电子商务档案管理的智能化趋势探讨

郑姗+代昊

摘 要：在数字信息智能化时代背景下，科学技术取得了理想的发展成绩，而人们日常生活也逐渐进入到智能化管理阶段，一定程度上推动了电子商务的发展。在长期发展过程中，档案数量逐渐增加，使得纸质档案以及人工管理工作无法与社会发展趋势相适应，因而档案管理在电子商务基础上向着更加智能的方向发展。基于此，文章将电子商务档案管理作为研究内容，重点阐述了其管理工作的智能化发展趋势，以期有所帮助。

关键词：电子商务 档案管理 智能化 趋势 探讨

在电子商务快速发展的过程中，档案的重要性逐渐突显出来，并且成为记录信息的数字化载体，保存价值极大。与传统档案管理相比，电子商务档案智能化管理具备更为突出的优势。而在当今社会背景下，智能化档案管理也逐渐成为档案管理工作的重要发展方向。

一、电子商务档案管理特点研究

1.虚拟性特征

档案形成主要基于人类商务交流，在交流与沟通的过程中会形成重要信息，最终成为档案。与传统档案管理相比，电子档案最明显的优势就是虚拟特性。传统档案真实存在，但是电子商务档案则需要在网络中传输，网络是其不可缺少的传输载体，而电子商务本身并不具备实际的特征[1]。其中，电子商务档案管理的虚拟性特征具体表现在三个方面：第一，对网络传输依赖性较大，能够将部分信息保存在网络当中。第二，档案内容存在方式虚拟。档案存在的形式是软件，而软件则是由代码编写形成，在网络这一媒体中，通过软件达到交流的目的，所以档案内容也同样是虚拟的。第三，电子商务中所形成的交易活动也具有虚拟特征。很多交易都需要以网上支付方式完成，并不需要使用真实现金交易，也无需正面交易，只要通过网络银行就能够完成交易。

2.复杂性特征

電子商务档案在存储过程中，需要依赖计算机网络。而在现实社会中，这一保存的方式无法直接看到，所以必然难以人工操作，而是凭借计算机才能够查看记录信息。与此同时，基于计算机技术的快速发展，电子商务的数量不断增多，档案本身的存储介质也呈现出全新的变化，存储的形式更加多样，一定程度上增加了档案存储的复杂程度。

3.集成性特征

对于传统纸质档案管理工作中而言，档案管理工作的单一性十分明显，而现代电子商务档案管理则不同，具有明显的集成性特征[2]。在电子档案保存过程中，并非只是对文字的存储，同样还可以融入声音、数字与图像等多种复杂化信息内容。而在信息内容被保存于相同文件当中的时候，要集成全部信息，进而满足档案保存的需求。

4.不安全性特征

众所周知，电子商务档案对于电子介质的依赖性较强，而且没有实体存在。在不受安全软件保护的情况下，其感染病毒与木马攻击的几率不断提高。基于此，电子商务档案很容易受到破坏。最重要的是，电子档案存储介质本身已经含有了诸多不安全因素。

二、电子商务档案管理的智能化趋势研究

基于电子商务的发展，档案智能化发展范围也随之扩大。因档案的信息量诸多，所以管理工作人员实际工作量也不断提高，一定程度上推动了档案管理的智能化发展。为更好地适应时代发展确实，能够为社会发展提供了更为可观的经济效益。其中，电子商务档案智能化管理的发展趋势可以表现在以下几点：

1.信息处理的智能化

近年来，电子商务发展速度不断加快，在实际交流的过程中，所形成的信息数量也随之增加[3]。而信息本身具有明显的复杂性特征，若采用传统管理方式，那么管理工作人员的手动处理工作量会很大，也增加了工作的难度，无法及时找出所需的资料信息，影响了工作效率的提升。如果是对智能化管理方式进行运用，则能够自动化地分类处理不同种类的信息，匹配相对应的文件，全面改进了信息处理效果，同时还能够降低管理工作人员的工作量，实现了工作效率的全面提升。由此可见，对于档案信息进行快速处理的智能化管理方式应用具有一定的现实意义。

2.信息存储的智能化

现阶段，绝大部分电子商务档案都被存储于计算机硬盘之上，亦或是保存在移动磁盘当中。若要对档案信息进行访问，一定要由电子设备作为辅助才能够深入了解档案信息内容。但是，这种方式对于信息即时阅读十分不利，受诸多条件影响，无法随时提取档案信息的内容。若能够实现档案信息的智能化存储，那么就可以突破时空的限制提取档案信息，实现了即时访问的目标[4]。与此同时，还不会受到硬件条件的约束和影响，对文件内容进行即时提取。通过即时阅读的方式，还能够确保电子商务档案更加安全，有机结合档案信息存储和管理，达到最理想的状态。这对电子商务档案管理工作而言，智能化存储方式能够使企业获取更为可观的经济效益，同样可以实现工作效率的全面提升。

3.档案应用的智能化

在科学技术水平快速发展的背景下，电子商务档案在电子商务发展过程中的价值也逐渐突显出来，电子商务对于数据信息记录也成为电子商务发展的必要条件。实现电子商务档案应用的智能化，能够使得企业间的关系得以简化，同时能够按照所记录的信息内容评估企业未来发展，进一步推动企业策划的贯彻与落实，进而为企业发展提供有价值的参考信息[5]。在这种情况下，电子商务档案智能化的合理运用能够为企业发展提供重要力量，并且整合企业的档案信息，进而为其战略决策奠定坚实基础。

结语

综上所述，在电子科技时代环境中，电子商务取得了理想的发展成绩。而传统纸质档案很难与社会档案管理工作需求相适应，所以电子档案的出现并运用为电子商务发展提供了有力的保障。在档案信息量不断增加的背景下，信息保存难度与复杂程度都有所增加，所以智能化电子商务档案管理模式被应用于电子商务当中，而智能化管理也将成为电子商务档案管理工作的必然发展趋势。通过上述对电子商务档案管理特点的分析，阐述了其智能化管理的发展趋势，以供参考。

参考文献

[1] 孟新娟.分析电子商务档案管理的智能化趋势[J].读书文摘，2016（34）：13.

[2] 姚凤臣.电子商务档案管理的智能化趋势探析[J].华章，2012（19）：303.

[3] 李齐英.电子商务档案管理的智能化趋势探究[J].产业与科技论坛，2015（12）：215-216.

[4] 杨吉慧.分析电子商务档案管理的智能化趋势[J].办公室业务，2013（9）：141-142.

[5] 王敏.电子商务档案管理的智能化趋势研究[J].卷宗，2016，6（6）：151.endprint