关于强化电子档案管理工作的探讨

孙玉磊

摘 要：近年来计算机技术和互联网技术取得了较快的发展，并在各行各业中进行广泛应用。信息技术在档案工作中的应用，催生了电子档案。电子档案的出现，给传统档案工作带来了颠覆式的革命。在电子档案管理工作中，不仅有效的避免了传统档案管理工作中的一些弊端，而且档案管理工作效率和工作质量大幅度提升，为档案资源的有效利用起到了积极的促进作用。文中分析了电子档案管理工作的优缺点，并进一步对强化电子档案管理工作的策略进行了具体的阐述。

关键词：电子档案管理；优点；弊端；管理规范；安全

一直以来我国档案载体都是以纸质为主，随着信息化技术的快速发展，电子档案出现，硬盘、光盘及磁性介质成为电子档案的载体，这也使档案信息依托于计算机和网络技术实现了有效存储，档案信息资源实现了数字化的传送和处理。电子档案管理以其便捷性和高效性的特点获得人们的青睐，使人们获取档案信息更加便利、快捷。可以说电子档案的出现，为档案信息资源的有效利用创造了良好的条件。

1 电子档案管理的优缺点分析

（一）电子档案管理的优点

在电子档案管理工作中，无纸化办公作为其最显著的特点，这在一定程度上降低对于纸质文件的使用数量，实现了资源的节约。而且电子档案数字存储形式，有效的节约了存储空间。电子档案在档案信息归档、存储和查询等方面都实现了数字化，利用计算机和网络技术有效的提高了档案管理工作的效率，档案信息查询更具便利性和时效性，为档案信息的传递和共享奠定了良好的基础。电子档案能够向使用者提供拷贝，使用者能够随时随地进行档案信息查询，不仅方便快捷，而且办事效率全面提升。电子档案在使用过程中还可以利用网络实现档案信息的远程传输，打破了时空的限制。日常档案信息查询时，只需要输入关键字就能够找到自己所需要的档案信息，实现了档案信息的高效利用。

（二）电子档案管理的弊端

电子档案存储過程中，信息载体存在老化和变质的情况，使存储的档案信息无法读取。因此需要重视电子档案信息的备份工作，并充分的利用云技术来实现对档案信息的有效保护。在电子档案管理工作中，由于具体操作程序较为复杂，这就对档案管理人员的技能和素质提出了更高的要求。因此在电子档案管理工作中，需要重视档案管理人员的日常技术和素质的培训，以此来提高电子档案信息的真实性和可靠性。另外，电子档案信息一直面临着严重的安全问题。网络具有较强的开放性特点，电子档案信息在面临黑客攻击和病毒的侵袭，电子档案在数据传输和共享过程中档案信息安全受到较大的威胁，因此需要加快提升电子档案信息安全技术水平，实现对电子档案信息的有效保护。

2 强化电子档案管理的措施

（一）制定科学合理的电子档案管理规范

科学合理的电子档案管理规范是解决当下电子档案管理问题的关键。电子档案的突出特点是信息含量大，信息分类清晰而明确，所以在电子档案管理规范的制定过程中一定要将管理工作细化到每个环节，不论是档案的建立与处理，还是档案的保管与更新都要进行详细的规定，从而能够有效避免客户信息的丢失或者信息录入错误以及恶意篡改客户信息，进而保证电子档案的真实性。通过建立健全电子档案管理规范，有效地对档案管理的相关工作人员的工作行为进行约束，对档案管理部门的职能进行有效限制，从而为电子档案管理工作营造一个良好的环境。此外，为了能够为档案原件提供更好的保护，要优化电子计算机以保证软件的兼容性，要完善网络系统保密验收方式以保证文件安全，要制定严密的密集电子文件的特殊管理规定，这样能够柜档案文件的原始性和真实性以及安全性进行三维保障。

（二）统一电子档案管理软件

近年来我国信息技术的快速发展，有效的推进了档案管理的信息化进程。在当前电子档案管理工作中，离不开软件的支持。因此电子档案管理工作中，需要统一电子档案管理软件，及时对电子档案管理软件进行升级，这样不同档案管理系统中档案信息资源能够实现有效的共享。要想实现电子档案管理软件的统一，需要政府相关部门要积极进行引导，加大对档案电子化进程的监督。同时还要重视档案管理人员的日常培训和学习，针对于软件的升级要不断的提升档案管理人员的技能，从而更好的实现对电子档案的有效管理。在实际工作中，档案管理人员还要进一步对不同种类的文件和规程和画质进行规范，这样不同电子档案系统之间能够实现信息有效交流，为档案信息资源共享的实现创造良好的条件。

（三）提高电子档案的保存质量

一是物理层面，即对电子档案的光盘和磁盘等进行保存。这些光盘或者磁盘是有化学材料制成的，在不同的温度和湿度以及磁场中会发生不同的化学变化，例如，高温下容易变形，强磁场中会消磁，其结果都是一样的，即磁盘信息无法读取。为了提高电子档案的保存质量，要对其物理环境进行保护，具体的保护方法可以参考光盘或者磁盘的使用说明书。科学技术和信息化程度的急速发展下，光盘和磁盘的材料也在发生变化，所以其所需要的适宜的物理环境也在变化，保存时要严格按照相应的说明书来进行。

二是信息安全层面，即保护档案文件免于黑客和电脑病毒的袭击。互联网在将信息在虚拟空间实现信息互通和共享的同时，也将大量信息暴露在公共空间，部门不法分子运用高科技手段盗取个人或者企业信息以威胁其安全。档案管理部门要对档案信息的安全进行全力保障，对档案系统的文件传输技术和文件传输环境进行高度虑化和清洁。

（四）加强电子档案的安全

通过建立档案信息备份和恢复系统，这是针对电子档案安全隐患的重要技术性措施。同时还要强化网络安全管理工作，通过对用户信息验证、访问和调阅权限设置、安装防毒杀毒软件、建立防火墙等一系列技术措施来有效的防范病毒和黑客对电子档案的破坏和威胁。对于部分重要档案信息，可以采用双重归档法，即在对电子档案信息进行保存的同时，还要将电子文件制成拷贝进行存档案保管，有效的保证重要档案信息的安全。

3 结束语

相较于传统档案管理模式，电子档案管理工作效率有了较大程度的提升，其具有传统档案管理无法比拟的优势。但在当前较长一段时间内，电子档案和纸质档案还会处于共存的局面，因此要处理好电子档案管理与纸质档案管理工作之间的关系。并在实际工作中努力提高电子档案管理工作水平，更好的发挥出电子档案管理的优势，为档案事业的健康、有序发展奠定良好的基础。

参考文献

[1]张雪香.大高校电子档案管理研究[J]. 湖北师范学院学报（哲学社会科学版）2016，（1）.

[2]孙玉春.论加强电子档案的管理，做好电子档案的利用[J].卷宗，2016（12）.

[3]王静.新形势下电子档案管理存在的问题及对策分析[J].经营管理者，2016（4）.