新媒体背景下档案管理工作的挑战与机遇

郅慧

摘 要：与传统媒体相比，新媒体具有传播主体多元、传播层级消解、传播手段多样、传播内

容分众、传播时效增强等特点。新媒体的应用对档案管理工作产生了深远影响。在新媒体背景下档案工作者应当抓住机遇，应对挑战，增强主动性。为此，要切实转变观念，树立新媒体背景下档案管理工作新意识，适应时代发展潮流。

关键词：新媒体；档案管理；机遇；挑战策略

档案管理是一项非常重要的工作，人事档案工作是各个单位管理工作的重要组成部分，随着我国政治体制改革和人事制度改革的不断深入对人事档案管理提出了新的要求，同时由于信息化发展，人事档案管理也将面临许多新情况、新问题。新媒体时代的技术具有数字化、多维性、交互性、集成性、实时性等特征，在一定程度上提高了档案管理功能，如节省保存空间、提高保存质量、检索快捷、一体化管理等。这是新媒体背景下给档案管理工作带来的机遇。与此同时，管理模式的变革以及管理意识的落后都给档案管理工作带来了新的挑战。 在新媒体背景下，面对机遇和挑战，档案管理工作者要转变工作观念，跟上时代步伐，作出积极的应对和调整。

一、新媒体的内涵与特征

准确把握新媒体的内涵与特征对于我们全面深入分析新媒体对档案管理工作的影响至关重要。同时，这也是档案管理工作适应新媒体环境的重要前提和基础。

1.新媒体的内涵

对于“新媒体”概念的界定，学者们可谓众说纷纭，至今没有定论。一些传播学期刊上设有“新媒体”专栏，但所刊载文章的研究对象也不尽相同，有数字电视、移动电视、手机媒体、IPTV等，还有一些刊物把博客、播客等也列入新媒体专栏。“新媒体”往往采用数字化手段进行信息的传播，且“新媒体”传播模式与“传统媒体”比较而言，“新媒体”更强调人与人之间的交互。要确定“新媒体”的内涵，就要明确“新媒体”与“传统媒体”的根本差异，而这种根本差异主要体现在媒体技术手段的数字化和传播模式的交互性。综上所述，可以将“新媒体”内涵暂定为：在二十世纪后期科学技术发展的推动下，在信息传播领域内通过广泛运用数字技术，实现由所有人面向所有人交互地传播信息的新兴媒体。其中，“数字化”和“互动性”，二者相互依存，相互促进。

2.新媒体的主要特征

与传统媒体相比，新媒体具有传播手段多样、传播层级消解、传播内容分众、传播时效增强、传播主体多元等重要特点。

（1）传播手段多样。随着科学技术的不断进步和发展，信息传媒技术也取得日新月异的发展，信息传播手段日益多样化。最明显的变化是传播终端的多样化，例如手机、电脑、数字电视等都可以作为新媒体的传播手段。传播终端的多样化使得传播渠道也呈现多样化的特点，如光纤电缆、互联网等等。最后是传播格式的多样化，可以包括文字、图片、视频、音频等信息。

（2）传播层级消解。传统媒体的信息传播主要经过两个层级，首先是信息源通过大众媒介传达给“意见领袖”，再通过“意见领袖”传播给受众。而新媒体时代，传播通道不再是线性的，而是非线性的：个人对个人、个人对多人、多人对多人等多极通道并存，因此信息传播的层级消解。

（3）传播内容分众。传统媒体受众群体往往没有进行分类，新媒体会从受众中划分出小众，对受众进行多层次的分众处理。新媒体的针对性更强，对受众的影响更为直接、更为深入、媒体效应更为突出。

（4）传播时效增强。 新媒体由于采用了新的技术手段，传播效率在一定程度上得到提高，信息的采集、发布和反馈实现了一体化，将传统媒体中信息传播滞后效应降低，增强了信息传播的实效性。

（5）传播主体多元。得益于数字化通訊技术的广泛运用，新媒体的每一位参与者不仅是信息的接受者，也可能成为信息的发布者。与传统媒体相比，传播主体不再是从事媒体行业专业媒体人，参与到新媒体的每个人都有可能成为传播主体。

二、新媒体背景下档案管理工作的机遇与挑战

新媒体已经成为了大众传媒的主要形式，并且渗透到各个专业领域中，展现了它所具有的强大的影响力。在这种形势背景下，档案管理工作人员应该对新媒体传播的内涵和特点进行深入探究，并利用新媒体将档案理念快速、及时的传播给广大群众。在新媒体背景下，档案管理工作既面临机遇，又要迎接挑战。

1.新媒体为档案管理工作带来的便利与机遇

（1）新媒体丰富档案管理工作方式。目前，传统的媒体平台已经无法满足人们在最短时间内决速地获取最多信息的需求。新媒体具有多种形式的传播手段，可以将信息以最为直观的形式展现在人们面前，完全符合当今时代人们快速的生活节奏。档案资源包含信息量非常丰富，可利用价值大，为社会所重视，但是基于新媒体档案信息资源的利用与开发差强人意。所以，新时期下，创新档案管理的方式，以新媒体为契机，档案管理的新平台开发与建设具有重大的意义，在此基础上丰富档案管理工作方式。

（2）新媒体给档案管理工作提供了交流平台。档案管理工作相对来说是一项比较封闭的工作，各档案管理部门之间的档案管理互不干涉。在新媒体背景下，信息不断开放，各个档案馆际之间的交流日趋频繁，档案的信息化建设也在日渐成熟。因此，新媒体打破了档案管理工作的壁垒，给档案管理工作者提供了交流平台，档案管理工作者之间可以通过新媒体互相交流工作经验，取长补短，不断推进档案管理工作。

（3）新媒体给档案管理工作注入活力。新媒体在信息的传播上具有很强的时效性，随着档案利用人数的剧增，对信息的要求也越来越高，从而促进了档案管理人员的主体意识和主体地位，极大地调动了档案工作人员的积极性和主动性。新媒体覆盖了广泛的信息网络，档案管理人员可从中汲取精华，激发创新动力，为档案管理工作提供新的工作方式，为各界人士的参与提供了新平台，聚集了人气，活跃了气氛，激起了档案管理人员的工作热情，提升了档案管理的技术含量与管理水平。

2.新媒体背景下档案管理工作面临的问题与挑战

新媒体毕竟是新事物，在发展过程中必然会有很多不成熟的地方，在为档案管理提供便利，创造机遇的同时，也带来了诸多挑战。

（1）档案的管理方式和手段面临挑战。新媒体时代，档案管理的服务对象、方式、手段、内容等都发生了巨大的变化，在档案管理主体多元化，服务对象更加广泛，档案内容更加丰富的情况下，档案管理方式和手段面临新的挑战。如果档案馆工作不及时改革，将可能丧失主动权。从一定程度上讲，新媒体对档案管理的挑战不仅是技术层面上的，更重要的是思想观念上的挑战。新媒体的时效性、主体多元化决定了档案工作人员必须转变观念，重新给自己定位，及时调整管理思路和策略。只有这样，档案管理工作才能抓住主动权。

（2）档案管理工作者新媒体意识不强。档案管理工作长期未受到重视，在档案管理专业人才引进、培养上重视不够，从而导致我国档案管理工作进展不大，在档案分类整理、归档过程中存在诸多不规范问题，档案管理工作者能力不强，有待进一步提高。在新媒体背景下，档案管理工作人员新媒体意识还需加强，积极学习相关新媒体知识，把新媒体的理念运用到档案管理工作中，创新工作方式，提高工作效率。

（3）档案管理工作受重视程度不高。受传统观念的影响，高层管理人员更多地将工作重心放在经济效益上，而忽视了基层档案管理工作的重要性。其次，档案管理人员对自己工作定位不准确，认为档案管理员就是保管员，主要工作就是进行资料分类和保管。此外，随着新媒体技术的发展与应用，新媒体在档案管理中的应用更多被视为一种辅助工具，并不能充分发挥其作用。

三、新媒体背景下档案管理工作应对策略

1. 转变档案管理工作方式和手段

加强档案管理，应对新媒体的挑战，应转变档案管理工作的方式和手段，确立新媒体档案观。结合新媒体环境的特点，在新媒体背景下做如下调整： 档案管理工作要面向社会，开阔视野；在管理内容上要把握时代动态，档案管理工作者之间要充分利用新媒体加强交流，在管理方法和手段上要注重互动性和信息反馈；在服务上要使档案管理服务更加多元化，把握工作主动权。总的来说，新媒体背景下档案管理工作应当编研各种综合档案信息，注重档案信息的开放性和互动性，变被动服务为主动服务。

2. 档案管理工作者应增强新媒体意识

新媒体背景下对档案队伍的要求越来越高，不仅要有管理档案的专业基础知识，而且还需要有其它各学科的综合知识；不仅要具备一定的科研能力，还要具有一定的沟通能力；不仅要有管理方面的专业人才，而且还要有专业技术方面的人才。新媒体背景下的档案队伍需要增强意识，这样才能把虚拟档案与传统档案有机地结合起来。为此，档案管理工作必须通过各种有效方式把现有的档案队伍打造成为一支综合素质高的现代化档案队伍，唯有如此，才能适应新媒体环境，才能在新媒体环境下提高服务质量。

3.增强档案管理工作的重视程度

传统的媒体方式都是被动公开，不具有主动性，然而新媒体正好弥补了这一缺陷。因此，根据我国《档案法》的要求，档案管理工作的新媒体化的同时，应提高对档案鉴定工作的重视度，还要对外开放不具备保密价值的档案。新媒體可以将社会热点、档案工作、以及工作要点进行结合，更加有利于提升档案的关注度。档案管理融入新媒体的形式，可以获取更多的档案资源，方便档案信息为人们所利用，有利于顺应时代潮流，满足社会需求，并能在一定程度上引起相关上级主管部门对档案管理工作重视。

四、结语

综上所述，利用新媒体平台管理档案，可以让资源得到最充分的利用。在新的时代背景下，新媒体平台已经逐渐成为了人们获取信息和沟通交流的首要途径。新媒体管理档案的方式将会成为未来档案管理工作的新方向，这种方式不仅使管理工作更加顺畅和便捷，也能够为信息资源共享做出新的贡献，让高校档案资源充分发挥自身的价值。

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