电子信息档案管理的风险控制对策

彭立军

摘 要：本文针对电子信息档案管理风险控制对策进行了全面分析研究，发表了一些自己的建议看法，希望对提高企业电子信息档案管理的安全性有一定的参考和帮助，降低风险带来的影响。

关键词：电子信息档案管理；风险控制；对策

现阶段电子计算机在人们的日常生活和工作中有着非常重要的作用和意义，借助电子计算机，可以为人们提供多种功能。受到电子计算机影响，企业办公与以往相比有了显著的改善和提高，向着简单化、便捷化方向去发展，工作效率显著增强，就档案管理方面而言，电子信息档案管理可以显著提高企业的档案管理效率，降低档案管理劳动强度和工作量。但是，电子信息技术在进行档案管理时还存在一定的风险，如果没有相应的风险控制措施，那么将很大程度上降低企业数据的安全性，本文对此进行了研究分析。

1 避免风险的措施

在风险控制时，提前遏制风险，是一种最佳的风险控制方式，这种方法可以实现对风险的提前预防，属于一种最为经济的风险控制方式。就电子档案而言，需要结合自身的缺陷来进行档案管理，使档案信息的安全性得到保证。

（一）对技术进行更新

计算机在运行过程中需要运行多种辅助程序，在避免风险方面，首先可以对技术进行更新，引进新的技术能够显著提高电子信息档案管理的可靠性和安全性。比如说设置密码，这种方式最为常见，在电子信息档案加密之后，需要对操作人员进行全面的培训，提高对其控制管理水平，避免信息资源受到外界因素过多的影响。

（二）制定避免风险制度

为了使信息资源的安全性得到保证，必须要采取一定的控制管理制度，企业要主动制定针对性的控制制度来实现对风险的避免，授权的档案管理人员也可以根据自身的档案管理的实际需求建立相应的档案管理制度。比如说部分操作只能由档案管理人员来进行，其他人员不能进行相关的操作。

（三）将风险及时消除

为了使档案信息安全性得到充分保证，需要将风险因素及时消除。在维修计算机时，企业需要对可能出现风险的因素进行判断分析，提高重视度，主动采取适当的控制措施。计算机网络有着复杂性的特点，风险控制工作存在较大的难度，但是只要提前做好各项风险因素的分析，那么就可以实现对风险的及时消除。

（四）及时进行保护和预防

安全防护措施在电子信息档案管理中有着非常重要的作用和意义，能够实现对危险因素的及时消除，避免档案信息收到外界因素干扰而出现破坏，使信息的安全性和可靠性得到保证。

2 缓解风险的措施

在电子信息档案管理过程中，如果受到外界的干扰，就需要采取针对性的措施将外界的干扰风险降到最低，管理人员要尽最大努力提高对风险信息的掌握，将其控制在一定的范围内。当前很多企业开始借助风险转移策略来实现对风险的缓解，制定应变计划、灾难恢复计划、资产重新布置计划等方式将电子信息档案受风险的影响和后果降到最低。当前应用较多的风险控制方法有事前控制以及事后控制两种。在事前控制方面，在损失发生之前所执行的降低损失方案；事后控制指的是为了降低损失的影响而执行的方案。另外，企业电子信息档案管理过程中一旦有危险出现，那么最主要的就是及时采取相关的风险控制方式及时进行处理和控制。

3 分散风险的措施

在進行电子信息档案管理时，转移策略也是一种常见的风险控制策略，通过转移策略，可以实现对风险的分散，将风险转移到其他区域，进而将风险的影响降到最低。常见的风险转移方法有外包、保险、合同等。通过这种方式，可以实现对风险修正，将复杂的风险问题简化，优化之前的电子信息档案管理方。另外，还可以和网络供应商进行协调，让供应商提供更高质量的安全服务。值得注意的是外包同样存在较大的风险，如果外包人员以及外包单位不具有相关的资质，综合水平较低，那么也将会造成非常严重的后果。因为，为了将人为方面的损失降到最低，电子信息档案管理人员需要对相关的操作标准严格遵守。

4 风险评估措施

企业在电子信息档案管理过程中，一旦出现风险事故，那么最先要做得就是采取针对性的措施对风险进行评估，为了将风险的影响控制在最小范围，还需要与其他的控制措施有效的结合在一起。风险评估一方面可以提高预防计划的合理性，同时还能基于电子信息档案全面的分析，完成对风险因素的判断，分析风险可能带来的后果。在评估过程中，需要对风险发生概率、风险的危害、风险成本等方面进行综合分析，寻找合适的风险控制方案。另外，企业管理人员需要建立起相应的风险控制观念，制定完善的风险预防计划。在风险评估过程中，为了提高档案信息的安全性，档案管理人员需要提高风险防控意识，及时发现潜在的风险，将其扼杀于萌芽，降低其损失。

5 结束语

在进行电子信息档案管理风险控制时，首先要制定避免风险的措施，其次要选择缓解风险的措施，还需要制定分散风险的措施，最后要对风险进行全面的评估，及时发现并消除风险，将风险的影响控制在最消防范围。

参考文献

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[2]王群丽.电子信息时代档案管理的风险控制方法探讨[J].现代营销（下旬刊），2016，06：93.