浅议事业单位档案管理信息化建设问题

董妹

摘 要：随着科学技术水平的稳定提升，事业单位的档案管理工作也发生较大变化。实现档案管理工作的信息化发展，为现代化发展进程中一种新潮流，因此，在本文中，针对事业单位档案管理工作中产生的问题，为其提出有效的实施对策，保证在信息化、现代化发展趋势下，实现事业单位档案管理工作的顺利实施。

关键词：事业单位；档案管理；信息化

事业单位档案管理工作主要是对原有文件进行管理，利用现代信息手段，能够实现信息与资源之间的有效转换，在对其保存过程中，实现良好的服务工作，对现代化社会进步与发展具有十分重要的作用。

1 事业单位档案管理信息化建设问题

其一，没有对档案信息资源合理开发。事业单位采集的档案信息比较少，存在的重复性比较严重，整体的质量需要提高。目前，我国虽然已经构建了多个信息化数据库，但是，这些数据库都没有获得良好的使用效果，还需要对其进一步开发[1]。

其二，没有促进档案信息的安全性。事业单位中存在的档案信息与普通的档案都是一致的，其中包括国家的机密文件，在管理工作中需要保证其安全。但是，在信息化建设工作中，有些事业单位没有重视到档案信息的安全性，导致信息自身存在就较大威胁性，影响其安全。甚至有些事业单位将信息进行公开，没有按照相关规定进行管理，制约档案信息的安全管理。

其三，档案管理人员素质较低。事业单位档案管理工作中的人员缺少实践经验，人员流动大，无法实现人员的长期工作。该形式下，导致档案管理工作产生较大混乱现象，甚至丢失一些重要文件。

其四，档案检索效率较低。一般的检索工作为计算机和手工检索，与工作效率和设施存在较大关系。在现代化社会发展中，计算机检索能够促进工作效率的提升，但是，有些事业单位还停留在手工检索中，该工作需要投入大量的人力、物力，不仅影响了整体的实施效率，还导致档案信息重叠信息的产生[2]。

2 事业单位档案管理信息化建设问题的解决对策

2.1 制度规范的规范性

基于我国的基本国情，事业单位为特殊部门，其中的档案管理部门为边缘化机构。基于相关法律法规的分析，给档案管理工作建立了明确的规定，所以，要实现事业单位档案管理工作的信息化，一定要遵循法律法规建设，使其在期间对其制约，这样才能使事业单位的档案管理工作有效执行。同时，事业单位还需要根据实际发展情况，为自身制定科学、合理的管理制度，保证基于制度能够对各个人员进行有效的培训与约束。

2.2 规划工作的合理性

对事业单位档案管理工作的信息化进行合理规划。期间，需要事业单位根据自身的发展情况，了解事业单位档案信息化管理进程。在新时期发展下，虽然信息化建设为档案管理工作提供较大便利条件，但执行过程中不能太过随意。在实现事业单位档案信息化管理工作前期，需要为其提出科学、合理的规划。在实际规划工作中，还需要根据实际发展情况，为其制定出信息化建设目标，这样不仅能为档案信息化管理工作的执行提供便利条件，还能促进该工作的顺利实施与有效进步[3]。

2.3 监督制度的完善性

监督制度能够为事业单位档案管理信息化发展提供监督与制约条件，保证工作执行过程都能在合理范围内。一个完善的监督制度需要增强工作人员的积极性、主动性，并为档案信息与档案资料提供安全保障。同时，事业单位还需要充分发挥内部与外部的监督工作，实现两者的有效结合和发展，在该情况下，不仅能认识到档案管理工作中存在的隐患，还能为其提供有效的实施方法，从而促进档案信息化管理系统的高效构建[54]。

2.4 人员素质的全面提升

在现代社会不断进步与发展下，事业单位的档案管理工作实现的信息化，为了促进管理工作的有效执行，档案管理人员需要具备信息化管理方法和相关技能。基于该工作要点，需要促进工作人员综合素质与自身能力的提升，并在档案管理工作中，将服务作为主要的实施要素，掌握事业单位档案管理工作的相关内容，对管理人员进行全方位培训，保证能够提高他们的综合素质与自身能力。不仅如此，在实际培训工作中，还需要对传统的档案管理方式、知识结构进行优化，这样才能在整体上促进工作人员综合素质的提升。

2.5 信息化网站的建设

档案管理信息化网站的建立是将网页作为主要形式，为工作人员的档案工作提供良好的服务工作，保证工作人员在网络上能够查询到相关信息。实现网络化服务，还能为档案管理工作提供新的方式，从而保证信息资源的有效传递。所以说，在事业单位档案管理工作中，信息化网站为建设工作中的主要方式，该方式不仅促进更新能力、开发能力的获取，适应当代社会的发展需要，还能为其提供大量的信息资源[5]。

2.6 管理工作的信息化增强

在信息化发展进程中，还需要将先进的科学技术与现代手段应用到事业单位档案管理工作中，保证档案管理工作效率与质量的稳步提升。事业单位档案管理人员将计算机软件作为辅助，促进档案内容与信息的更新化，保证各个档案信息更准确。使用计算机软件，还能利用图片、声像等展现档案资料，在该情况下，不仅能实现档案无纸化保存，还能减少资金与空间的使用。

2.7 管理工作的数字化实现

数字化管理工作为现代化进程中的主要部分，事业单位在档案管理工作中，需要利用现代信息手段与相关信息，促进信息资源的数字化发展，保证能形成合理数据库，促进服务工作的完好发展。同时，数字化管理工作的执行还能优化传统的工作方法，实现传统工作与现代工作的相互融合，从而实现共同进步与发展。

3 总结

在现代化社会经济水平不断提升下，事业单位档案管理工作产生一系列问题，为了对其有效解决，提出了信息化发展模式。该方式的执行不仅能符合现代化发展需要，还能促进事业单位的稳定发展。

参考文献

[1]粟盛民.提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J].东方企业文化，2013（16）：128-128，129.

[2]项静瑶.浅谈事业单位档案管理信息化建设[J].科技资讯，2013（30）：214，216.

[3]程巧玲.事业单位档案管理信息化建设问题[J].档案管理，2011（4）：86.

[4]杨立.事业单位档案管理信息化建设初探[J].卷宗，2016（7）：182-182.

[5]董晶晶.基于事業单位档案管理信息化建设的“五个基础”的相关探讨[J].卷宗，2014（12）：71.