人事档案管理工作的重要性及作用探究

罗德春

摘 要：人事档案管理在政府机关日常事务管理中占据重要的位置。人事档案管理要与机关日常管理保持一致性，在思想上能够重视人事档案管理工作的重要性，发挥出人事档案管理的作用。人事档案管理是对机关职工各项工作进行的考察和记录，建立系统规范的人事档案管理制度不断地适应社会的发展变化，突出人事档案管理工作的先進性。机关人事档案管理工作的重要性及作用需要深入的进行分析。

关键词：机关人事档案；管理工作；重要性

人事档案是对机关内部职工生活、学习、工作的基本记录。为机关的发展提供重要的借鉴作用。要保证人事档案的完整性，突出信息资源的真实性，对于人事档案管理工作存在的不足进行完善。

1 人事档案管理工作的意义

人事档案管理工作在一定程度上能够反映出政府机关管理的规范性与科学性。机关事业单位及职工在发展的过程中都需要将经历、成果等记录到档案当中，通过人事档案能够了解到机关事业单位发展的基本状况及人员基本情况。人事档案管理工作水平是实现资源优化配置的基础影响因素。根据人事档案管理工作状态确定机关事业单位范围未来发展提供借鉴。人事档案管理工作的有效进行对机关管理水平的提升具有积极地意义[1]。人事档案管理是在长期社会实践的过程中形成的、客观的反映出来的管理活动。对机关事业单位制定发展计划能够起到辅助性作用。通过人事档案管理工作能够对机关事业单位进行经验总结，根据基本状况制定出科学的发展规划。确保合法利益在受到侵犯的时候利用人事档案进行信息查询，实现机关事业单位管理水平持续提升。

2 人事档案管理工作的重要性

人事档案管理工作是对工作人员进行的有组织性考察，为开展考核提供重要的依据。人事档案管理发挥的基础性作用能够帮助政府机关开展聘用选调，通过职工的实际情况进行有效地综合性判断，或者是通过个人档案掌握在职职工基本工作信息能够起到知人善任的效果[2]。机关事业单位在制定政策的时候需要人事档案管理工作起到的辅助性作用。机关内部绩效考核等也是人事档案管理的重要内容。并且与职工的直接利益相关。职工的状态、绩效成绩、工作水平等都会记录到人事档案当中。通过对人事档案的查询能够对职工做出客观性的评价。这样也会增加机关对职工福利待遇设置的科学性[3]。人事档案能够反映出机关在不同发展阶段的基本情况，较为准确全面的记录政府机关的发展状态。机关事业单位会通过人事档案对政策和信息等进行更改。政府机关在选任干部的时候人事档案能够清晰的反映出职工的各项条件，获取到的最为真实的信息参考。通过人事档案机关事业单位能够了解到职工的成长，并且能够挖掘出职工的优势特点。这对于开展全面的人才培养以及资源分配具有积极的意义。更好地实现职工的个人价值。人事档案管理工作也有助于人力资源管理的优化创新，通过人事档案管理实现与人力资源管理信息资源的共享，保证人才能够在合理地范围内进行流动，实现人力资源配置的最优化。

3 人事档案管理的目的

充分的利用是人事档案管理工作开展的主要目的。在基本经济活动下根据事物发展的规律要求掌握人事档案管理的诉求，强化管理效果的同时实现资源的有效共享，人事档案管理需要机关事业单位不同部门不同专业的有效配合才能够实现，对档案进行集中搜集、整理、鉴定和保管，系统性操作、维护等能够使人事档案的利用持续的提升[4]。对重要人事档案要进行复制，这样能够避免原件的损害。人事档案管理工作不能够只停留在表面，还需要根据时代的不同找出更加合适的方法提升人事档案的价值和作用。

4 人事档案管理工作的作用

人事档案在机关事业单位发展中具有不可替代的作用。是选拔人才开展客观评价的重要依据。能够为政府机关制定科学合理地政策，进行有效地管理活动提供借鉴。

4.1 选拔人才的依据

人事档案管理主要针对的就是机关事业单位员工信息存档管理，根据基本工作要求在机关事业单位改革过程中都要对员工人事档案进行随时的查阅，这样能够为选拔人才提供信息参考。完整的人事档案会清晰地呈现个人信息，也是个人学习、工作等最为真实的信息资源。人事档案在个人成长过程中能够反映出基本共性特点以及变化规律，对于识别人才具有积极地作用。政府机关为了能够更好地高效发展，需要高素质专业化人才发挥自身的作用。因此就需要人事档案能够掌握职工年龄、学历、知识结构等基本信息，了解职工的长处优势。人事档案管理在人才选拔上具有关键位置。通过人事档案管理引进人才，在公平竞争机制下选拔符合机关事业单位要求的专业化高素质人才，这对于今后政策的制定都具有积极作用。人事档案提供的客观信息是主管领导做出正确决策的依据。

4.2 为制度改革创新提供保障

人事档案管理会为机关事业单位制度改革提供依据。随着机关改革的深入开展，在以人事档案管理为基础下对干部职工工资、福利、责任等都进行严格的规定，补充广大职工学历、工龄以及在职时间等信息，经过信息审核之后完成校对，人事档案管理是一项复杂的系统性工程建设，需要机关改革的积极配合并且两者的相互影响也将反映出政府机关的运行状况。福利待遇增长之后员工的工作积极性也将会持续的提升，并且这也能够转换成机关发展效益。

4.3 职称评定重要依据

人事档案能够全面的反映出职工的基本信息，这对于个人职称晋升等都具有重要影响。人事档案中详细的文字资料记录职工基本状态，可靠详实的人事档案在职称评定上产生的影响效果是直接的。人事档案要确保职称评定公平公正，为广大职工提供真实有效的组织鉴定材料。人事档案管理精细化规范化水平将会直接的转化为机关的发展成果。

4.4 日常管理动态化

人事档案管理系统要及时的维护更新，这反映出机关管理的动态化进行。各级机关要转变人工管理方式，强化资金的投入利用先进的计算机技术和现代管理思维构建人事档案信息库。通过电脑档案管理软件增强搜索效果，并且在信息保存上也能够实现自动化处理。人事档案管理利用信息技术及时准确的反映出个人变化，高效的处理档案信息，提升档案信息资源的利用率突出人事档案的使用价值。

4.5 管理人员素质的提升

人事档案管理工作现代化发展需要管理人员能够积极有效地学习先进的知识，提升自身的综合素质。根据职工状况定期开展培训活动，在思想上认识到人事档案管理工作的重要性，以实际问题为出发点制定出解决的措施。优化调整人事档案管理结构设置专门人才进行管理。统一人事档案管理制度的制定能够保证职工档案真实性，是保障机关发展的重要标准措施。人事档案管理的复杂性专业性越来越凸显，重视人事档案管理工作积极的配合各项工作的开展，集中投入人力、物力、财力推动人事档案管理工作顺利进行。

5 结束语

要加强对人事档案管理的完善，密切关注人事档案管理制度的发展，开展积极有效地监督工作通过信息资料的搜集与分析发挥出人事档案管理工作的作用。社会主义市场经济快速发展对人事档案管理工作的标准也在不断地提升。人事档案管理的复杂性专业性越来越凸显，重视人事档案管理工作积极的配合各项工作的开展，集中投入人力、物力、财力推动人事档案管理工作顺利进行。人事档案管理工作创新将会使信息资料得到合理的保存与应用，在统一管理下保障人事档案管理工作，并且融入现代化管理理念以更为认真的态度进行管理将会发挥出人事档案的最大价值和意义。

参考文献

[1]郭琦.人事档案管理对企业人力资源管理的意义和作用探究[J].群文天地， 2012（24）：272-273.

[2]曹亚军.新时期企业人事档案管理重要性及策略研究[J].青春岁月， 2015（17）.

[3]张巍.人事档案管理在人力资源管理工作中的重要性[J].城市建设理论研究：电子版， 2015（9）.

[4]周丽红.刍议人力资源管理工作中人事档案管理的重要性[J].黑龙江史志， 2014（23）.