新形势下做好人事档案管理工作的思考

摘 要：新形势下人事档案管理工作是党和国家工作不可缺少的一个重要部分。人事档案记录了一个人才成长的历程，为人才蓄备和发展提供重要的信息资源，是借鉴材料的重要源泉。

关键词：新形势；人事；档案管理；思考

人事档案管理是新形势下人事工作的重要组成部分，是一项系统性、专业性、技术性比较强的工作。人事档案记录了一个人的培训、选拔、任用等工作中形成的记载员工经历、政治、思想、品德、作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料，是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用员工的重要依据。与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有很强的法律效力。人事档案的管理直接影响到职工的切身利益。随着社会主义市场经济体制和干部人事制度改革的深化，传统的人事档案管理工作已不能适应新的形势要求，那么，如何做好新形势下的人事管理工作呢？

1 人事档案管理现存在的主要问题

现阶段，人事档案的管理体制随着社会的改革突显出著多方面的问题。一是管理分散，多头参与。对 事业单位人事管理有组织、人事、劳务、行政、教育、社会保障等部门。二是管理体系化分为干部档案、专业技术人员档案、工勤人员档案、学生档案等几类。三是管理简单僵化，从维护个人档案真实性、准确性、严谨性上出发，人事档案不对个人开发，个人无法真正接触到个的档案，人事档案管理的过于僵化，利用效益及低。科研事业单位的人事档案是一种信息资源，在对人才的管理中具有特殊作用。科研事业单位人事档案管理由于受国家档案管理制度的制约，管理模式存在以下几个方面的问题：

（一）档案内容信息量少

人事档案包括履历表、各种鉴定材料、考核材料、政审证明、入党团、各中奖励、职务晋升、职称评审等材料，信息量相对较小，在工作中的实用性不高，难以全面地评价和衡量个人的德才表现、政绩才能、综合的管理能力，对个的专业技能、人才类型、心理素质等个性方面的特点没有提现出来，能利用的东西更是微乎其微，因此，人事档案在利用时，只能提供比較浅显的个人信息情况，不能综合地提供全面信息。

（二）事业单位人事档案管理比较分散

现科研事业单位在对人才信息的管理上没有行成一套综合的管理体制，各个部门各自为战。如：科研部门负责人员的专利申请、课题的申报、论文的发表、科研立项等档案材料；人事部门负责人员的职务晋升，专业技术职务评审，立功受奖、工资薪酬等情况方面的档案；行政后勤部门负责房产、物业方面的档案。人事档案的管理分散，易造成档案材料的损坏，并且易破坏人事档案的完整性。

（三）事业单位人事档案管理方法落后、技术落后

目前科研单位人事档案的管理工作还仅限于对纸质材料的建立和归档上。还没有完全地形成电子信息档案，档案室的电脑仅限于局部的打印档案目录，无法全面地对人才信息进行查询、检索、筛选、排序、分类、汇总等，信息化水平比较低，只能靠人工工作，造成人力资源的浪费。

（四）人事档案管理经费少

档案室所用库房多为办公用房的边缘用房，多为一个单位的边和角落位置，单位人员平时也看不到，不能引起领导注意。虽然现在档案室已安装上防盗装置和报警系统但内部设置还是相对陈旧，有好多单位的放置档案的柜子还是七十、八十年代的购买的，主要原因是领导平时不光顾，上级领导也检查不到。没有固定的活动经费，对档案室投入不足。大单位一般配置专业的档案室管理员，而小单位一般没有专业的档案管理员，往往从其它部门抽调人员进行兼职，人员流动性比较大，对档案管理业务不是很熟，且不是自己的主要工作，只是了解收集而不清楚怎么整理。往往导致人事档案在低水平层面上运作。

2 加强人事档案管理探索

（一）人事档案管理社会化

随着社会主义市场经济地位的建立，市场经济形势发生了巨大改变，经济形式的发展促进了人才的吸纳、流动，但与旧的人事制度发生了巨大的碰撞，新的人事制度的建立是随着社会制度的发展而发展的，人事管理也随着社会的发展而出现了一些问题。人事管理过于僵化，制度过于严，对人才的管理过于条条框框，不利于人才的流动和发展，没有形成整体社会的人才用人模式，没有形成社会整体效应。

（二）人事档案管理技术的应用

档案管理追求实现社会网络化是促进档案管理的最有效方式，档案管理要有创新手段，施行档案管理的网络模式软件，对人才档案管理信息进行动态化管理和运作，用现代手段建立人才业绩跟踪系统，对人才进行日常的信息维护，及时对人才的信息进行更新和基本资料的储存。

3 新形势下档案管理工作

从档案管理的个性化入手，加大档案管理的经费投入力度，建立一只相对稳定素质高的档案管理人员队伍。针对现代社会信息化的特点，建立统一的人事档案管理模式，由分头管理改为统一管理模式，加快信息化档案建设，提高档案的利用率，为人才的开发提供价值平台，让人事档案更好地服务于社会的发展。

（一）对人事档案个性化管理

针对人事档案管理过于笼统的局面，有针对性地对每个的档案建立个性化。（1）科研人员重点反映科研水平，在某个科研领域有所突破。（2）科学研究和重点学术活动，对所从事的科研领域有所贡献。（3）业务开展情况，所从事的科研领域在国际或国内同行业所处水平，主要取得那些成果以及获奖情况。

（二）进一步加强人事档案管理的电子化

指通过计算机网络技术的运用，将原始的纸质档案转型为电子档案材料，以计算机系统作为存储载体，通过人工录入的方式准确、完整的将档案信息输入人事信息数据库中，以办办信息自动化作为平台，实现人才信息的综合查询和利用，加速了信息传递和资源的共享。

利用电脑建立人事档案的信息系统，有针对性地对科研人员建立修改化的信息档案。在同区域建立利用、查询平台，利用互联网在同区划进行信息共享。这样不仅有利于从事档案工作的人员从繁琐的档案收集、整理、查询、甄别等中解放出来，还能对每个科研人员进行准确的定位，让同领域或不同领域的人员进行信息沟通交流。

（三）对人事档案信息实现网络化

在实现人才信息化的基础上，充分利用网络平台，实现人才资源信息的共享，利用综合管理平台可以查阅人才情况，为充分利用资源提供信息量。

（四）进一步加大对科研事业单位档案管理经费的投入力度

现单位都设置了每个环节的科研经费，但对人事档案的经费投入微乎其微。在档案室的选配、温湿控制、防虫蛀鼠咬、复印幻灯、计算机网络配制等方面进行倾斜。在人员配制上，进一步加强对专业领域毕业生的招聘力度，提高从业人员的培训力度，确保档案工作人员有充足的时间、精力。对从事档案工作人员在职务晋升、职称评审、奖励等方面进行倾斜，档案工作人员平时都是默默无闻的工作，难以做明显的成绩来，领导平时又注意不到，所以必须对从事档案管理工作的人员进行政策方面的倾斜。

科研事业单位是高级专业技术人才聚集的地方，人才资源丰富，科技水平高，我们应立足于现状采取更加有效的措施以适应经济社会发展的步伐，提高科研事业单位人才档案的利用率，为社会发展提供更好的人才保障。

参考文献：

[1]江东.新形势下档案工作的特点，齐鲁档案论2015.08-255.