信息化时代机关事业单位档案管理的创新

周欣

摘 要：随着信息化时代的不断发展，其已经被广泛运用于现代企业档案管理工作当中并发挥了重要的应用价值。积极在机关事业单位中实现档案管理的信息化发展是十分重要的，有助于提升管理效率与管理质量。本文简要的就实现档案管理信息化发展的优势进行分析，并在这基础上就相应的管理思路与实际管理措施进行探讨。以期为实现机关事业单位档案管理工作创新与发展提供参考。

关键词：信息化时代；机关视野单位；档案管理；创新

档案的信息化管理建设主要是指在相关档案管理规范的基础上，积极在管理工作中引入现代化的先进信息技术实现档案管理工作。其与传统的纸质人工管理的模式不同，其具有更高的管理效率与管理质量，是在信息化时代下实现的管理创新与突破。但是就当前信息技术在实际管理工作中的应用进行分析，其依旧存在着信息技术应用水平较低，缺乏信息技术应用理念的问题，导致档案管理工作始终止步不前。

1 信息化技术的实际应用优势

机关事业单位的档案管理工作本身较为复杂，涵盖内容与档案信息较多，管理人员在实际管理工作中面临的管理压力较大。而信息技术在管理工作中的广泛应用具有十分重要的应用优势。其一，能有效的促进档案管理工作效率的提升，实现单位管理资金与人力的有效控制。其二，针对档案管理工作中涉及到的需要进行长期保存的档案文件而言，管理难度与查询难度都较大。而信息技术的应用就能有效的解决陈旧档案管理工作的实际效率，也提高了档案的存储空间扩张，避免了档案缺失或查询困难。其三，档案管理工作终究是为了更好的档案信息应用，而该技术的应用就为实现档案信息交流与处理提供了重要重要的平台。其四，该技术在当前档案管理工作中的应用还在很大程度上实现档案保存工作的稳定性提升，避免了传统纸质档案在保存中受到的多种自然因素的影响，造成档案信息缺失。其五，该技术在实际应用过程中也为管理工作的安全性保证提供了保障，并实现了信息传递效率的显著提升。

2 信息技术在档案管理创新中的发展思路

要实现信息化技术在档案管理工作中的最大应用价值，管理人员应当积极探讨并明确该技术在档案管理工作中的应用与发展。首先，档案管理人员往往过于注重该工作的管理性质，忽略其本身应当具备的服务性质，而在信息化技术的应用带动下，为管理提供了更大的便捷性的同时也突出了管理工作服务作用的重要性。其主要是指利用该技术进行答案分类与整理，使其满足信息查询的速度与准确性的需求。其次，要发挥信息技术在管理工作中的应用价值，管理人员应当积极转变传统的被动管理观念，积极应用信息技术实现管理的主动化发展，其主要是指实现档案信息的自动化上传与修改。最后，信息技术在管理工作中的应用所表现出的最大的管理创新就是改变了传统纸质管理的方式，建立了档案管理的数据库，方便了管理与查询工作的开展，实现了实体管理到虚体管理模式的转变。所以，相关管理人员在进行信息化技术应用的过程中应当积极从以上几个思路进行管理工作的创新发展。

3 实现信息化技术在档案管理中应用的相关措施

3.1 优化当前的档案管理系统的信息化水平

要实现信息技术的应用作用发挥，管理人员应当切实优化当前的档案管理系统的信息化水平，这要求该系统的工作环节实现全面的信息化建设，并通过信息技术的应用实现各个系统环节之间的相互联系，并在实际管理工作中共同发挥管理作用，实现系统建设的不断完善。同时，由于信息技术支持下的管理系统建设在实际运用时势必会存在多种问题，导致系统功能运用缺陷的出现，所以积极引进先进的信息系统建设技术是十分必要的。

3.2 积极运用信息技术实现档案数据库的建设

档案数据库的建设是实现信息技术应用价值体现的重要工作措施，是保证档案信息管理水平提升的主要内容，所以，相关部门应当积极运用信息技术实现档案数据库的建设与完善。这需要相关管理部门积极就国内外的数据库建立的先进技术进行学习，并加强对数据库进行分析与研究，切实实现数据库建立与完善。同时还应当在进行数据库完善时将数据资料查询当做重点的研究方向，实现数据保存的网状建设，实现精确全面的数据信息查询。此外，还应当注重对陈旧档案的管理，并引进相应的信息技术实现数据库中的信息自动化更新与核对，保证数据质量。

3.3 实现技术应用制度与管理创新体制的完善

就当前的档案管理工作而言，对档案管理工作创新造成限制的因素主要包括以下几方面。首先，信息技术的应用水平较低，其次，档案管理的规范性制度缺失。另外，相关管理人员本身的技术应用能力与管理素质水平较低。最重要的就是，相关企业对于档案管理工作的重视程度不足，缺乏管理创新的观念，缺乏对管理工作开展的人力与资金的投入。解决以上问题是实现档案管理工作创新的重要方式。这需要相关企业积极转变传统的管理观念，正确意识到信息化时代中实现管理信息化建设的必要性，并加大管理成本的投入，积极引进现代化的管理人才。同时，还应当加强对管理人员的信息技术培训，端正管理人员的工作态度，并通过技术培训工作的开展切实提高管理人员信息技术的应用水平。此外，为进一步提升档案管理工作的质量，单位还可通过相应的工作奖惩制度对管理人员的工作积极性进行调动，并对管理人员的工作行为进行约束。最后，还应当为管理工作的创新发展提供相应的发展平台，鼓励管理人员实现管理工作创新思考。

4 结语

机关事业单位的档案管理工作是企业管理中的重要环节，而信息化技术在管理工作中的应用推广在很大程度上实现了管理活力的提升，是管理优化的重要创新途径。所以，相关企业应当明确信息化技术在档案管理工作中的应用优勢，并在这基础上就实现该技术在档案管理工作中的实际应用措施进行探讨。积极转变档案管理观念，切实提高单位档案管理工作的质量，保证单位档案信息的最大价值实现。

参考文献

[1]潘亚丽.信息化时代机关事业单位档案管理的创新[J].办公室业务，2015，07：35-36.

[2]方润铧.机关事业单位档案管理信息化路径探析[J].办公室业务，2016，03：46.

[3]新如.机关事业单位档案管理创新与改革研究[J].智能城市，2017，01：325.