浅谈高职院校人事档案规范化管理新思路

陈怡君

摘 要：本文针对高职院校干部人事档案管理普遍存在的不规范现象，进行了原因分析，并根据人力资源管理的新趋势，改变传统的人事档案管理方法，为了管理的效率，着力找出规范化管理的应对新思路

关键词：人事档案；规范化；管理

随着高等教育的快速发展，高职院校师资队伍不断扩大，人才流动较为频繁，干部人事档案为使用干部和选拔人才提供了重要依据。一个干部的个人经历和社会实践都会在干部的人事档案中体现出来， 人事部门在招聘的时候都是以干部的人事档案为主要依据来进行选拔的。但是由于现在大多数的高校只是以教学为中心工作，没有意识到干部人事档案管理的重要性，忽略了对干部人事档案管理的监管和创新。针对新时期高校档案管理工作的现状，提出了新时期高校档案管理工作的问题 ，包括档案管理制度的缺陷、高校档案管理人员的专业问题、存在档案意识薄弱、管理队伍专业化程度低、管理手段落后、规章制度执行不规范等问题，从制度建设、信息化建设和队伍建设入手，加快建设步伐，以适应形势发展的需要。

1 高职院校人事档案管理工作存在的现象

我国高职院校的人事档案是高校人才信息的重要载体，是高校职工德、才、能、绩的客观反映，是教职工聘任选拔任用的重要基礎，目前，人事档案管理工作重立档、轻利用。档案管理工作没有把人事档案管理工作与高校人才培养、教育教学、科学研究统筹起来考虑，档案的利用主要提供档案资料，查阅档案原件、外借档案、复印档案资料等，其结果是弱化了人事档案的真实价值。

1.1 学校的重视力度不够，管理制度不健全

高职院校在档案管理工作中，由于重点工作主要还是教学与科研，而人事档案的管理与学校中心工作无直接关系，因此学校的高层管理人员对档案管理的重视力度不够，管理制度不健全，有些没有制定相应的岗位职责，缺乏系统、科学的规章制度，许多档案管理人员由部门人员兼职，往往不会投入精力针对高校档案工作细则进行规定，缺乏对人事档案管理建章立制的动力，档案制度建设方面并不完善，缺乏决策力、执行力，阻碍了人事档案制度化与规范化的发展。经费和政策扶持力度不足，导致管理设施较为落后，档案管理人员的数量无法满足标准，无法提高档案管理的质量和水平。归档材料往往疏于鉴别审查，导致部分档案材料失真，对于档案材料明显缺失却疏于补全完整，损害了档案的完整性。以上种种现象的出现，与干部人事档案管理制度贯彻落实不力、缺乏应有的岗位责任制是有直接原因的。

1.2 档案管理人员专业素质欠缺，档案管理思想淡泊

随着高职院校人事制度改革，人员流动进一步加强，档案管理工作任务繁重，工作量加大，对管理人员的素质提出了更高的要求，无论是专业素质还是综合素质。但由于领导不同程度地存在对干部人事档案管理工作重视程度不够的问题，对干部人事档案工作所需人、财、物投入不足，缺少对专职档案人员的配备和培养。所以档案专业人员相对较少，甚至大部分档案管理人员是兼职，无暇兼顾业务专研与探讨，加之对档案管理人员的理论知识和基本技能培训缺乏，难以形成一支素质优良、结构合理、科学高效的档案管理专业队伍。缺乏既懂档案又懂现代化科学技术的复合型人才，导致档案管理的水平较低，影响高职院校人事档案管理工作的发展。

1.3 管理手段落后，信息化程度低

目前大部分高职院校人事档案没有建立统一和系统的信息化管理，导致档案管理水平较为落后，还是以纸质档案的管理为主的实体管理，采用传统手工人事档案管理的方式，工作人员进行着简单的装订、录入、归档、调档等工作中，靠原始的手工操作，导致工作费时、费力，效率低。档案的提供、利用以纸质的实体档案为主，工作效率低，查、借阅手续繁索，服务手段落后。虽然配备了计算机，录入数据变成了简单的目录录入和打印，不能完成实现对人事档案信息数据的筛选、排序、分类、汇总功能。

2 高职院校人事档案规范化管理应对新思路

2.1 争取领导重视，完善档案管理规章制度

人事档案管理部门要加强对人事档案管理相关工作汇报和沟通，让校领导全面掌握人事档案管理的现状和存在的问题，从而在思想高度上认识到人事档案管理工作是一项专业化程度高，工作内容复杂的工作，同时重视和支持，从人力、物力、财力上给予大力倾斜。保证干部人事档案管理工作所需基础建设、人员培训的经费，建立经费投入制度。加强档案管理的基础设施建设，为学校档案的纸质文件，做到通风、防潮、防霉和防火等苛刻的要求达到标准，从而促进干部人事档案现代化、信息化建设。

档案管理人员普遍重视文书档案的收集整理，利用计算机制作的电子档案，却存在着被忽视现象，对于未能及时整理的档案资料，如果出现人员变动，就会使档案遗失，致使档案目录与档案内容出现不符。高职院校人事档案管理部门应结合本校实际，为确保档案材料的规范、真实、准确及完整，在学校层面的主导下制定颁布实施档案管理工作人员的岗位职责、人事档案的材料收集、装订制度，人事档案的借阅制度、人事档案的传递制度、人事档案的保管和保密制度、人事档案的鉴别归档制。对于高职院校档案管理具有重要的推进作用。

2.2 加强档案管理队伍建设，培养复合型人才

高职院校人事档案工作政策性、专业性强，建立一支熟悉业务相对稳定的专业队伍是做好人事档案管理的组织保障。高职院校人事档案管理部门，应加强对干部人事档案管理人员的培训，使他们掌握干部人事档案工作的相关专业知识、技能技巧。加强专业知识的学习，努力提高业务素养。同时应加强计算机知识、网络知识的学习，掌握现代化手段。定期对管理人员进行考核和培训，加强管理人员学习的能力，规范档案管理的水平；。鼓励档案管理人员参加高校档案管理互动学习研讨以及职称评定，充分发挥其积极性与主动性，提高综合素质。

严格要求档案管理专业人员在接收人事档案材料时要严格把好审核鉴定关，拒收不规范的档案材料和缺公章、少签字的材料，及时追补和不断补充新的资料，对于内容不实的材料坚决不予归档，保证档案材料形成规范真实、收集齐全、归档及时。在查阅、流转等各个工作环节中，严格按规章和程序办理。务必做到人事档案管理工作的规范化、科学化、现代化，不断提高档案管理人员素质，不断培养复合型人才充实档案管理人员队伍，从而促进干部人事档案管理水平的提高。增强档案管理工作的活力和生命力，使人事档案的管理工作有着更进一步的发展。

2.3 创新管理模式，提高信息化水平

实现档案管理信息化是新时期档案工作发展的趋势，随着计算机技术、网络技术的不断成熟，改变干部人事档案管理模式，提高信息化水平，是社会发展的客观要求。档案管理部门应配有完善的打印机、计算机等各项信息化设备，保障档案的快速录入和管理等。

利用计算机、网络等技术，将教职工的主要信息，有选择地收录反映教职工自身情况及工作履历，专业、研究方向及学术水平，学历、学位及职称，奖惩、干部任免、考察、考核情况等重要信息录入信息库，实现个人基本信息的微机检索和网上查询，有效地解决了传统的手工为主的工作效率低、工作量大、劳动强度高等问题，提供快速、高效的服务。

3 结论

随着科技和信息化的不断发展，人们进入了知识经济时代，根据人力资源管理的新趋势，改变传统的人事档案管理方法，提高人力资源管理的效率，为人事档案的管理和发展提供价值。