建设项目档案精细化管理的对策探究

李杜锋

摘 要：近年来我国经济发展越来越快，大量新建、扩建和改建的基础设施和技术改造项目也先后投入施工。在建设项目施工过程中，会产生大量的档案资料，具备较高的保存价值，可以将整个项目建设过程反映出来，做好建设项目档案精细化管理就显得尤为重要。本文将简述建设项目档案的特点和加强精细化管理的重要性，并提出了具体可行的策略。

关键词：建设项目；档案管理；精细化

在我国城市化进程中，建设项目也逐步增多，规模也越来越大。通过做好建设项目档案管理工作，可以如实反映出工程建设的全过程，并为工程质量鉴定、工程事故原因查询等提供可靠的依据，具备极其重要的价值。不过从实际建设项目档案管理工作情况来看，还存在着诸多问题，如档案收集整理不及时、管理方式落后等，不利于建设项目的顺利开展。对此需要真正了解建设项目档案的特点，切实做好各项管理措施，确保将建设项目档案应有的作用发挥出来。

1 建设项目档案的特点

建设项目档案与一般档案资料不同，主要有以下几方面的特点：一是成套性。能够将建设项目进展情况与成果反映出来，可以和总体基建程序、专业内容等进行衔接，形成建设项目完整的成套性整体。二是专业性。对于建设项目档案来说，主要对专业技术活动进行记录，能够将工程全过程涵盖在内，包括工程立项、决策、设计、施工、竣工和投入使用等。三是现实性。建设项目档案现实实用性较强，是对建设项目设计质量、工程质量全面考核的重要内容，能够为今后的竣工验收提供依据，同时也是工程建设、使用维护及技术改造时的重要依据。

2 建设项目档案精细化管理的重要性

（一）能够促进建设项目档案管理效率不断提升

通过对建设项目档案的精细化管理，有利于实现档案管理效率的全面提升，通过将数字技术、网络技术和信息技术应用到档案管理工作中，可以保证管理工作有更高的效率。这样可以统一档案管理标准，对管理方法进行创新[1]。建设项目档案数量较大，管理难度极大，只有采取精细化管理措施，才能让管理事项更加简洁与清晰，将档案的利用价值体现出来。

（二）有利于充分挖掘建设项目档案管理价值

建设项目档案不仅是历史的记忆，也是经验的总结，做好档案的收集、整理、归档和利用等工作，可以促进先进经验的有效传递，让档案管理经验与方法的应用更加广泛，并将建设项目档案管理价值充分挖掘出来。对建设项目档案进行精细化管理，主要以现有档案分类管理为基础，利用各种现代化管理方法，让档案管理实现系统、长效的管理，确保档案管理工作取得新成效。

（三）确保后期建设项目管理效率得到提升

做好建设项目档案管理工作，可以为今后项目管理提供可靠的依据。在建设项目档案精细化管理中，能够促进后期建设项目管理效率得到提升，让项目管理有更高的水平，确保建设项目始终保持着常态化与规范化。通过对建设项目档案的精细化管理，让各种档案信息资源在建设期间就得到有效的收集与整理，进行项目交底的时候，承建方与使用方均可以获得准确、完整的建设项目档案，这样其价值就得到了充分的体现。整体上来说，通过提升档案的完整性，之后的各种管理才能满足实际需求，从而实现了管理效果的提升。

3 建设项目档案精细化管理的对策

（一）提高对建设项目档案的重视程度

要结合现行的《重大建设项目档案验收办法》中相关要求，在项目竣工验收过程中，项目档案验收也是一项非常重要的内容，若是建设项目未进行项目档案验收和项目验收不合格，则不能开展整个建设项目的竣工验收[2]。对此，对整个工程项目竣工验收来说，项目档案验收具备一票否决权，将项目档案在建设项目竣工验收中的重要性凸显了出来。在项目建设后的管理、使用、维护、改建、扩建及技改等过程中，项目档案也发挥着重要作用，必须及时做好项目档案的收集、整理和保管工作，才能确保建设项目获得最大的效益。这需要提高对建设项目档案的重视程度，在项目立项的时候，就应该安排专职人员负责收集和整理相关文件、图纸、计算数据及声像记录等资料。

（二）结合实际情况，完善档案管理制度

一是做好对建设项目档案管理的组织领导工作。要结合建设项目实际规模、特点与需求，安排足够的档案管理人员，建立完善的档案管理工作体系。二是完善建设项目档案管理制度，不断健全建设项目档案管理规章制度，结合实际情况，及时对档案管理工作流程进行优化。要将岗位职责确定下来，加大考核力度，实行有效的奖惩措施。建设项目一般规模较大、工期很长，会产生大量的资料，同时因为涉及单位、专业及环节较多，所以要提升建设项目档案管理的标准化与规范化，这不仅需要档案管理部门履行好职责，还要其他各单位与部门都参与进来。要从项目实际特点出发，制定与之相应的档案管理程序，这样可以确保建设档案管理工程顺利开展，并提升工作的效率[3]。三是应实现“四同步”，也就是项目下达计划任务要和提出项目文件材料归档要求保持同步；检查项目计划进度和检查项目文件材料积累要同步；验收与鉴定项目成果要和验收与鉴定项目文件材料歸档保持同步；项目总结要和项目文件材料完全归档保持同步。通过将“四同步”制度落到实处，建设项目档案的收集才更加完整，不会出现遗漏。

（三）合理采用建设项目档案收集方法

要完整收集建设项目档案，并科学、规范进行整理，才能促进工程建设质量与水平得到提升。在建设项目档案收集过程中，要坚持全程跟踪收集与管理的原则，因为建设项目投入很大、周期较长，参建单位也很多，会形成多种门类的文件材料，需要各部门参与进来，才能保证建设项目档案收集的完整性。对此，在和设计、勘察、施工、监理和设备供货安装等单位签订相关合同与协议的过程中，应将建设项目档案的质量与数量要求明确下来，同时规定移交时间。也可以在工程招标合同里面设置专门的条款，对工程资料作出详细的规定，要在合同管理中纳入项目文件材料的收集、整理与归档，将图纸资料移交的要求与处罚措施等确定下来。档案管理人员要及时检查、验收与鉴定移交的各种档案材料，满足存档要求后才能办理移交手续。在建设项目档案收集工作中，项目开竣工仪式照片、录音录像带等声像材料是难点，并重视竣工图章的签署。竣工图一般由施工图转化而成，以往经常将施工图直接当成竣工图进行保存，现在不能这样做，需要加盖和完备签署竣工图章，这样施工图才可以作为竣工图进行保存。在建设项目档案精细化管理中，一定要重视收集工作，这是一项最基础的工作，关系着整个建设项目档案管理的效果。

（四）加大对档案的整理检查与监督力度

建设项目档案比较琐碎，无法带来直接的经济效益，加之施工现场比较繁忙，施工人员将主要时间与精力放在工地上，资料整理通常是被动进行。这需要定期开展督导检查工作，确保资料及时得到整理，避免出现流失、损坏等问题。对于建设项目档案而言，需要定期开展检查与评比工作，让各方都能够提高重视程度，要统一管理建设项目档案，并加大对设计、施工及监理等参建单位的监督力度，及时为他们提供必要的指导，让档案管理工作能够和项目建设保持一致。此外还要定期召开建设项目档案工作会议，让各方人员都能参与进来，对项目建设档案工作情况进行汇报，便于对接下来的工作作出合理部署。

（五）严格控制竣工验收质量

要结合《重大建设项目档案验收办法》相关规定对建设项目档案进行验收，主要有如下几点内容：一是做好建设项目档案的基础管理工作。二是保证建设项目档案的准确性和完整性。三是加强建设项目档案的安全管理工作。要从以上几点入手，当项目将要竣工验收的时候，由项目管理方开展自查工作，对建设项目档案的内容进行审阅，主要内容包括项目前期管理性文件、竣工文件、隐蔽工程文件、质检文件、重要合同及协议等。对档案进行初验的时候，所有归档材料必须保证“图实相符”，要有完整的签字手续。在初验过程中发现问题，需要相关部门尽快解决。在验收的过程中，不能马虎大意，要用高标准和高要求进行，这样才能促进建设项目档案质量的提升。

（六）做好对档案管理人员的知识业务培训工作

为提升建设项目档案精细化管理效果，除了要有完善的档案管理规章制度和领导者提高重视、转变思想观念以外，还要求档案管理人员有较高的能力，综合素质要高。在建设项目档案还没有形成的时候，档案资料一般分散保存在经办人手里，项目建设单位要从实际情况出发，为档案管理人员提供更多档案知识业务培训的机会，让他们思想上高度重视档案管理工作，并熟悉建设项目档案的组织管理、归档范围、整理规范和保管要求等[4]。不能在需要建设项目档案的时候才去验收档案，采取了解其整理标准与安全保管要求。此外，对于档案管理人员而言，也要主动改进工作方法，做好建设项目档案精细化管理工作，每个环节的工作都要做到位，这样才能保证档案的完整性和真实性，为今后的利用奠定良好的基础。

4 结语

总之，建设项目档案管理是一项复杂、系统得到工作，必须要采取精细化管理措施，才能让档案得到有效的收集、整理和归档，并为以后的查询与利用提供方便。对此，档案管理人员要充分提高重视程度，真正了解建设项目档案的特点，在日常工作中注意总结经验，在项目立项、设计、施工和竣工验收等过程中，都要保证档案管理工作及时跟进。同时还要在建設项目档案管理中主动查找问题，积极学习并借鉴其他单位的成功做法，结合自身实际情况进行改进，这样建设项目档案的管理才更加科学、合理，并能够实现精细化的目标。

参考文献

[1]王俊雪.浅谈如何做好建设项目档案管理工作[J].智能城市，2016，（01）：193-194.

[2]余伟.对做好建设项目档案管理工作的思考[J].北京档案，2015，（07）：29-30.

[3]钟宝珍.高速公路建设项目档案管理关键控制点的探讨[J].城建档案，2014，（10）：58-59.

[4]石慧敏，刘淑妮.建设项目档案管理新模式探析[J].档案，2014，（07）：53-56.