提升办公室文书档案管理工作的思考

李淑云

摘 要：随着我国社会经济的不断发展以及信息化水平的不断提高，相应的对于办公室文书档案管理工作提出了更高的要求。同时与以往相比，文书档案管理工作的难度也越来越大。怎样提高办公室文书档案管理水平，这是一个亟待解决的问题，也是现代化管理所注重的问题。笔者对目前我国办公室文书档案管理工作存在的具体问题做了初步分析，在此基础上提出了解决策略，希望能为提升办公室文书档案管理水平提供参考。

关键词：办公室文书档案管理；工作思考

通常情况下，对于文书档案管理工作来说，不仅要能良好地把握大局，还要严格控制每一个工作环节，不忽视细节部分。因此，文书档案管理部门要采取行之有效的措施来提升办公室工作者的文书档案管理业务水平，不断完善文书档案管理制度，加强相关工作衔接的合理性[1]。

1 办公室文书档案管理存在的问题

1.相关制度不够完善

通常情况下，文书档案一般都放置在综合库房当中，部分档案能够放置在档案室中。某些工作人员因为各种因素，不能将文书档案做到及时归档。客观上受存放区域的限制，存放后再次使用不方便；主观上，由于工作任务较为繁重、或工作人员没有较高的责任心，使得大多文书档案管理工作存在松散的现象，导致文书档案使用效率不高。在出现问题的时候，由于相关部门相互推诿、逃避责任，不能确保改进和提高，又严重制约着文书档案的管理[2]。此外，部分单位没有重视文书档案管理工作，以为是可有可无的一件事情，致使档案管理制度不够完善。制度缺失，使得工作人员职责分工不够明确，责任没有匹配到位，管理意识较弱，导致文书档案管理工作所取得的成果不尽人意，不能达到相关的管理标准、也难以实现预期目标。

2.管理方式较为单一

目前，相当一部分单位管理者，没有认识到办公室文书档案管理工作的重要性，文书档案管理存在三方面问题：没有专人负责，文书档案形成后随意存放，不能规范整理和归档；没有设置专门存放设施，有的文书档案放置在废弃的办公室中，遗失损毁严重；没有相应资金投入，文书档案的整理、存放、管理等需要投入足够的人力物力，资金投入力度不足，导致文书档案管理工作一直停留不前。

3.管理工作者业务水平较低

对于文书档案管理工作来说，需要工作人员具备一定的专业素质。目前，部分文书档案管理人员因为专业素质差异较大，业务水平较低，部分工作者不能做到“及时充电”，新知识储备更新不足，工作素养有待提升。由于文书档案管理人员没有较为扎实的专业技能，没有较好的业务素质，致使在实际工作过程中相关归档文件材料的质量没有达到预期值，存在文件材料管理分散的问题，不仅不方便今后档案的管理，也不方便日后的查阅。此外，某些档案工作人员的责任意识不够强，因此，他们不能做到及时整理相关档案文件并做好相应的记录，对于档案文件的真实性具有不良的影响，严重制约着文书档案管理工作的发展[3]。

2 提升办公室文书档案管理水平的策略

1.提高办公室文书档案管理工作者的业务水平与综合素质

办公室文书档案管理工作要求工作人员要有一定的专业素质水平和较为扎实的技能，这就要求相关管理工作者不断提高自身的专业素质水平，强化职业素养。以企业为例，办公室文书档案管理工作者的整体素质对公司内部档案管理的质量具有直接的影响。因此需要提升企业文书档案管理工作者的专业技能，同时强化他们的职业素质，这是提升公司内部文书档案管理工作质量的前提条件[4]。提升办公室文书档案管理人员业务水平与综合素质应当从以下四方面着手：其一，从文书档案管理职位的招聘工作来说，企业应当做到严格把关，严格按照相关要求来进行招聘，将文书档案管理经验丰富、专业技能扎实、职业道素质水平高的人放在文书档案管理工作岗位上。其二，加大对文书档案管理工作人员的培训力度，为他们定时进行“充电”，及时储备新知识，强化职业素养，为使档案的收集、整理、归档、统计、保管以及利用打下牢固的基础。其三，公司应当定期邀请相关专家对文书档案管理工作者进行培训，培训内容应当尽可能丰富，着重新知识的培训，例如网络知识以及信息技术以及计算机知识等，旨在全面提高企业文书档案管理者的素质，提升现代化科技的运用能力，为日后工作打下基础，满足现代化管理的要求。其四，为使档案管理人员具有较高的工作积极性，应当构建相关的竞争机制，加大奖惩制度的落实力度，功者褒奖，过者惩罚。

2.不断完善档案管理制度

文书档案管理对于企业或事业单位来说，具有不可代替的作用。对于文书档案管理工作，企事业单位要引起足够的重视，不断完善档案管理制度，于此同时，要加大档案管理制度的执行力度，旨在提升档案管理水平，全面满足现代化档案管理的要求[5]。此外，为使工作人员主动落实档案管理制度，应当为文书档案工作人员提供良好的工作环境，提供良好的工作待遇，促进企业员工与与领导良好关系的形成，使他们可以安心工作，具有归属感。

3.科学化管理

工作人员在整理文书档案的过程中，应当严格遵循那些已经被确立材料的生成规律，随着电子文件越来越多，应当实现科学化管理。企事业单位用人越来越精简，档案工作同样要做到精简，同样需要科学化的管理方式。因此，应当投入更多精力到档案管理工作中，全面满足现代化档案管理的需求，构建高效的信息平台。在实际工作过程中，归档文件应当合理分类，便于日后查阅、排列以及编目。

4.保证所制定范围的实效性

在制定文书立卷的范围时，对于与本部门工作活动的衔接性要加以充分考虑，确保它具有良好的参考价值。通常情况下，文件资料价值也会存在一定的差异。针对这种情况，应合理划分保管期限，使它能够良好反映部门主要活动资料。部分资料的价值较大，对于经济建设具有重要作用，相关研究工作也需要查考资料，要求它具有较大的保管周期，反之，可以适度缩短保存期限。

3 结语

文书档案的开发与利用可以促进企事业单位健康、稳定、高效、科学发展，因此，对于办公室的文书档案管理工作企事业单位要引起足够的重视。在企事业发展过程中，不仅需要全面完善办公室文书档案管理制度，以期实现科学化文书档案管理、滿足现代化管理的具体要求，更需要全面提高文书档案管理工作者的专业技能水平、职业素养以及工作积极性，从根本上提升办公室文书档案管理水平。

参考文献

[1]周家兴.浅谈办公室文书档案收集与归档工作管理[J].办公室业务，2013，23：57-58.

[2]周宏.谈如何提升办公室档案文书管理工作[J].管理观察，2013，29：179-180.

[3]郭小丽.如何提升办公室文书档案管理水平[J].城建档案，2016，12：77-78.

[4]孙述刚.办公室文书档案管理效率的提升对策研究[J].办公室业务，2016，19：114.

[5]白宇红，侯明.谈如何提升办公室档案文书管理工作[J].办公室业务，2012，03：113+115.