管理人员要顺应时代的要求，不仅要有专业的管理理论知识和工作技能，而且也要有与时俱进、不断更新行政管理理念。那么，如何才能做到与时俱进、不断更新呢？一方面，应该从自我意识做起。旧的管理理念已经成为一种固有的模式，要想改变这种已有的模式，首先就得调动管理人员主动去改变。另一方面，在教职员工愿意改变固有模式的前提下，增加培训的机会。不论是外出的培训还是校内的培训，使教职员工更多了解当代实用的新型管理理念和管理办法，多学习以达到模仿和运用的效果。可以把这种管理培训作为教职员工继续教育的其中一个项目。校内的培训可以以讲座形式或是访谈的形式进行，同样也要多增加外出培训集中学习的机会，以达到与时俱进，不断更新管理理念。

四是完善二级学院的资料存档。学院行政管理工作中的文件、文档材料都是学院工作宝贵的记录和依据。行政管理中的原始文件资料具有凭证性和权威性的特点。这些文档资料的价值是无穷的，完善二级学院的资料存档是十分必要的。首先，二级学院应该根据学校档案工作的规章制度建立二级学院的《学院办公管理文件资料的归档要求》，从规章制度上规范存档的要求，如哪些文件是需要存档、归档的，资料的格式是纸质版还是电子版等。其次，责任到人，安排档案管理总负责人、审核人。只有责任到人，每人负责的归档职能清晰后，才能更好地完善学院的档案资料库。最后，与学校的各职能部门协调，划清学院的归档范围。例如：哪些需要学校归档，学院便不重复归档；哪些需要学校职能部门资料反馈到学院，由学院去归档。划清资料归档的范围可以更好地帮助学院规范学院行政办公档案的管理，避免重复工作，提高工作效率。

针对性地优化高校二级学院的行政管理：完善二级学院的管理体系，加强信息化、系统化和专业化，与时俱进，更新管理理念，完善二级学院的资料存档，这样才能提升高校二级学院的行政办公效率，更好地服务和提高二级学院教学与科研的成果展示，促进高校二级学院的未来发展。

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（作者单位：首都医科大学护理学院）

[责任编辑：卜 珺]