新时期的疾病预防控制中心档案管理工作研究

董欢

摘 要：档案管理是疾病预防控制中心的一项基础工作，对公众的健康以及安全具有重大价值。但现阶段在档案管理的实际工作中仍然存在一系列急需解决的问题，例如档案部门设施短缺、缺乏合理的工作流程以及档案利用率低等。本文主要从疾病预防控制中心的使用制度、档案管理、档案管理人员等几个方面提出新的看法及建议，以进一步完善疾病预防控制中心档案管理工作。

关键词：新时期；疾病预防控制中心；档案管理工作

疾病预防控制中心承担着群体预防任务，在进行多种业务活动，例如科研、教学、疾病控制、健康教育等的活动中，必然会形成一系列业务技术档案[1]。在我国经济社会的快速进步下，疾病预防控制中心的档案工作也随之面临了各种新的挑战，如何促进档案工作更好的与时俱进，促进其更好的服务于疾病预防控制工作成为了疾病预防控制中心各工作人员急需解决的难题，现就新时期的疾病预防控制中心档案管理工作提供几点建议。

1 疾病预防控制中心档案管理现存问题

1.1 档案部门设施短缺

档案部门由于极易被领导及工作人员忽视，因而常导致档案部门的工作经费短缺，多数疾病预防控制中心甚至还存在未专门设立一个档案室的现象。即便是单位设立了档案室，也未配备完善的档案管理设施。特别值得注意的是，部分档案室甚至连基本的防潮、防虫、防火实施均未配备齐全，因而存在严重的安全隐患问题。

1.2 缺乏科学合理的工作流程

现阶段，我国对疾病预防及控制档案管理尚缺乏针对性的法律法规，大部分疾病预防控制中心尚未形成一套科学合理的档案管理制度，加上日常工作也尚未制定一套标准的操作规程，导致档案分类以及存放位置具有不同程度的随意性，极大的增加了档案更新以及档案利用的难度。

1.3 档案利用率低

针对部分已经设立了档案室，同时已经形成了一套完整的档案管理制度的单位，均存在档案利用率低的问题。档案管理的真正目的在于为以后使用提供方便，但部分工作人员未充分意识到档案的珍贵性以及重要性，并不会利用档案，而是将资源闲置、浪费。

2 改善建议

2.1 提高档案管理人员的综合素质

首先，在招聘的过程中注重优先选取有档案管理经验以及医学背景的人员。其次，要加强档案管理人员的岗前培训工作，负责人应为其提供上岗后继续教育的机会，定期召开有关档案管理的培训。最后还可以派代表到档案工作先进单位进行学习以取长补短。而针对档案管理人员自身，应不断解放思想，努力接受新的思想变革，不可总是遵循传统的思路及方法进行档案管理，应不断想办法促进档案活起来，应学会对疾控业务档案编研进行深加工，以有效满足不同查档者的不同需求[2]。此外，还要不断提升自身综合素质，努力通过新途径、新方法学习档案新知识。

2.2 不断改善档案部门的设施

若要想获得良好的档案管理效果，需专门设立一个档案室，而满足这一要求离不开充足的资金投入。单位领导应理解并支持档案管理方面的投入，应结合疾控中心的具体情况为档案管理部门配备一套完整的软硬件设施，以保证档案管理部门能够安全、有序、高效的运转。

2.3 制定一套完整的档案管理工作流程

相關负责人应制定一套科学合理的档案管理制度，要对档案的记录、分类以及存放等日常工作制定一份标准操作规程。在科技的快速发展下，信息化已经渗入到了人类生活、工作、学习的各方面。因此，档案管理工作也应与时俱进，建立一套信息化管理系统，但在应用信息化管理系统的过程中产生了电子文件，而如何有效管理及保存电子文件又成为了现阶段急需解决的新难题。通常情况下，电子文件能够在文件办理完结后的第一时间完成归档工作，或在某一时间进行周期定时统一归档，经文件形成部门借助网络传达给档案部门[3]。电子档案具有以下优势：①随时归档能够避免文件漏归的问题，对确保文件的完整率具有重大价值；②具有快速便捷的特点，能够有效避免档案流失的问题；③可以做到随时收集随时对其内容的真实性进行鉴定，进而对其是否具备保存价值、可读性价值进行鉴定；④实现了现代化的档案管理，能够借助计算机对档案进行直接查找，显著提高了查找的速度及准确度。采用计算机对档案库房进行现代化管理，安装自动防火、自控照明以及智能报警等系统。而若想获得理想的档案管理现代化，需要档案管理工作人员认真执行上级部门规定的有关电子文件的规定，不断落实本级电子文件管理措施，以确保电子文件的科学归档。

2.4 提高档案的利用率

开展档案管理工作的目的在于为相关人员提供服务。但现阶段存在档案利用率低下的问题，大部分单位的档案室形同虚设。为了解决这一难题，第一，应要求档案管理人员提高档案分类的专业性及精确性，以充分满足使用者的需求。第二，单位要加大宣传档案的利用价值，不断鼓励及号召更多的人员能够主动的利用档案资源，在日常工作中能够自觉地查阅档案[4]。第三，档案管理人员可以指导相关人员如何高效地查阅档案，以避免其因不知如何查阅而忽视利用档案的问题。

3 小结

疾病预防控制中心档案管理不但可以有效促进本单位工作的顺利开展，同时对全社会疾病的预防及控制均有积极作用。而疾病预防控制中心档案管理的效果与档案管理人员、查档者以及本单位领导均存在密切联系。在今后的管理工作中，必须建立健全疾病预防控制中心档案管理制度，充分利用现代化档案管理，以促进档案管理工作能够科学、合理、规范运转。

参考文献

[1]葛兰英.疾病中心档案管理的信息化与科学化探究[J].中国管理信息化，2016，19（12）：204-205.

[2]徐少琼.浅谈疾病预防控制中心档案管理与档案利用[J].世界最新医学信息文摘（连续型电子期刊），2015，15（4）：183-184.

[3]冯克民.内蒙古疾病预防控制中心档案管理的现状与对策[J].疾病监测与控制，2014，8（5）：337-338.

[4]丁秀芝.疾病预防控制机构档案管理中的工作体会[J].医学信息（下旬刊），2013，26（15）：34-35.