刍议电子档案管理要点和有效改进措施

王志

摘 要：信息化已经实现快速发展，由此电子档案大量产生，使之成为与纸质档案一样，具有重要保存和应用价值的原生信息记录物。与纸质档案相比，电子档案的信息量更大、更加节省存储空间，其生命力和发展空间巨大，但它也有一定的局限性和缺点。本文对电子文件档案与传统档案管理之间差异、特点及实际管理中存在的问题加以分析，并提出针对性解决措施和办法。

关键词：电子档案；特点问题；改进措施

当今处于全球信息化和网络化时代。档案在以传统单一的纸质形式存在的同时，各类以磁、电、光等介质为主要信息载体的文件随之大量产生，即“电子文件档案”。该类文件诞生及发展时间较短，由此引发的保管问题也时有发生。本文针对该类档案如何实现科学管理加以分析和探讨。

1 两类档案间差异

1.1 归档时间不同

传统档案在归档时，一般在下一个年度年初，对上一年度形成的档案进行统一规纳整理和归档。电子文件在归档上则灵活性较强。一般可随时归档，还可在规定的时间周期内，按要求来统一归档。其流程是：先由文件形成部门，通过专用网络传至档案管理部门，再以电子数码签名形式封签认证；然后，由档案管理人员登记，做好“原始分类，设定访问限制级别”等各项工作，用于用户进行日后查找利用。因其可随时归档，漏归现象得以避免，归档的及时性和完整率有所保证；此外，这种做法快速便捷符合该类文件特点，还可避免电子档案流失和因病毒致其损坏。

1.2 归档方式不同

纸质文件一般采用分类装盒的形式进行。而电子文件采用的电子编码技术，其缺点是载体无法固定，可随时进行编辑修改不留痕迹；如文件，其鉴别文件原始性的凭证性关键信息可通过技术手段更改。这些特点，使其辨别“原始凭证性”变得复杂困难。所以，要对电子文件形成过程中每一步的保密性加以关注。即：传输、处理文件每一步进程都不得出现错误，确保档案部门收到的电子文件具备“原始性和真实性”。要做到保证电子文件法律凭证地位，必须在“数字签名、信息认证、身份验证和加密保护”各个环节，采取保密手段和方法。

1.3 保管方式不同

纸质档案为保证其安全，一般采用异地备份方式，但其占用大量空间，且工作量较大，浪费大量纸张。电子文件载体因技术更新，在不断更新换代和升级，其保管方式和手段也在逐步变化。这些变化，都影响了电子文件的长期可读性。虽然档案部门也应对电子文件以纸质档案形式作为备份，但档案部门还应在接收电子文件和转换后，再以通用、统一格式进行存储，以使其在技术不断更新的情况下，还能实现以往储存档案的有效准确读取，实现信息资源的共享性。

2 电子档案特点

电子档案与纸质档案相比来说，其特点是：

2.1 纸质档案具有可直读性

即纸质档案经过调取后，可以直接由使用者进行阅读，而电子文档则对技术设备有较强的依赖性。如常使用的磁性介质（硬盘）或光盘，都需要通过计算机或其他形式来读取其数据，不能够直接读取其内容，具有非直读性。

2.2 电子档案存储环境要求高

存储量大、保存条件和环境要求高，是电子档案存储方面的基本特点。由于电子档案是存贮于相应的介质当中，其对于贮介质质量、载体存在环境、存储信息的有效期都有较高的要求。如果一旦存放不当，如湿度过大，其中大量的数据都可能全部丢失或者发生损坏。

2.3 电子档案的安全性要求高

电子档案的保密性和对其系统的安全性要求也都很严格。如，以计算机保密系统为例，它的各类措施手段比较完备是比较完备的。主要采取的安全性措施包括：可根据档案级别，设置不同密码；可根据人群，授予不同管理权限等。但需要强调的是，不但个人操作不当可能造成信息损失， 而且，因受计算机和计算机网络本身技术性影响，电子档案都可能因被黑客攻击或被各类病毒感染而造成不可估计的损失。

2.4 电子档案方便存储、查询，共享

传统纸质档案具有实物特征，具有直观可视性。电子档案在读取时，需借助计算机硬件与软件系统环境，比较麻烦，但在计算机进行分类处理和存档后，通过电脑上进行档案资料查询检查以及下载打印，就十分便捷，這种优势，传统纸质档案不能比拟的。

2.5 电子档案资料较容易修改和复制

这种特点，需要档案管理人员具有较高综合素质和原则性。传统的纸质档案其直观性和唯一性，很难被修改，即便是被修改，也容易察觉。电子档案既容易被修改，也难以查出修改痕迹，难以保持它的原始面貌，也缺乏原始依据性。

2.6 电子档案对档案专管人员素质提升提出新要求

电子档案由人操作计算机管理，这要求档案管理人员既要熟悉档案管理知识，还要掌握与其岗位相适应的计算机操作和维护知识，传统的保管员式管理已经满足不了要求。

3 管理电子档案的有效措施

3.1 坚持电子档案原始性，真实性和安全性

坚持确保接收到的电子档案原始性，真实性和安全性 ，这对于电子档案管理者是根本性要求。鉴于电子档案原始性鉴定难度大，其信息内容“出错”的概率和机会比传统纸质档案高得多。而且，电子档案容易被复制和篡改，且篡改后不留痕迹，在通过网络传输时，还易受病毒的入侵，被窃听、泄密、篡改和伪造。其信息安全受到严重威胁。因此，要重点强化软件及硬件两个方面管理措施。软件上，进一步加强“签署技术、加密技术、身份验证、增设防火墙、增加防写措施”；硬件上，要选择和使用“性能稳定、功能齐全”的硬件设备。

3.2 对电子档案管理系统功能进一步完善

在这方面，应该坚持从设计，到管理及使用的全方位管理。在系统设计阶段，要严格遵循有关规定标准，充分听取与档案管理相关部门意见。如，文件档案管理部门、业务部门、技术研发部门，都应从各自分工、工作流程等各方面，及时提出改进的意见建议，实现流转部门之间无缝对接。在软件建设上，要研发功能进一步完善的软件系统，以保证电子档案管理真实有效。同时，应加强电子档案管理作复杂性技术工作认识，积极做好电子档案管理各项标准和制度建立工作，以制度为有力武器，防止有长期保存价值电子档案在形成、使用、归档过程，遭受损失。此外，还对档案部门作业流程、工作制度进一步完善，明确职责、权限及义务，维护其部门权威性。

3.3 以法律手段保证电子档案法律效力及安全

要实现电子档案与纸质档案具有相同法律效力，必须要通过及时出台相关的法律条文，出台法律补充条款。一方面，应加大打击电子档案犯罪力度，严惩与电子档案相关的违法犯罪行为，使犯罪分子对这种违法犯罪行为不想为、不敢为、不能为，确保电子档案安全。另一方面，国家既要进一步明确电子档案法定档案地位，也要由档案管理部门负责，进一步加强电子档案业务指导制定规范措施，进一步调查研究现有规章制度，实现其管理的规范化发展，实现更好的宏观管理。

3.4 强化电子档案制作环节和人员的管理

3.4.1要紧紧抓住电子档案制作环节管理。电子档案每一个环节，如“存储、检索、传输”等处理都是由人来完成。因此，加强对参加电子档案制作和管理人员的教育、审查和要求，是必然要求也是必然之路。要加强电子档案制作和管理人员，法律法规教育，加强保密性教育，定期做好技术性培训工作。要采取积极有效措施，切实提升电子档案制作者和管理人员的工作责任心，使他们工作上认真负责，技术上精益求精，以满足新时期对于电子档案管理的新要求。

3.4.2明确电子档案制作阶段职责。电子档案在进行档案制作过程中，应明确作为档案制作人员在保证其制作电子档案在“真实性”和“能被保管、保存”方面的责任。为避免制作人员相互推诿、扯皮造成电子档案在制作阶段，造成失真现象，要明确具体参与人员各自职责范围。特别是在以合作方式开展电子档案制作时，要划分清楚各环节人员职责范围，确保其各司其职，各负其责。

4 结束语

电子文件是实现社会进步具体体现之一。加强电子文件管理是新时期档案管理人员需要认真面对的新课题和新挑战。如何根据时代发展，探索确保电子档案的真实性、完整性和安全性的新思路和新方法，是实现安全、可靠的保护档案资源，也是更好地实现档案利用，促进经济建设发展的要求，需要共同努力。