现代企业档案信息化管理探析

熊卉

摘 要：现阶段，传统纸质档案管理方法已经难以满足企业发展的需求，所以现代企业采用信息化管理方式刻不容缓。本文首先研究了现代企业档案信息化管理的重要性，然后分析了管理现状。最后从制度树立、技术运用和安全性管理这几个方面，研究了现代企业档案信息化管理方法，以供参考。

关键词：现代企业；档案管理；信息化

最近几年来，我国关于档案管理的理念在逐步革新。在现代企业中，采用信息化管理模式取代传统的纸质管理方式，已经成为了发展的必然趋势。信息化管理方法可以实现档案的高效、准确与安全管理，所以必须要加强对相关措施的研究，促进档案管理信息化发展。因此，针对现代企业档案信息化管理方法展开研究分析，具有十分重要的现实意义。

1 现代企业档案信息化管理的重要性研究

1.1 能够提升档案管理效率

以往的档案管理模式较为复杂，并且速度受限。这是由于输入和管理档案信息等工作都需要人力进行，并且难免会出现失误，使得管理效果得不到保证。而随着现代技术的不断发展，信息化与互联网得到普及，这就为档案管理提供了先进技术条件。采用现代信息化方式进行档案管理，能够转变以往人工管理的方式，革新管理模式，并推动档案管理朝着信息化方向发展。利用信息化方式只需要在电脑上录入资料，就能够迅速查找到档案，非常方便快捷，从而提高了管理效率。

1.2 保存时间更长

曾几何时企业都是采用纸质档案进行信息管理，但随着时间的逐步流逝，纸质档案容易产生丢失、损坏、字迹消磨等问题，管理起来难度增加。每到一定时间，还需要对纸质档案进行修复处理。但采用信息化管理方法后，就能够科学处理好这项问题。计算机与互联网为档案信息的保存提供了有利条件，并能够使档案长时间保存下去而不受损坏。这也能够优化企业档案管理的效果。

1.3 可以更加便捷地进行资源共享

信息化档案管理方法运用起来十分方便，也可以更为快捷地实现资源共享。人们要搜索档案时，只需要利用计算机和互联网就能够进行，相比传统的纸质档案搜索而言其速度大大提高。以往采用纸质档案很难完成资源共享，且档案内容不能复制。如有人想要查询档案，只有到专门的管理部门才能进行。而使用信息化管理方法后，人们对档案的资源共享也就更加容易实现。

2 管理现状分析

2.1 各部门协调性不强

针对当前的档案信息化管理，由于相关人员合作意识不足，因此各部门之间的协调工作做得不够完善。这便在一定程度上影响了管理过程中的沟通与交流开展，导致管理效率降低。要实现档案的信息化、自动化管理，必须要强化各部门之间的联系，使其保持适当的沟通交流，增强合作意识。这样才能保证档案管理信息化的顺利开展。

2.2 管理方式尚待完善

当前虽然也有些企业开始运用信息化的方式实施档案管理，但由于运用时间不长，经验不足，因此在管理方式这一层面还存有一些问题。比如电子档案开始大范围普及，但如何保障其档案数据的处理安全，又怎样保障其在互联网传播中的安全，就是相关管理人员需要重点思考的问题。所以，企业必须要进一步优化并完善信息化管理方式，推动档案管理工作朝着更加便捷安全的方向发展。

2.3 信息保密性受到影响

面对当前互联网的迅速发展，档案信息的共享也变得越来越便利。但是，这也向管理工作提出了新的问题和挑战，也就是档案信息的保密性和安全性受到了一定威胁。某些管理人員的保密意识与安全意识不够强，并且部分企业的计算机系统不够成熟完善，或是遇到了黑客的恶意攻击。这样就使企业档案信息的安全性得不到保障。所以，相关人员必须要在这方面积极寻找改进方法，提高管理安全性。

3 现代企业档案信息化管理方法

3.1 树立信息化管理制度

要进行现代企业的档案信息化管理，首先必须要构建起相应的信息化管理制度。企业要革新档案的管理模式，树立并完善信息化管理规章制度。以往的纸质档案管理缺乏系统化、统一化的规范和标准，并且相关制度也不够完善。随着当前信息化的发展，全新的档案管理模式诞生。其要求企业必须革新并优化档案管理制度，建设出一套切合新时代需求的管理规则，以此提升企业档案的管理质效。所以，企业管理者在进行档案信息化建设时，一定要先制定相应的制度，并将制度中所表达的理念准确传达给各位员工。

3.2 采用信息化技术进行管理

现阶段，科学技术的迅猛发展为企业档案管理提供了全新的保障。要提升企业档案管理的有效性、安全性与便捷性，就必须要采用先进的信息化技术。所以，企业应当大力引进先进的管理设备，并定期对设备进行检查和维护，以确保档案管理的信息化程度和水平。相关人员要积极对档案管理的软件进行设计和开发，尽量研发出新的有效的管理软件，将企业档案管理同日常生活紧密联系起来。另外，还可以采用计算机集成技术，扩大计算机能够存储的信息量。同时选拔一批能够熟练运用计算机技术的优秀人才，不断进行信息化管理技术的创新。如此才能更好地实现企业档案信息化管理。

3.3 强化对档案信息的安全性管理

在信息化普及的当下，档案信息的安全性管理也成为了企业档案管理的核心任务之一。管理人员必须要从各个层面着手，大力提升档案信息的安全性。企业首先应当对档案管理人员实施定期的专门培训，以此提升其技能水平以及责任感，促使其对档案信息进行严格管理。其次，应当对重点信息实行安全防护，采用档案数据备份等方法，或是安设防火墙等，对要查找档案的操作人员实行身份认证。以此可以逐步提高档案信息安全防护能力，实现信息的妥善管理。

4 结语

从上述分析可以看出，现代企业实行档案信息化管理，已经成为了当下不可阻挡的趋势。档案管理系统的信息化建设，对于人才资源的管理能够起到不可估量的效用。因此，相关管理人员必须要树立科学的管理制度，采用信息化技术进行档案管理，同时重点强化档案信息的安全性，以此推动档案管理工作的创新与发展。

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