中学档案管理信息化建设探讨

王芳玲

摘 要：中学档案管理信息化建设，便于信息的存储和利用，提升了档案利用效率，对于学校未来发展至关重要。此次研究主要是阐述中学档案管理信息化建设策略，希望能为教学工作者提供参考。

关键词：中学档案管理；信息化建设；措施

中学档案管理实现信息化建设，一方面为学校的各项工作开展提供保障，另一方面有利于学校自身的长久发展。随着时代的发展，信息技术的普及，传统的档案管理方式已经无法满足学校工作的开展需求。因此，学校必须意识到档案管理信息化建设的重要性，采取有效的手段做好档案的信息化建设工作。

一、强化档案基础建设，实现档案管理信息化

中学学校管理人员必须对档案管理工作提高重视程度，充分意识到档案管理在学校教学工作中的重要作用，同时在学校的日常管理工作中，纳入档案管理的信息化建设，使档案管理更好地发挥出作用。强化中学档案基础建设，有利于在日后的档案信息化管理过程中，利用档案便可以记录学校师生以及相关的工作情况。同时，加强档案基础性建设，需要完善相关制度条例，以此确保档案工作能够实现更好的监管和保障。根据中学学校自身的实力和规模，制定切实可行的档案管理流程，利用電子档案管理的方式，有效地保管学校档案，并且做好相关的监督管理工作，将具体的责任落实到个人。此外，中学学校应当实现办公自动化，充分发挥出计算机网络技术的作用，实现档案管理的信息化，利用计算机进行档案的存储、查阅、修正等工作，以此提升档案使用效率。为了进一步实现档案管理的有效性，可以利用电子存储的方式替换传统的纸质档案。

二、积极引进和培养优秀的档案管理人才

中学档案管理信息化建设能否取得良好的效果，对档案管理人员的综合素质和业务能力提出了较高的要求。所以，在信息化时代背景下，中学档案管理人员必须做好档案管理的创新工作，明确档案管理的工作性质。中学管理人员有必要展开培训教育工作，针对档案管理人员做好计算机知识技术方面的培训，确保档案管理人员能够熟练灵活地运用计算机，进行档案的传输和管理，以此提升管理质量和效率。同时，中学学校应当有意识地引入一批高素质、专业的档案管理人员，更好地推动学校档案管理信息化建设。此外，对于一些档案管理的新技术和新软件加以利用，做好在岗档案管理人员的技术教育，提升其技术能力。档案管理人员自身应当具备良好的保密意识，严禁泄露档案信息。学校需要进一步优化档案管理人员的年龄结构和专业结构，以此提升档案管理的整体质量，强化档案管理人员的技能和道德素质，保持工作积极性。

三、进一步完善档案管理工作标准

档案管理信息化建设，也就是采取信息化的档案管理方式，但是将传统纸质档案转换成电子化的档案形式，需要耗费大量的时间和精力，同时由于受到不同档案类型的影响，致使电子文档类型也存在区别。现如今，文档管理一体化系统不管是在结构方面，还是在功能方面均存在区别，所以难以顺利实现数字化档案的共享，通用性与开放性均不够完善，在技术档案管理中常会存在问题。比如说，学校在投资使用某种软件之后，在使用一段时间之后或者是重新编制，或者是放弃不用，一方面造成学校资金的浪费，另一方面也会打击中学实施档案管理信息化建设的信心，严重影响档案管理人员的工作效率。所以，为了确保数字档案具有良好的兼容性，有必要对业务规范和格式标准统一形式，以此更加有效地进行档案管理。而中学在进行档案管理信息化建设时，需要明确信息化建设目标，完善标准化程序；要求档案管理人员每天公示自己的工作，最大限度地利用管理软件展开档案工作。

四、做好档案管理信息化建设的安全维护工作

中学档案记录着很多教师有效的实践教学经验以及科研成果，具有非常高的利用价值，所以在档案管理过程中必须提高重视程度。中学档案管理信息化建设过程中，必须意识到档案面临着风险的危险，因此有必要做好档案管理的安全防范措施，可以采取加密技术、电子信息恢复技术、防病毒入侵技术等安全防范技术，提升档案管理的安全性。不仅于此，中学学校还可以完善异地备份制度，也就是在异地存放一份中学档案，避免由于种种问题的发生，对档案产生破坏，造成不必要的损失。比如说一些比较珍贵的电子档案，可以有效结合异质备份和同质备份两种方式，以缩微品的形式提升其保护效果。

总而言之，中学档案管理信息化建设，是时代发展的需求。因此，为了推动档案管理信息化建设，学校必须加以重视，增加人力和财力的投入，完善档案管理的规章制度与安全保护措施，逐步落实档案管理的信息化建设，充分发挥档案的重要作用。

参考文献：

[1]孙翠云.新时期高级中学档案管理信息化建设方案探究[J].教育（文摘版），2016（8）：306.

[2]黄焱琳，郑骅.新时期高级中学档案管理信息化建设方案探究[J].办公室业务，2013（10S）：158.