加快信息化建设 做好中职学校档案管理

于健+杨洪云

摘 要：随着档案每年大量递增及利用的多种需求，中职学校档案信息化建设是档案管理工作的一个必然发展过程。本文针对目前中职学校信息化管理存在的问题以及如何加快信息化建设进行分析和讨论，以期不断提高中职学校档案信息化程度，实现中职学校档案的信息化、现代化管理。

关键词：中职学校；信息化建设；档案管理

伴随着档案每年大量递增，多种类利用需求的层出不穷，信息化已成为档案管理工作今后发展与突破的最优选择。在信息化过程中，中职学校档案信息化管理与具有得天独厚的科研技术力量作支撑的普通高等学校档案管理有所不同，也与拥有雄厚的资金进行软件、硬件开发、制作的机关事业单位档案管理有所差距，中职学校的档案信息化管理处于边缘化管理状态，学校领导及档案管理人员对档案信息化认识不到位[1]，重视程度不高。据调研，青岛地区大多数中职学校还没有实行信息化管理，即使少数中职学校已经实行了信息化管理，也是处于初级发展阶段，在信息化建设过程中因遇到许多新情况、新问题，受到了阻碍，处于缓慢发展、甚至停滞不前的状态。

1 中职学校档案信息化管理面临的问题

1、档案信息化管理制度和技术规范文件欠缺

目前，关于档案信息化管理制度，特别是信息化建设过程中一些具体操作性较强的技术标准和业务规范国家没有统一标准，例如：软硬件建设、档案数字化，数据采集与安全保护、信息利用与共享、信息资源开放、电子签名的认定等，没有具体执行标准和法规支撑，致使中职学校档案信息化建设与管理没有形成有效、规范的可遵循的运行机制。没有统一制度与标准，又缺乏沟通与协作，因此各中职学校档案部门各自为政，而档案管理人员理论和实践经验都不够丰富，他们或根据其工作经验及主观判断，展开对档案信息化建设与管理工作，或摸着石头过河，使档案信息化管理在合理性、可行性、系统性、兼容性及安全性等方面则存在着一定欠缺，造成有的学校信息化建设走了弯路，有的学校遇到问题、困难徘徊、停顿不前，出现了资源搁置、浪费现象。档案管理信息化发展存在着很大盲目性[2] 。

2、资金短缺、设备陈旧

进行信息化建设就是信息化技术支撑、网络化管理、精准服务的齐抓共管，需要软件、硬件同步建设、齐升级，这意味着不仅需要投入资金进行硬件建设，还要耗费大量资金进行档案数字化加工、数据处理、信息数据库建设、安全防护系统等有关软件和程序的设计、开发、安装、链接、利用等工作。同时，由于信息技术日益发展，带来后续设备和程序的更新、升级、维护等都需要一定的费用支持。据调研，绝大多数中职学校对档案信息化建设的投入是少之又少，缺少库房， 存在着“三房合一”即库房、专用阅栏室，专用整理室共用一室的现象，还有的学校复印机、打印机都没有，如需要打印和复印材料，只能借助其它部门，而有的学校虽前期对信息化建设投入了一定的资金，但后续的发展没有跟上，设备和系统的更新换代、升级，维护等工作停滞不前，存在着一劳永逸的思想。

3、档案信息化管理专业复合型人才缺乏

对于档案信息化，管理人员的政治素养和专业素质的高低决定着信息化建设与管理的成效。任何工作，人才是第一位的。目前，中职学校的档案管理人员，档案学科班出身的微乎其微，绝大多数是转岗或是年龄大了快退休做不了教学工作，而改做档案管理，都是半路出家，既缺少档案专业知识，又对计算机、网络技术、扫描缩微技术等掌握得不精，导致中职学校档案管理人员专业素养和技能较低，很难胜任专业性、技术性较强的档案信息化管理工作。其次，档案管理部门对人才培养缺乏系统规划，往往是走一步看一步，存在着“人才用时方恨少”现象，这在一定程度上影响着中职学校档案信息化工作的开展。

2 加快档案信息化管理的对策

1、领导重视是关键，领导重视了工作就好抓了。档案信息化管理既是一项长期的基础工作，又是一项综合性的系统工程，它需要学校领导及有关部门等多方面重视、支持与配合，特别是要调动分散在各部门的兼职档案人员工作积极性，信息化管理的很多工作是要兼职档案员完成的，这些工作具体琐碎而且关系信息的准确性、真实性及安全性等，所以学校领导要从政策上给予倾斜，给予档案管理部门全方位支持和关注，保障信息化基础工作的高质量、高水平运转，积极完善并做好档案信息化建设、发展、管理过程中的技术、人才和资金等保障体系的运行工作。

2、传统、落后的档案管理机制和运行体系与科学、先进的档案信息化管理模式是有很大差别的，如果继续沿用传统、陈旧的档案管理的思路，就会阻碍信息化建设，满足不了档案管理发展的需求。由于在信息化背景下，中职学校档案从材料来源类型、收集整理过程、归档移交与保存的形式、信息利用方式等工作都发生了较大变化，因此，信息化下的档案管理运行机制也要有所改变。一方面要加大信息化软件、硬件环境建设，加快信息化建设力度，做好档案信息化建设标准规范，另一方面，要做好档案信息化管理与利用标准规范，建立起以适应工作发展需要、与信息化管理相匹配的档案信息录入 输出、信息采集、信息数字化、信息预检、网络数据传输、信息查询利用、信息安全保护、权限访问等规章制度、工作规范和技术标准。与此同时还要不断完善档案管理部门内部的管理机制，进一步规范并细化档案的收集、整理、移交、归档、查阅利用等工作流程、业务标准及监督职责。其次，要积极接收和学习国内外先进的信息化档案管理理念和科学有序的管理方法，在坚守档案管理最基本原则的同时，必须大胆创新思路，积极开展理论创新，管理创新，技术创新，服务创新，超前并服务好学校各项教育教学工作及社会的需要。

3、无论是加强信息化建设还是档案管理人员的培养或是引进专业复合人才都需要投入资金，因此，加强资金的支撑是加快完善信息化管理工作的重要保障[3]。首先是加强档案管理基础设施及软硬件系统建设的需要，按照国家技术标准，依据绿色环保建设馆舍理念，改善库房条件；对系统进行实时的开发、更新、升级与维护。其次要不断开发档案利用价值，宣传档案在实践应用中所发挥的重要作用，提高和扩大档案的影响力，争取上级部门或者校友、企业等多渠道、多方式的支持及赞助，加强资金的投入力度。与此同时还要进一步建立健全档案信息化建设与管理的专项经费保障机制，利用科学化、规范化、标准化、制度化的工作方法和管理模式，推进中职学校档案信息化建設发展进程。

4、高素质、高水平的人才队伍是档案信息化建设和档案事业发展的保证和推动。由于档案管理是一项具有政策性、纪律性、保密性等特殊性专业工作，因此，要把思想政治建设、纪律建设、干部队伍建设等工作贯穿于档案工作始终，要筑牢政治思想基础，加强档案管理人员政治思想教育和政治理论学习，加强职业道德与行为规范教育， 不断提高其政治自觉性和政治责任，其次，要加强档案管理人员全方位、多层次的业务培训力度，拓展多渠道的專业教育培训方式，树立“主观能动”服务意识，积极转变自身角色，从传统的档案保管者转变为档案信息管理者、档案精准服务践行者、档案利用开发推动者、档案成果编研推广者。与此同时，学校及档案管理部门要积极培养和引进兼具档案管理、历史文化、信息化技术专业的高水平德才兼备的高层次人才，确保档案建设和信息化管理能够与时俱进并高质量、高水平运行。

3 中职学校档案信息化管理的目标

信息化建设是时代发展的需要[4]，也是时代赋予中职学校档案工作创新发展的历史使命。档案信息化不仅仅包括纸质档案的数字化，政务文件的电子化，档案管理系统的网络化、信息化，还应包括电子档案数据的自动甄别、捕获、归档、存储、整合、分析、统计、利用的电子档案“全生命周期”的数据化智能化控制。传统的档案管理工作的目标是通过手工整理、装订档案，编制案卷目录等各类简单、初级、原始检索工具，对档案进行查阅利用，但档案查不全、查不到的现象会时常发生，传统档案管理已无法满足持续膨胀的馆藏和快速增长的多种类档案利用需求。而信息化管理的目标就是利用先进的计算机技术、数字扫描技术及网络化功能，对档案信息用数据化来表达、以数字载体作存储介质，以网络来传递信息并通过智慧化控制，实现档案信息资源整合与共享，增加档案提取利用的时效性、精准性、全面性，使档案利用价值实现最大化，成为档案走向规范化、信息化、科学化、现代化管理的最有效的捷径。例如，过去查找学生学籍档案，需按部就班，按年度、专业、班级、类目等步骤和程序逐条手工查找提取信息，效率低，失误率高。而引入档案信息化管理后，只要输入关键词，就能实行全文检索，“秒速”查找到与之相关的所有信息资料和信息统计， 扩大了档案利用的广度和深度，实现了档案信息资源经过零散到系统化管理，使档案的最大价值通过信息化、数据化、智慧化这些新的管理形态、管理方式、管理途径来实现。

参考文献

[1]孙婧婧金丹，高校档案信息化建设与服务功能拓展[J]《兰台世界》2015（20）：（99-100）

[2]解咏晋，教育信息化时代下高校档案信息化管理建设研究[J]《知识经济》2016（4）：（154-155）

[3]张艳红，浅谈如何做好工程建设的档案信息化管理[J]《环球市场》2016（21）：（276）

[4]罗珊，高校档案信息化建设存在的问题及策略研究[J]《兰台世界》2016（21）：（45-47）