数字档案馆建设及对档案管理的影响及对策

祖天元

摘 要：数字档案馆建设就是通过一种比较先进的管理方式实现档案资源的合理利用。其主要采用数字化的方式提供电子网络检索和服务的网络信息系统，这样的管理模式比传统档案管理 更加全面，而且能满足后期大规模数据的增加和管理.本文概述了数字馆档案建设的必要性，说明了数字档案馆建设对现档案理体制的影响，阐述了强化档案管理体 制的具体措施。

关键词：数字档案馆建设；档案管理

伴随着网络技术的高速发展，数字档案馆应运而生。数字档案馆无论是建馆方式还是运行体系都有所不同。数字档案馆建设是档案馆新发展的强大动力。档案要实现软件的兼容和共享”。在档案的数字化过程中实行只进不出的原则，软件必须是有国家涉密资质的才能参加投标，这一切都是为了保证档案工作的绝对安全。目前我国的数字档案馆建设在安全平稳的进行中，因数字档案馆建设也面临着很多问题。首先就是数字档案建设没有实现数字档案馆建设和政府的政务系统同步规划，档案的信息采集、信息没有实现宏观的规划和安全维护。在这样的背景下，数字档案馆建设已成为是档案工作的重点和难点。为此，在数字信息技术迅速发展的现状下，档案信息的管理需要以数字档案馆的建设为基础。数字挡案馆的发展技术对于数字档案馆的建设是有促进作用。反过来，数字档案馆的建设发展离不开科学适宜的管理体制。因此，我们应如何应对是亟需探讨的问题进行了探讨。

1 数字档案馆建设的必要性

1.1 提高利用率的需要

数字档案馆借助信息管理系统与档案网站，进行数字化、有序化的新型管理模式，其不仅能很好的使档案原件长久保存，而且还可以有效提高档案信息的利用效率，同时还将重复率高的工作交由机械处理，对各类数据信息进行分门别类，拓宽了应用渠道。档案信息数字化是推进档案现代化管理的基础，档案管理要实现现代化，不断提升服务能力。利用网络的可共享资源可供人们在与局域网联通的计算机检索查阅，如果基本具备档案信息数字化的客观物质条件不需另行大的投入，只需大量存储、管理、利用数字化档案资源，就可以实现资源优势共享。

1.2 提升档案编研水平的需要

过去的档案管理中，档案管理的利用率低。在信息时代，必须建立易于查询的数字档案，从而实现对旧的档案进行源源不断的补充和解释。数字便于检索，因计算机具有强大的信息处理能力，解决了在传统档案管理中人们使用手工操作的时候出现的信息不完整、漏抄等问题，使得人们在进行档案管理的时候按照资料的分类进行统计和查阅。档案管理员工可以更好地进行档案的编研工作，从而提高职能部门的工作效率。数字档案馆建设的背景及现在的运行

数字档案就是运用现代化的管理方式进行科学管理，在网络环境下实现合理使用档案资源。现阶段，我国数字档案馆建设工作正在有条不紊的进行中。由于档案工作的保密级别很高，安全很重要，所以档案数字化信息共享的安全性也要长期调研，因此这项工作会有很多问题，但是这并不能阻碍数字档案馆的建设工作的开展。

2 数字档案馆建设对档案管理体制的影响

数字档案馆建设是遵循数字档案馆技术路线与软硬件配置基本要求，在一定时期内满足数字档案馆各项管理与服务需求的基础设施。首先是推进馆藏档案基础数据库建设，优先进行传统载体档案的数字化转换，快速建立各类数字档案资源库群。

其次是利用多种技术手段满足各类用户利用需求。应用先进技术和相关管理手段，避免保对数字档案对软硬件的依赖性，从而确保数字档案馆系统安全和数字档案信息安全。数字档案馆的建设的网络化必然对现有的档案管理体制产生影响。 数字档案馆不仅节省了档案管理人员的时间，而且会提高档案建设效率。同时，数字化档案馆的建设真正以服务者的姿态为利用者服务，其不再是统一由档案局作为管理部门的。

3 做好数字档案馆档案管理工作的具体措施

3.1 确保档案资源的安全性

档案的价值在于利用，快捷、准确、真实是档案利用的原则。为了使档案工作适应数字档案馆的飞速发展的要求，档案工作者必须通过网络在任何地点、时间都能得到权限许可的档案。 数字档案馆建设首先是优先进行传统载体档案的数字化转换，快速建立各类数字档案资源库群。其次是确保数字档案馆系统安全和数字档案信息安全。安全保障体系是确保档案安全的管理的第一道防线。应当用运用多种网络防护技术，防止使用人员窃取文件信息。例如：从控制手段上，建立网络防火墙和安装防治病毒软件，从访问权限上，加设身份鉴别、信息加密等手段。从渠道上来说，就是对数字档案的使用和共享利用还需要进行论证，突破传统数字档案馆的建设的束缚，确保档案信息的安全，准确。

加之档案资源共享不是无所顾忌的无限制敞开，因此必须确保资源在被有效利用的同时做好安全保障。一是档案管理工作的中心一定是安全储存。通过病毒防护措施和网络安全设备的应用来控制风险，利用技术安全控制，构建分层安全策略。安全层的保障建设主要涉及到内容保持完整、未被更改。二是传输安全层控制，传输安全层主要通过网络隔离技术等手段避免传输系统畅通无阻。三是环境安全层的控制，针对信息设备的信号辐射特性運用电磁辐射防护技术对不同的对象制定不同的备份策略。

3.2 实施人性化管理

我国现有的数字档案馆体现了人性化服务理念与方法。馆内宽敞明亮，全部部分开架借阅。任何人都可在馆内阅览室自由阅凄。这里有视听图书馆，查询人员随时可上网购物，阅览室里都是免费上网。将管内所有的档案扫描制作成电子版，使所需用户免费在线查询和使用这些文献。尤其是实施了网h查阅、网上预约、网上续借、异地借阅新方式。这些服务体现了数字档案馆服务的精准特性，从而使档案馆的服务由被动服务向主动服务转变，档案管理只要可以用移动设备就可以点播和定制自己所需的各种信息，突破了地点限制。同时还要制作了简短的视频文件，创新档案馆的管理服务模式。

3.3 数字档案馆资源整合与管理创新

采用文献计量分析的方法，结合数字档案馆自身的特点对档案资源整合的研究现状和趋势进行分析和预测，改变其内容、形式比较单一的局面，在一定时期内将是数字档案馆研究的重要维度。同时数字档案馆手机服务系统的建设有助于提高对服务的满意度，扩大档案馆在人事管理中的作用。我们要从数字档案馆资源的整合和服务创新角度上，研究数字档案馆建设的理念、原则与方案，从研究、思路、创新模式、存在的问题及建议等几个方面分析了数字档案馆资源管理创新的可行性。借鉴以往的管理理论和经验，需要我们探究新时期下数字档案馆建设与管理创新的具体措施，充分发挥数字档案馆在文化建设的重要作用。

3.4 加大数字档案馆的队伍建设

数字档案馆的工作人员要树立与时俱进的思想，重视数字档案建设的重要性。同时也要具有高度的专业化技能，加大对专职人员的职业培训。

参考文献

[1]王昌东，常平，档案馆如何适应数字档案馆的发展要求做好当前工作[A]；源于实践服务全局——兰台工作纵横[C]；2011年05期

[2]赵同瑛，数字档案馆建设对档案管理体制的影响[J].档案天地，2014（6）.

[3]蒋国勇.从数字档案馆建设看我国档案管理体制[J].档案行政管理，2010年07期

[4]肖翠琪；；如何提升数字档案馆的公共服务能力[A]；档案与文化建设：2012年全国档案工作者年会论文集（中）[C]；2012年08期

[5]张文理；于平；；数字档案馆如何适应新时期的发展[A]；科技学报；2012年09期