关于做好事业单位人事档案管理的几点思考

摘 要：事业单位主要是为社会服务的非营利性组织，而在具体的服务过程中需要由相关的人员进行管理和服务，这就要求高度重视人力资源管理，在人力资源管理方面人事档案管理发挥着举足轻重的作用，尤其是在事业单位人员调动较为频繁的情况下，档案管理对于提高工作效率、保证事业单位工作质量意义重大。本文分析的是做好事业单位人事档案管理的相关策略，全文从事业单位人事档案管理、事业单位人事档案管理现状以及强化事业单位人事档案管理的相关策略等方面进行分析。

关键词：事业单位；人事档案管理；思考分析

人力资源在事业单位日常管理以及服务过程中发挥着重要作用，依靠人力资源管理实现人力资源的优化配制，确保事业单位中所有工作人员能够发挥最大作用。在事业单位管理中人事档案是工作人员成长过程中主要经历等相关信息的文字记录，也是工作人员工作过程的证明。人事档案的科学管理对于保证事业单位正常的运行均有重要意义，本文结合相关文献资料，就关于做好事业单位人事档案管理的几点思考策略分析如下：

1 事业单位人事档案管理分析

事业单位属于国家一个重要机构分支，现阶段的事业单位主要职责是为社会公众服务，促进社会各项福利的实施，确保当前社会下文化、教育、科学、卫生等多方面的需求，从这个角度分析，事业单位主要是为社会提供多种社会服务的。随着《事业单位人事管理条例》的颁布和实施，事业单位中的工作人员不再是终身制，工作人员可根据自身的情况选择离开事业单位。

事业单位中工作人员参与工作的相关记录都存在于人事档案中，人事档案管理主要是对各种档案的收集、整理、保管、鉴定以及使用等过程，具体的需要有专人负责管理，对于事业单位而言，人事档案管理发挥着重要作用，首先通过人事档案管理有助于全面的了解工作人员，从而充分的发挥工作人员的主观能动性，保证事业单位工作效率；其次人事档案是事业单位进行技术人才、科研人才选拔、晋升、任免等重要参考，也是人力资源管理的依据，依靠人事档案保证各部门工作人员可以充分发挥自身的价值，为社会提供更好的服务，也就是人事档案管理在事业单位中十分重要[1]。

2 事业单位人事档案管理现状分析

2.1 轻视人事档案管理工作

事业单位主要领导者在日常工作中将大量的工作放在了事业单位业绩方面，对于人事档案管理工作不是很重视，狭义的认为人事档案管理就是将所有工作人员的档案进行集中管理，却没有重视人事档案管理的应用，由于事业单位领导对人事档案管理的不重视，从事档案管理的工作人员没有充分发挥自身的职能，尤其是在人事档案管理由传统档案实体管理向信息化管理改革发展过程中，没有足够的资金用于信息化档案管理系统建设，降低了人事档案管理工作效率，影响到事业单位中工作人员升迁的公平性和合理性。

2.2 档案管理人员综合素质不高

事业单位中涉及到的人事档案较多，而具体的管理过程都是由事业单位档案管理员完成的，实际参与档案管理的工作人员对于《档案法》、《保密法》等相关内容缺乏认识，在档案管理过程中缺少保密意识以及对档案管理工作的主动性；在人事档案管理中没有落实档案管理岗位职责，缺少对各类人事档案的监督和检查；部分事业单位档案管理员还存在泄密、丢失或者是损毁档案的事件，影响到事业单位人事档案管理的完整性，而这些都和档案管理人员的综合素质有着直接关系[2]。

2.3 人事档案管理规章制度的不完善

事业单位人事档案管理过程中需要以档案管理制度为参考，但是现阶段，大多数人事档案管理规章制度主要来源于国家相关法律法规，不同事业单位没有根据自身的实际情况对档案管理制度进行完善，这样就造成了大多数事业单位的档案管理制度存在大范围的相似性。不具有特色的档案管理制度必然会让档案管理人员忽视，影响到实际的人事档案管理。

2.4 档案管理信息化程度低

随着计算机技术以及网络技术的快速发展，传统的人事档案逐渐向信息化管理方向发展，但是总体而言，人事档案管理的信息化程度依然很低，这是由多方面原因造成的，比如在档案管理人员方面，由于长期受到传统管理观念的影响，无法快速的适应信息化人事档案管理，部分从事档案管理工作时间较长的人员在计算机操作以及计算机技术运用方面上存在着一定的不足；而现阶段人事档案管理信息化系统还不是很完善，这是因为人事档案信息中涉及到较多的个人因素，对于国家而言，属于重要的数据资料，但是在网络环境下，系统容易遭受各类病毒、黑客的攻击，从而使得事业单位人事档案管理信息泄露，除此之外，信息化档案管理的推广必须要有配套的法律法规用以规范和约束管理人员的日常行为，但是现有条件下，大多数法律法规的服务对象仍然为传统的人事档案管理，对于信息化条件下的档案管理不能发挥作用或者是发挥作用不明显。

3 强化事业单位人事档案管理的相关策略

3.1 提高对人事档案管理重要性的认识

事业单位主要领导者应认识到人事档案管理的重要性，督促档案管理人员做好人事档案管理工作，定期对人事档案管理情况进行询问。了解事业单位人事档案管理变动情况，除此之外，事业单位负责人还需要根据档案室管理需求，留置一定的资金用于档案管理，根据实际情况增加档案管理中所需要的各类硬件设施以及软件设施，不断提高档案管理水平，保证事业单位人力资源管理工作的顺利进行。

3.2 重视档案管理人员综合素质的提升

作为一名事业单位档案管理人员，在日常工作中需要具备较高的政治素质、高尚的职业道德、严谨的工作作风、过硬的业务能力以及大胆的创新精神。对此需要对档案管理人员进行各项业务的学习，强化继续教育，定期对档案管理人员进行全方位、多角度的培训学习，组织事业单位档案管理人员与其他事业单位档案管理人员之间的交流沟通，促进档案管理人员获得新的档案管理观念、管理方法以及新型理论等。尤其是对于人事档案管理由传统档案实体管理向信息化管理改革过程中，需要进行专项业务技能培训，不断提高档案管理人员对信息化档案管理的认识以及档案管理系统的基本操作等，当然在档案管理人员具体培训中，档案管理方面的法律法规也是必不可少的一部分[3]。

3.3 完善档案管理制度

在人事档案管理过程中需要不断地完善原有规章制度，根据时代发展特点，对现有的档案管理规章制度进行修改和调整，并具体到档案管理中的归档管理制度、统计管理制度、保密管理制度、档案分类编号管理制度、档案使用管理制度以及人事档案转移管理制度等，确保档案管理中任何一个管理环节都有法可依、有据可循。通过逐步的完善使得各项管理规章制度可以最大程度的指导事业单位人事档案管理工作，促进档案管理水平的提升。

3.4 充分利用现代科学技术，提高档案管理信息化程度

人事档案在管理过程中不仅要重视保存、分类等管理过程，还需要全面的提高人事档案的应用水平，比如使用计算机和网络技术实现人事档案管理的统一化，尤其是在人事档案管理创新以及档案管理的信息保护方面，信息化技术可提供极大的便利，逐步实现人事档案管理由傳统档案实体管理向信息化管理的改革和发展，促进档案管理的信息化程度。

4 结束语

人事档案管理在事业单位管理中发挥着重要作用，不过现阶段事业单位中的人事档案管理尚存在着一定的不足之处，还需要根据人事档案管理现状，及时采取措施保证人事档案管理的正常进行。

参考文献

[1]顾玮璞. 浅谈做好事业单位人事档案管理工作的几点思考[J]. 人力资源管理，2016（06）.

[2]程力. 浅谈新时期如何做好机关事业单位人事档案管理工作[J]. 才智，2016（13）.

[3]李雪海. 做好事业单位人事档案管理工作的几点思考[J]. 黑龙江科学，2016（13）.

作者简介

程鹰（1969-），女，汉，山东省枣庄市人，大学本科，职称：馆员，中共山东省枣庄市委《枣庄通讯》编辑部。