企业职工档案管理中存在的问题及对策分析

朱晓东

摘 要：随着社会的快速发展，使得各类专业人才成为企业竞相追逐的对象，以让自身市场竞争力不断增强，而企业职工档案的管理问题就不容忽视。在组成档案部门的多个部分中，企业职工档案管理占据着重要位置，企业必须引起高度重视。本文笔者结合自身工作实践，就当前职工档案管理中存在的问题进行了简要论述，并提出了相应建议，以保证企业的正常运行，维护职工的合法权益。

关键词：企业；职工档案管理；问题；对策

企业职工档案作为一项文字资料，其记录的主要内容包括职工的个人籍贯、政治面貌、工作经历等，其与职工的许多方面都有直接联系，如職工职称评定、失业保险、养老保险、工资晋级等[1]。相关调查发现，在市场经济条件下，企业职工档案管理受多种因素的影响，存在着诸多问题，对职工的切身利益与劳动力市场的正常运转造成了严重影响，因而很有必要采取一系列有效的解决措施。

1 当前职工档案管理中存在的问题

（一）缺乏深刻认识

当前，档案管理工作并未引起高度重视，主要表现在档案室缺乏先进的设施，且管理水平长期未见提高，先进的现代计算机应用技术并未在档案管理工作得到运用。即使部分企业已分离出档案室，将其作为一个独立的部门，但思想上仍然是因循守旧，未改变对档案工作的看法。也是如此，导致档案管理工作进展不大，员工的工作强度虽大，但效率却不高。

（二）缺乏先进的管理设施

科技的飞速发展，让科学化、数字化的管理方式被运用到企业档案管理工作中。在企业档案管理中可引入一些现代化元素，进而促进档案管理效率的提高，让管理人员的工作压力减轻。通常，纸质档案为企业职工档案材料的主要形式，如果时间过长就会导致纸张变黄、变脆，字体不清。若将一些新的设备进入到企业职工档案管理工作中或通过一些管理软件把纸质档案转化为电子档案，如此就便于将存储空间与整理时间减少，使分类整理更加方便，时间得到节省，并防止档案管理人员发生存错档、漏存档的情况，实现档案管理的现代化、信息化与数字化。

（三）档案管理力法落后

不标准、不规范是大多数档案室建设均存在的问题。一些单位未设置专用档案室，没有配套“六防”设施，所以让档案资料发生霉变或被虫蛀，使之美观整洁与完整性大受影响。同时档案管理仍以手工管理为主，只要不丢失就行。不断更新的科学技术手段，扩大了职工档案信息管理系统，也大幅提高了计算机信息的水平，但部分先进的技术还未被充分挖掘与发挥，所以并未被广泛运用于档案管理中，以致于无法提高管理效率，并浪费了资源。

（四）职工档案管理人员的业务水平偏低

档案管理的专业性较强，仅是分类和鉴别档案材料就十分困难。在实际工作中，因为忽略了档案管理这项工作，档案管理工作也并未由专职人员担任，没有接受专业的培训，不了解档案的重要性以及如何收集、整理、归档、装订档案材料等，所以让档案管理水平严重受损，档案材料分类不清，无法提供准确的数据。加快的人才流动，特别是用人观念上的转变，让更多的用人单位周更为重视员工的能力，并主要通过法律合同来约束员工，而非档案，在现代社会中人事档案的作用被不断弱化，以致于大多数员工对自己的档案并不重视，不清楚自己的档案应记录的内容以及有什么具体的作用。

2 规范企业职工档案管理的对策

（一）加强相关知识宣传，提高职工档案管理认识

作为一项原始记录，企业职工档案中的内容包括职工学习、工作与参加保险等情况，其也是职工接续社会保险、享受各项福利待遇的重要依据，与每位职工的切身利益息息相关。新时期，随着市场经济的不断深化，职工档案的作用已不再仅限于企业本身，而是在社会的各个角落覆盖。职工档案内容的侧重点也已经由职工政治历史情况、工资审批晋级逐渐转化为其他多个方面，如养老保险、失业保险、生育保险、医疗保险、公积金等。对职工来说，人事档案管理部门可根据档案内容为员工办理护照、港澳通行证的政审手续；提供婚姻状况说明；为员工代办申报职称；按照档案确定退休年龄；结合档案调整工资等。而在今后很长一段时间里，职工档案还将会对企业与职工合法权益予以有效维护，为此，不论是用人单位、职工档案管理机构还是职工个人，均应对职工档案的重要性有一充分认识，促进职工档案管理自觉性与责任感的提升[2]。

（二）加强规章制度建设，提高档案管理的现代化水平

职工档案管理是一个动态过程，职工档案管理的各个环节均应建立一套科学完整的规章制度，包括档案材料的收集补充、档案材料的鉴别、档案的移交和转递、档案的登记、借阅、检查等，并在具体运用中加以完善，保证工作的有序进行，避免出现无章可循的情况，让职工档案工作逐渐走上制度化、规范化的道路，切实将人事档案“见证历史”的作用给发挥出来。对档案的保管、利用、借阅、保密、归档和鉴别制度予以完善，在第一时间收集、补充、更新人事档案资料，认真细致的鉴别收集档案材料是否具备完备的手续、是否准确、精炼的表述、观点有无模糊不清，进而保证人事档案收集与归档的完整，达到不丢失、不积压，将事实客观公正地反映出来的目的。对现代化管理标准予以贯彻落实，尽量保证信息的准确性、唯一性，做到准确、有序，条目清楚，查找方便。

传统的档案管理方法在社会日趋多元化、资源不断网络化的今天也无法同社会的需求相适应，因此必须以创新的精神对直勾勾档案管理手段进行改进，将科学发展观充分落实到职工档案管理工作中。

（三）加强档案管理的设施建设，提高职工档案的存储时间

配备相应的管理设施是实现企业职工档案管理现代化管理方式的重要环节[3]。企业应设立专门的职工档案管理部门，并配备相应的现代化设备，包括计算机、传真机、复印机、扫描仪等。而从软件设施方面而言，相应的档案管理软件就是必须要配备的，如此便能够让档案的存储时间延长，存储空间减小，使档案的借调更加方便，从而更好的管理企业职工档案。

（四）加强队伍建设，提高档案管理人员的素质

首先要将档案管理人员选准用好。档案管理工作具有很强的政策性，按照新形势下档案工作的需求，并坚持发展的眼光，并结合长远的需要对负责人事档案工作的人员作出合理选择。从事职工档案管理工作的人员除了对人事工作、档案工作非常熟悉外，还必须能够熟练的操作计算机和相关网络技术。由于职工档案管理工作还具由很强的保密性，因而工作人员必须具备鉴定的立场，树立牢固的保密观念。在调整岗位时，需将保持档案管理员队伍稳定的重要性考虑到，尽可能不对档案管理员进行调整，以让该队伍的专业性得到保证。同时，还需加强培训，促进档案管理人员素质的提高。利用学习、业务培训等方式，丰富档案管理人员的专业知识，提高其业务技能，并对其知识结构予以优化，让新时期人事档案工作的需要得到满足。在岗位目标管理中加入档案管理人员的工作成绩，并结合年终考核，切实提高档案管理人员的素质。

3 结语

总而言之，企业职工档案管理工作要想取得长远发展，就必须对自身的管理理念做不断更新，加强创新发展，同时也应与时代发展要求保持同步，不断完善自身资源，进而实现自身应用价值的最大化发挥。

参考文献

[1]蓝玉超.新时期国有企业职工档案管理工作存在的问题及对策[J].兰台世界，2015，（S3）：102-103.

[2]刘亚军，黄爱环.浅谈企业职工档案管理中存在的问题及建议[J].经营管理者，2012，（12）：288.