档案信息电子化的应用相关问题归纳总结

辛洪春

摘 要：文章论述了电子文件的意义与特点，表现优势，掌握好电子文件的特性，其管理方法应用中存在的问题，最后提出了解决措施。

关键词：信息化；应用；总结；立体化

1 电子档案的特点

（一）档案管理更为便捷：这其实不说大家也知道。利用计算机平台作为基础，档案的管理员就可以随时随地的利用计算机对各种各样的数据进行清查，统计，检索等需要的相关资料。这样便可省掉很多翻阅纸质档案带来的繁琐的手续。

（二）一体化的管理升级：电子文件与电子档案的一体化管理是办公自动化趋势下的档案工作的升级，不同的文件包括文字、声像、照片等等在办理结束后，可以直接进入相应的档案数据库。由资料的管理员分文别类的整理组卷。这样就可以随时实现归档，使电子档案的管理变得一体化。

（三）检索查阅的网络化：电子档案的管理系统中，每份文档都具备属性信息，这些属性信息可以按照不同客户的不同权限向各部门开放。应用这种方法是为了不必非到档案部门检索查阅，可以随时在网络上的任何终端进行档案查阅。而且不受地域及时间的限制，相对提高了信息检索的利用率。

2 掌握好电子文件的特性，是做好档案管理工作的基础

（一）信息与载体的相分离性。电子文件在传递和复制上比较方便，而且保证的信息的不失真。不像纸质问价那样容易确认原件和复件，这方面就会对文件的真实性、完整性和可靠性造成影响。

（二）易更改性。纸质文件在修改之后是会有痕迹的，而电子文件因为是通过键盘输入，所以就算修改了也无法察觉，并且电子文件都是存储在电子媒介上，其数据易擦除易修改，一些恶意的计算机病毒会对这些设备造成损害，破坏文件，所以需要解决的问题比较多。

（三）电子文件的数据易修改、易擦除，因此保存在电子介质上的数据因为操作不当造成数据的丢失、缺失则会产生非常大的影响，直接影响了电子文件的凭证作用。影响对其读取还原的有效性和能否保持原貌。

3 电子信息技术管理档案的方法

基于以上电子档案管理的诸多优点，这里我们要讨论的是电子档案管理的方法和步骤。

（一）電子档案的收集：在很多的领域在做一项工作之前都要先收集材料，电子档案的管理也是一样。在处理相关电子档案时的前提是具备了电子档案的存储平台。因此计算机可以说必不可少。在档案的收集之前，建立好办公自动化的模块且将收集的工作延伸至存储系统的设计阶段，并为电子档案的管理奠定了基础。

（二）其次，对电子档案进行整理也是至关重要的。整理电子档案应该是按照归档的原则，格式都规范的进行了，一般都是以年度，组织机构，保管期限而分类存盘的，在接收文件时也集中完成，并对归档的电子文件进行编辑和说明，也存盘后，档案的人员也要按照数据库的结构与规范都建立电子档案地目录路径，以方便查找。

（三）电子档案使用的管理：我们所总结的电子档案的使用途径最主要有以下几种：拷贝，网络传输，直接使用。而从信息的安全及保护资料的完整性角度出发，我们应利用安全保密措施，尤其是一些涉及到专利的成果甚至于机密的档案，通过给这样的整个文件加密或者是设置密码，让文件只能是用于阅读而且不能轻易的修改，同时这种带密的文件也不能上网。

（四）组织建立数据库。根据电子档案的不同类型来进行分类处理。每个单位的电子文件类型都是不固定且多样化，因此需要先对这些电子文件进行分类处理，按照门类来进行划分，结合本单位的专业和电子文件内容制定分类编号方案。分类编号就是按照分类编号方案的规定对电子文件进行划分，并给每份电子文件一个固定垢唯一的号码，从而使全部电子文件成为一个有机的整体。

（五）最后，电子档案的保护也至关重要。一般的电子文档都被记录成光碟后放在纸质或者棉质的纤维套理，垂直的悬挂在盒中，且彼此间要留有空隙以避免光碟由于挤靠太近而造成翘曲。同时要保持好室内的温湿度，合理的温度和合适的湿度影响光盘的耐久性，不要再盘片上写字，同时需要注意避光和防尘。

4 电子信息技术应用于档案管理的问题

（一）档案管理的电子化的认识性存在模糊性：在实际的工作中，工作人员的认识上还是存在差距，差距的存在往往造成工作的失误，比如对一些特别的重要的文件不能做到及时备份及打印。过分依赖于计算机一旦计算机发生故障，就可能造成档案文件的丢失。同时，电子文件归档意识的欠缺。只用计算机起草文件，但是打印出纸质正式文件，作为草稿的电子文件就容易被忽视。

（二）电子档案缺乏规范化得归档和管理：这几年来，计算机，网络以及多媒体技术都已经在高校普遍应用，各高校都在工作中已经形成了和积累了大量电子文件。可以通过国际互联网接受电子文件，可以通过网络向上级及其他单位发送文件，非常便捷。

（三）电子文件存储缺乏安全性：电子文件的数量很多，还有很多数据库文件和多媒体课件，占用了很大的磁盘容量。多数电子文件都是直接被保存在个人的计算机硬盘上或者局域网的服务器硬盘上，虽然硬盘存储时比较可靠的。但缺点是不便于脱机保管，容易受到计算机病毒的感染而造成数据的丢失。缺乏安全性。

（四）管理机构不全及专业人才缺乏：我们的电子档案管理师需要专门的文件档案管理部门和专业人员的，但是现状却是多数的档案的工作素质不高，对计算机的网络知识了解的又能少，导致了对电子文件的归档管理不完全不严谨。而且对于电子档案没有统一管理，也势必造成文件档案的泄密与丢失。

5 档案界所应采取的对策

（一）做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略。新型文件材料的归档势在必行，这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。

（二）解决好电子文件的保存问题。以化学磁性材料为载体的电子文件，从理论上讲能够长期保存，因为它的信息读出是无接触式的，不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘，水份及有害气体的侵割。但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的难，所以，电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进行深入研究和探讨的重要课题。

（三）使档案管理向立体化发展。以前的档案管理是呈直线状态的，随着人们对利用服务工作的重视，使利用工作和其它基础工作构成一个平面。这种平面结构只反映纸质档案的情况，随着电子文件的介入，档案种类在增加，其基础工作和利用工作也都具有各自的个性，因此，在原有平面结构基础上，又增加了一项档案信息载体内容，就构成三维空间，形成了立体化的管理结构。

（四）档案人员知识结构的变革迫在眉睫。我国档案人员要适应信息技术和档案事业的发展必须采取积极措施抓好知识更新，引进、消化、适应信息技术的成果，使档案人员拥有广博的知识，以适应信息技术发展的需要。

6 结束语

电子档案管理面临着诸多的问题。为了适应电子档案管理的需求，应尽快培养精通计算机技术的档案专业人才；建立健全维护电子档案真实和安全的措施与规章；制定科学、合理、严密的电子档案工作标准和规范，以全面做好电子档案管理和开发利用工作。

参考文献

[1]姚凤臣，论电子信息技术在档案管理中的运用，黑龙江科技信息2010.17.6中

[2]吴锦霞，电子文件与电子档案管理，民营科技2013年第5期

[3]孙宇，探讨现代企业电子档案管理中的常见问题与解决途径，经济管理，2015年08期