新时期人事档案管理的信息化建设探讨

黄玉连

摘 要：随着社会经济水平的不断提高，人们的日常生活方式也相应的发生了一系列变化，而信息技术不但为人们的生活和生产提供了极大的便利性，还是有效衡量社会经济发展情况的重要标准，并且在相关机关事业单位发展过程中，人事档案也占据着非常重要的一环，将直接影响到该机关事业单位的未来建设发展情况。因此机关事业单位在进行人事档案管理时应充分发挥出信息技术的优势，从而实现管理的最佳效果。本文主要對新时期发展背景下人事档案管理的信息化建设策略展开研究分析。

关键词：新时期；人事档案管理；信息化建设

随着信息化时代的到来，市场竞争逐渐激烈化，在这种情况下，机关事业单位若想在如此激烈的市场竞争中占有一席之地，就要大力发展自身的管理工作，而人事档案管理作为机关事业单位管理中的重要一项内容，其管理水平的好坏将直接决定着机关事业单位的未来发展前景。因此在对机关事业单位进行人事档案管理时应积极融入信息化技术，这样一来不但能为人事档案管理工作提供极大的便利性，还能最大限度减少人事档案管理的工作量，提高人事档案管理工作效率和质量。

1 新时期背景下人事档案管理信息化建设存在的重要性分析

1.1 充分激发人事档案资源的存在价值

信息化时代到来的重要一个标志就是计算机技术在人事档案管理工作中得到了广泛化的应用，这种新型的管理模式致使人事档案管理模式也发生了一定改变，特别是人事档案信息的利用率得到了极高的提升。同时数字化的人事档案查询模式也为人们随时了解掌握人事档案信息提供了极大的便利性，进而充分发挥出了人事档案的实用价值，为现代化经济建设的发展提供有利的支持。

1.2 实现人事档案信息资源的有效共享

在新时期的背景下，信息时代将各个领域进行了有效的连接和融合，进而使不同领域的信息资源能够互相交叉汇总，建立一个更加完善更加系统的信息资源库。换句话说，信息数据资源将逐渐成为市场经济发展的重要战略目标，因此若想有效实现人才最大限度的开发和利用，就一定要实现人事档案管理的信息化建设目标，从而促使人事档案管理的相关信息资源能够共享，从而为人们提供更完善的服务。

2 新时期背景下人事档案管理过程中存在的问题

2.1 工作人员不具备信息化建设意识

在新时期的发展背景下，信息技术得到了飞速的发展，而机关事业单位人事档案管理水平的好坏却受到许多因素带来的影响，而人为因素就是其中最主要的因素之一。由此可知，人事档案管理人员的实际管理水平和综合素质不但决定着管理工作能否顺利开展，还对机关事业单位的未来发展有着一定的影响。根据目前实际情况来看，大多数机关事业单位的人事档案管理工作人员自身专业水平和综合素质仍然没有得到有效提高，工作能力和工作效率都较差，并且还有部分人事档案管理人员没有经过专业的岗前系统培训，自身档案管理业务不够熟练，进而容易导致档案管理工作严重缺乏规范性，无法适应信息化的发展，甚至还有部分机关事业单位的人事档案管理工作是由其他部门工作人员兼任，其人事档案管理基础知识和专业技能远远不能满足实际工作，这对机关事业单位未来发展是极其不利的。

2.2 管理方式较为落后化

根据现阶段的实际情况来看，目前仍有大多数的机关事业单位对档案管理存在的重要性认识不足或是落实力度不够等情况，而手工档案整理方式还是占有较大比重，这对于新时期档案管理记录的精细化要求来说，会大大增加失误的发生频率，并且这些错误现象还不容易别人发觉和重视，进而无法及时有效改正，造成永久性的失误，在这种情况下，信息化建设就与手工形式的管理相比较就有着较大的优势。同时在通过计算机技术对人事档案进行管理时，大多数机关事业单位仍然停留在档案信息管理的这一基本功能上，不能利用其对档案信息展开系统全面的整理分析，进而无法提高档案管理效率和质量，只会大量浪费时间和精力。

2.3 不具备健全的人事档案管理制度

根据相关调查显示，现阶段大多数机关事业单位的人事档案管理工作都是由其相对应的人事档案管理部门主要负责，即使个别机关事业单位针对人事档案管理工作制定了相关规定标准，但却没有对其具体管理方法和流程进行明确，进而容易导致人事档案管理工作出现混乱。同时还有一部分机关事业单位尚且没有切实可行的人事档案管理制度，并且人事档案管理工作实际展开时的范围也不标准，进而对许多应保存的信息资源无法有效完整保留，致使人事档案在进行变动时，经常出现工作交接不够明确等情况。除此之外，目前还存在的一个普遍现象就是人事档案的目录不够清楚统一，各个部门都习惯性的根据自身的固定理解来整理信息资料，致使人事档案最终目录极其混乱，为日后的查找工作大大增加了难度。

3 新时期背景下人事档案管理信息化建设有效落实的措施分析

3.1 实现人事档案管理的自动化

根据人事档案管理工作的演变历程来看，已逐渐由以往传统单一的管理方式向多种类型相结合的方式进行转变，并且随着机关事业单位改革的不断深入，以往的人事档案管理模式早已无法有效满足人事档案工作量的日益增加现状，由此可见，人事档案管理朝向信息化建设方向发展是一个必然趋势。因此在进行人事档案管理的信息化建设工作时，相关管理人员一定要充分发挥信息技术的存在优势，将计算机等网络技术合理应用到档案管理工作之中，从而促进档案管理工作的现代化发展。除此之外，通过对责任机制和信息化建设机制的有效建立还能对机关事业单位信息化档案管理的建设提供良好的支持。

3.2 进一步加强人事档案信息化的数据库建设

若想有效实现人事档案信息化数据库建设的最佳效果，机关事业单位就要充分落实以下几方面内容：第一，实现人事档案入库成本和便利性之间的有效协调，并在档案信息入库时做好鉴别工作，严格按照相关规定标准来建立档案数据库，进而有效利用档案中的各项信息资源；第二，随时做好档案修复的准备工作，对档案生成过程中的各个环节都严格把关，反复核对，最大限度保证档案信息数据的准确性和真实性。

3.3 提高管理人员的信息化意识，建立专业化的技术团队

通常机关事业单位若想有效落实人事档案管理的信息化建设工作，就一定要培养人事档案的管理人员养成良好的管理意识，而机关事业单位主要可以通过以下方法来提高其管理意识：第一，不断加强机关事业单位的人事档案管理信息化建设宣传力度，使其逐渐认识到人事档案管理工作存在的重要性，进而能够有效配合其他部门的信息资料收集整理工作。第二，从机关事业单位人事档案管理制度的角度来说，若想保证人事档案管理信息化建设工作的有效进行，就一定要严格按照国家的相关法律规定展开，这对机关事业单位工作人员的基本权益和信息资料安全性有着极大的积极作用，因而要根据机关事业单位人事档案管理的具体情况展开，建立完善的管理制度，从而严格保证人事档案管理具有较强的科学性和合理性特点。第三，做好人事档案管理人员的专业化培训和储备工作，对其展开定期的员工培训学习活动，进而有效提高其专业管理水平和综合素质，对人事档案管理信息化建设的进一步实现奠定基础。

4 结束语

总之，若想有效展开人事档案管理的信息化建设工作，就一定从机关事业单位的实际情况来看，不断完善机关事业单位人事档案管理的相关信息化建设制度和标准，并且提高机关事业单位管理人员的管理意识、专业技能和综合素质，进而为促进人事档案管理的信息化建设提供良好保障。

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