浅谈养老保险档案管理的难点及完善策略

潘莉

摘 要：经济的快速发展推动了和谐社会的加速建设和完善，同时也推动了养老保险在全国范围内的覆盖率。而随着养老保险覆盖率的增加，养老保险档案管理也成为做好养老保险工作的重要内容之一。越来越多的人参加养老保险，使养老保险的档案管理面临着巨大的数量挑战和管理的改革。采用先进的管理技术，实现其信息化的管理是养老保险档案管理改革的必然途径。需要注意的是，改革养老保险档案管理模式，是一个系统化、具体化的过程，要在过程中逐渐完善和实现合理有效的信息化管理建设。

关键词：养老保险；档案管理；难点；完善策略

1养老保险档案的特征与现实意义

1.1养老保险档案的特征。根据人力资源与社会保障部和国家档案局共同制定颁布的《社会保险业务档案管理规定（试行）》（以下称为《规定》），我们可以将养老保险档案定义为社会保险经办机构在办理养老保险业务过程中，直接形成的具有保存和利用价值的专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录。综合来看，养老保险档案存在以下几个特征：

1.1.1覆盖范围广。我国的社会养老保险制度按照参保对象可分为城镇企业职工养老保险、城镇居民养老保险、机关事业单位养老保险和农村养老保险四大部分，可以看出，我国的社会养老保险制度具有广覆盖的特点。因此，养老保险档案也应分门别类，实现对上述参保人员的全覆盖。

1.1.2流动性要求高。随着我国经济的发展，劳动者在劳动力市场上的流动性大大增加。如此一来，这部分参保人员的养老保险关系就会随着他们工作地点的变动而发生转移，相应地，他们的养老保险档案也将随之流动，这无疑会增加养老保险档案管理工作的难度。

1.1.3保管期限长。《规定》中规定社会保险业务档案的保管期限分为永久和定期两类，定期保管期限分为 10 年、30 年、50 年、100 年，各种社会保险业务档案的具体保管期限按照《社会保险业务材料归档范围与保管期限》执行。在实践中，参保人员的个人记录一般要延续几十年，对企业和经办机构的记录年限则会更长，只要养老保险关系一直存续，养老保险档案的记录工作就不会停止。

1.2养老保险档案的现实意义。

1.2.1为开展养老保险管理工作提供依据。养老保险档案是全面系统记录企业与个人缴纳保险费用、保险关系转移、计发养老待遇的重要凭证，它可以全面反映参保对象履行义务、享受权利的真实情况。养老保险档案的完整与否、准确与否，将影响到养老保险事业的健康长远发展。

1.2.2有助于社保经办机构提高服务质量。系统全面、准确无误的养老保险档案，再配以方便快捷的查询通道，可以为参保对象提供优质的服务，在经办机构与参保对象之间搭建起顺畅沟通的桥梁，进而促进养老保险的良性发展。

1.2.3促进社会养老保险提高统筹层次。通过加强养老保险档案的建设力度，建立起省级甚至全国统一的养老保险档案系统，逐步实现养老保险数据信息的共享，可以为提高养老保险统筹层次提供有力的支撑。

2目前养老保险档案管理面临的问题

2.1对养老保险档案管理的重视程度低。对养老保险档案管理重视度低，是养老保险负责单位的通病，上到领导干部，下到工作人员，都没有看到养老保险档案管理工作的重要性和不可或缺性，而这也严重的影响了养老保险档案管理的日常工作。工作人员在养老保险档案管理方面的服务观念差，使工作更加被动化和消极化，从而导致档案管理工作问题百出，诸如档案混乱、管理松散，网络化程度低等，这些都严重阻碍了养老保险档案管理时代发展的步伐。

2.2缺乏具有专业素养的养老保险档案管理人员。纵观我国各地从事养老保险档案管理工作的工作人员不难发现，这些工作人员既不是档案管理专业出身，也没有接受过任何关于档案管理方面的知识和技能的培训，他们基本上都是“半路出家”，对档案管理工作的内容认识模糊不清，对其管理的方式也是不了解，根本没有将档案管理作为资深工作的核心，更有甚者还是兼职负责。利用严重缺乏专业素养的人员进行档案管理，是导致档案归档不及时、保存不完善的重要原因。

2.3养老保险档案管理制度方面存在缺陷。目前，我国养老保险档案管理过程中存在着一些制度方面的缺陷，有些地方的管理制度略有不健全。虽然，在档案管理方面我国制定并出台了一些相关的法律法规，但是相对于养老保险而言仍显不足，不够规范化和具体化，尤其是在考核、检查和验收三方面的标准上，缺乏科学性和适用性，这些都是养老保险档案管理制度方面亟待解决的漏洞和问题，如果不加以有效的改进，就会成为养老保险事业持续发展的障碍。

3养老保险档案管理的完善策略

3.1加大档案管理信息化建设力度。加大档案管理信息化建设力度是全面提高档案管理质量的关键，具体可从以下几个方面入手：首先，积极建立档案数据库，从档案数据的采集、录入、存贮等方面下功夫，不断优化档案数据库信息，充分发挥数据库平台的重要作用，为工作人员进行数据查询与处理提供方便。这就要求社会各部门在归档保管养老保险档案时，必须保障工作質量，详细记录存档类型、存档时间、解析时间等内容，并保证照片、影音等资料能详细地记录归档。在存档过程中，应严格按照正确的归类方式处理单项资料，全面录入、保存参保人员的数据信息。其次，加强网络化建设。新形势下，加强档案管理的网络信息化建设，有利于数据信息资料的高效稳定传输，全面提升数据利用效率。因此，相关部门必须加大网络设施投入，积极购入新设备、新软件，更好地辅助养老保险档案管理工作的开展。与此同时，必须加强网络安全建设，加大对电子文件的保护力度；强化网络安全管理，定期进行网络维护与杀毒处理；加强电子文档保密工作，严格按照国家相关规定进行操作，从而更好地保障电子档案的安全。

3.2打造一支综合素质高的档案管理团队。新形势下，必须积极打造一支综合素质高的档案管理团队。站在专业素养与职业道德角度对档案管理工作人员进行培训，不断丰富档案管理工作人员的理论知识，提高档案管理工作人员的道德素养，使之端正态度，积极主动为参保人员服务，以良好的精神面貌对待每位参保人员。与此同时，工作人员也应不断提高自己的专业技能，加大对档案管理相关知识的学习力度，积极参与各种形式的档案管理培训活动，不断充电，更好地应对档案管理工作的各项挑战。另外，各部门还需及时引入新鲜血液，及时引进高学历、高素养的专业人员，更好地推动养老保险管理工作的开展。

3.3优化养老保险档案管理体制。首先，加强管理机构的建设。各级养老保险机构必须设置专门的档案管理办公室，并设置专门的管理岗位，建立完善的管理考核机制。通过定期的管理考核，及时发现工作中的不足之处。同时，还应积极成立档案管理小组，定期组织各种形式的工作交流会及座谈会，针对性研究档案管理中出现的问题，不定期巡查档案管理工作的开展情况。其次，建立健全档案管理规章制度。通过完善的规章制度来保证各项工作的顺利开展，使得档案管理工作有章可循。在档案管理规章制度中要明文规定档案管理的职责与权限，在此基础上积极探究现代化档案管理制度，推动各项档案管理工作的科学化、规范化，确保养老保险资料的录入、保管、销毁等各项工作有法可依，通过完善的规章制度保证各种资料及会计凭证的真实性。

结束语

综上所述，养老保险档案管理工作关系到每位参保人员的切身利益，关系到养老保险事业甚至整个社会保险事业的发展状况。因此，建立健全养老保险档案，对其实施科学化管理，是切实保障参保对象合法权益，推动养老保险事业健康长远发展的必经之路。

参考文献

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[5]张杰.社会养老保险档案管理之我见[J].人力资源管理，2017（12）.

（作者单位：承德县人力资源和社会保障局）