党政机关秘书队伍现状调查

崔燕妮

摘 要：本文以山西省某县党政机关为例，从人员数量、专业知识、秘书队伍的执行力等方面分析秘书队伍现状，指出诸如人员配备不足、专业知识贫乏、秘书队伍执行力较低等几个存在的问题以及造成秘书队伍出现问题的原因，并就如何建设一支高质量的秘书队伍提出具体建议。

关键词：党政机关 秘书 队伍

采取抽样调查的方式，主要对县委、县政府、人大、政协以及其他几个党政机关进行了调查。在分析其现状和存在的问题基础上，就如何加强秘书队伍建设提出了自己的建议。

1 现状与存在的问题

（一）秘书人员的基本状况和特点

1.秘书人员女性化。一般来说，由于受世俗观念的影响以及长期以来党政领导秘书配备制度的要求，秘书队伍中男性秘书往往在数量上占绝对优势，女性秘书相对较少。调查显示：男性秘书占70.97%，女性秘书占29.03%，虽然男性秘书比女性秘书多，但是已呈现出秘书人员女性化的趋势。女性具有先天优势，比如语言能力强，心思缜密，细致耐心，思维敏捷。这些优势在收集资料、文字处理、信息传播、会务工作等方面都能够帮助女性顺利完成工作。男性秘书在这些工作方面一般难以超越女性秘书。

2.秘书人员年轻化。调查结果显示，秘书人员年龄在40岁以下的占总数的93.10%，41岁至50岁之间的占4.68%，而51岁至60岁之间的仅占2.23%。秘书人员年轻、有活力、有朝气，这正是单位所要选择和看重的。同时，秘书这一职业对于年轻人的吸引力在于，秘书职业为他们提供了一个成长的平台，最能锻炼一个人全方位管理协调能力，有较大的升职空间。可以说，年轻的秘书人员是平顺县党政机关秘书队伍的主力军。

3.秘书人员的非秘书专业倾向。在一些人眼里，秘书人员应该是秘书专业出身，即秘书专业毕业。事实上并非如此。选用秘书、秘书人员，并不是非秘书专业不可，重要的是是否具有良好的文字运用能力、组织协调社交能力以及业务能力等。

（二）存在的问题

1.人员配备不足，秘书工作量大

党政机关秘书人员主要通过事业单位考试和公务员考试进入工作单位，少部分人员通过推荐和调入等方式进入。总体来看其选拔任用的方式是正规合理的。但党政机关与企事业单位略有不同，其人员相对稳定。在县委县政府这些相对大一些的机关，他们虽有秘书，但工作量大，仍感人员配备不足带来的工作压力。

2.秘书专业知识贫乏

秘书人员多以本科学历为主，学历层次偏低。秘书队伍素质参差不齐，很多人认为秘书的工作难度不大，主要是处理日常的事务性工作，打打电话、发发通知，技术含量不高，不需要什么专业方面的知识，认为什么人都可以干秘书工作，不需要培训，直接就可以上岗了。显然这样的认识片面的。

3.秘书队伍执行力较低

高效的秘书团队，应具备共同的目标、互信的协作、明确的职责、较强的执行力等条件。明确的团队目标能激发团队成员的工作热情、活力和创造力，有助于团队成员设定个人目标，从而使团队成员在执行计划的过程中始终处于最佳状态，并能尽量使实际进度略微领先于目标进度，进而帮助团队获得最佳工作绩效只有把具有各种不同素质、知识、能力的成员组合成一个彼此互补、优化的团队，发挥每个人的特长，使之产生整体搭配的协同效应，才能产生“一加一大于二”的奇妙作用。执行力较低是其问题之一。

2 造成秘書队伍出现问题的原因

1.秘书人员的任用渠道单一

单位内无论出现哪一方面的问题，首先想到的一定是秘书，因此秘书人员配备不足所带来的各种压力是始终客观存在的。选拔、任用渠道单一，再加之一般机关秘书人员是依法履行公职、纳入国家行政编制、由国家财政负担工资福利的工作人员，受到工作人员凡进必考和单位编制的限制，全县秘书队伍进少出少，人员流动不活。

2.对秘书工作的重要性认识不足，缺乏必要的指导和培训

对秘书业务培训重视不够，造成秘书管理方面的知识普遍不够，往往以管理经验为主，缺乏运用现代化的管理理念来开展日常工作。在管理理念上跟不上新形势的发展形势，缺乏分析问题和解决问题的能力，更谈不上向科学化、专业化、规范化和现代化发展。秘书人员学历层次偏低，素质参差不齐，非专业化等情况，很大程度上降低了工作的质量。又缺少入职培训和定期的培训学习，造成了秘书人员的业务能力低下。

3.角色分配不合理，待遇不优厚，工作热情不高

作为秘书人员每天除了要处理日常的事务性工作外，还要处理突发事件及领导交办的工作。工作繁杂，然而工资待遇相对较低。秘书人员的工作内容基本一致，但由于工作人员的编制不同，工资待遇也就不同，干相同的工作待遇却不相同，极容易产生情绪，造成工作热情不高，势必影响到秘书工作的开展。

3 努力建设一支高质量的秘书队伍

（一）多种渠道扩充秘书队伍，不断减轻工作压力

现实中地方单位的确存在着诸多自身难处，比如人员编制上的政策性限制，从而导致秘书配备不足，但是不妨开阔思路、换个角度，树立新时期选拔秘书人员的新模式、新观念。积极适应人才竞争的形势，降低门槛，优化环境，改革党政机关秘书人员准入机制，拓宽和疏通秘书队伍进入渠道。一是创新观念，放宽政策，积极从高等院校选拔综合素质优秀的毕业生进入秘书队伍。二是跟班培训。总之，要变单一化为多样化，多形式多渠道地选拔秘书人员，不断减轻工作压力。

（二）提高秘书人员的业务素质

机关秘书，尤其是个人秘书，必须与领导高度配合，凡是领导工作所涉及的范围，秘书工作也必然要涉及，这就决定了秘书工作也是一项综合性的工作。其次，它不分管某一方面的具体业务，却和各职能部门发生经常的联系，因此它要综合处理来自各部门各方面的信息，要了解各部门、各个方面的工作情况，要综合协调各部门各方面的关系，还要处理机关的许多行政杂务，包括一些临时性、突发性而又不属于哪个职能部门管的事物。因此，秘书人员是否具有较高的职业素质和综合素质，直接关系到工作质量与效率的高低，关系党和国家方针政策的正确贯彻及各项事业的兴衰成败。党政机关对秘书人员的文字功底、书法水平、口头表达能力和计算机操作运用水平有着较高的要求，在日常的工作中要打好基础功底，努力做一个多专、多能的合格秘书。

（三）合理分配角色

一个高效的秘书团队，应根据每位成员的气质（如胆汁质、多血质、黏液质、抑郁质）和专业背景（如文科、理科、工科）以及能力结构（如行动型、思考型、事务型）等个人体质分配其在团队中的角色。在设置好角色的同时，还必须对团队成员进行岗位分工，定职定责。只有职责明确，才能使团队成员迅速进入角色，将角色的职责演绎到位，保证工作的落实和任务的完成。切实提高秘书人员的执行力，努力建设一支高质量的秘书队伍。

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